الاجتماع هو أي فترة يجتمع فيها رسمياً أعضاء تنظيم ما بأشخاصهم (أو يمثلهم مندوبوهم) وجهاً لوجه في مكان وزمان محددين ولفترة قد تمتد من عدة دقائق لعدة ساعات أو أيام دون أن يتفرقوا أو يتوقف الاجتماع إلا لاستراحات قصيرة إذا كان ذلك ضرورياً. يتداول الأعضاء المسائل في الاجتماع عندما تطرح عليهم بطريقة نظامية ليجيزوا بها عملاً أو يكونوا رأياً أو موقفاً موحداً. القاعدة العامة هي أن الاجتماع لا ينعقد إلا بوجود شخصين على الأقل بالشروط أعلاه ولا يتداول إلا اقتراحات مشروعة.
يخضع كل اجتماع مهما كان نوعه لقواعد وإجراءات المداولات وللأحكام والأوامر التي يحددها التنظيم. لكن قواعد وإجراءات المداولات التي تطبق بدقة في اجتماعات العمل خصوصاً كبيرة الحجم تطبق بتصرف في اجتماعات اللجان والاجتماعات الودية صغيرة الحجم، وفي الاجتماعات العلمية والتثقيفية مثل المحاضرات والندوات وما شابهها.
إن أي نشاط جاد يقوم به الفرد أو تقوم به الجماعة في أي زمان وأي مكان يتطلب درجة من درجات الجهد المنهجي المنظم وقدراً كبيراً من التفكير. والاجتماع مع الغير واحد من أهم هذه الأنشطة الجادة في المجتمع التي تحتاج إلى كثير من تفكيرنا ولقدر كبير من الحكمة والصبر على قواعد صارمة تأتي يوماً لنا ويوماً علينا. فالمطلوب إذن أن يكون كل اجتماع من الاجتماعات مهما كان نوعه منضبطاً وجاداً ومثمراً. لكن قد ينزلق الاجتماع بسهولة في شراك الفوضى.
وقبل أن نتحدث في هذا الفصل والفصول التالية عن أنواع الاجتماعات المنضبطة وتنظيمها وترتيب أعمالها وعن تفاصيل إجراءاتها، نرسم صورة لاجتماع فوضوي وهي صورة ليست بعيدة كل البعد عن الواقع أحياناً.
