قد تبدو إدارة الاجتماعات رتيبة وجافة، وقد تبدو خطوات التداول صعبة، وقد يكون هذا صحيحاً بعض الشيء، فهذا هو الجانب الإجرائي من كل عمل ننشد إنجازه بكفاءة. لكن، عندما نتقن هذا الجانب وحين تصبح قواعده جزءاً منا كالتنفس، نلتفت حينئذ ونكرس جهدنا الأكبر للجانب الممتع في كل اجتماع وهو جانب الخلق والإبداع الجماعي. فعندما نكون قد أتقنا لغة الحوار وأجدنا تسلسل خطواتها ووعينا مفرداتها واصطلاحاتها، تتناغم أفكارنا في كل اجتماع، ونخطو بسلاسة من إجراء لآخر ومن اقتراح للذي يليه، ونختزل كثيراً من الخطوات الإجرائية الروتينية، ونوفر غير قليل من الوقت، وننجز أعمالنا ونحن مطمئنين لما أنجزنا. الاجتماع بهذا الفهم عمل جاد وليس منشطاً يحضره الفرد مجاملة لغيره فيقفز منه لآخر، وليس مناسبة اجتماعية أخرى يلتقي فيها الأصدقاء، وليس ملجأ يهرب إليه من ضاق بأكوام الورق والرتابة في مكتبه، وهو بالتأكيد ليس مكاناً للاسترخاء.
نرسم أولاً صورة عامة لكيفية التداول قبل أن نناقش خطواته بتفصيل. يطرح الأعضاء المسائل وتطرح اللجان توصياتها في أي اجتماع قانوني بواسطة اقتراحات، وعلى الاجتماع أن يناقش كل اقتراح واحداً بعد الآخر بتفنيد ما له وما عليه ويصوت عليه ويقرر فيه قبولاً أو رفضاً بـ (نعم) أو بـ (لا). تحتاج بعض الاقتراحات لتثنية. وعندما يطرح عضو على الاجتماع اقتراحاً ويثنيه آخر، لا يبدأ تداوله إلا بعد أن يقدمه الرئيس، مؤذناً بذلك أنه يقع في نطاق سلطات الاجتماع وبالتالي يمكنه أن ينظر فيه. يعطي الرئيس صاحب الاقتراح الكلمة الأولى ليبتدر النقاش، ثم يعطي الكلمات بعده للأعضاء بالتناوب بين مناصر ومعارض للاقتراح إذا كان ذلك ممكناً، أو حسب طلباتهم للحديث.
يسمى الاقتراح الذي يطرح مسألة جديدة في الاجتماع بـ (الاقتراح الأصلي). الاقتراحات الإجرائية هي تلك التي تطلب من الاجتماع أن يتخذ إجراءاً معيناً أثناء الاجتماع بخصوص الاقتراح المطروح أمامه: أن يقفل النقاش فيه، أن يعدل صيغته، أن يحيله للجنة، أن يؤجل النظر فيه، أن يعيد النظر فيه بعد أن أقره، أو أن يرفع الاجتماع.
وتحتاج أغلب الاقتراحات لتعديل حتى توافق رغبات الأعضاء، لأنهم إذا لم يعدلوها قبلوها على علاتها أو رفضوها جملة واحدة لأنها لا تناسبهم. يعدل الأعضاء في صيغة أي اقتراح قابل للتعديل باقتراح بالتعديل. والاقتراح بالتعديل اقتراح يحتاج كما يحتاج كل اقتراح أصلي آخر لمثن ولأن يقدمه الرئيس ليتداوله الاجتماع ويصوت عليه. إذا أجيز التعديل يحل الاقتراح المعدل محل الاقتراح الأصلي ويعرف بعد ذلك بـ (الاقتراح الموضوعي). يناقش الاجتماع الاقتراح الموضوعي ويصوت عليه، وإذا أجيز يصبح قراراً من قرارات الاجتماع.
كلما ناقش الأعضاء اقتراحاً وأخذ ذلك الاقتراح حقه من النقاش، يقفل الرئيس باب النقاش بمبادرة منه أو باقتراح من أي عضو من الأعضاء. يحتاج الاقتراح بقفل باب النقاش لتثنية، ولا يجوز نقاشه بل يطرحه الرئيس للتصويت مباشرة، وإذا فاز يقفل باب النقاش، ويقدم الاقتراح الموضوعي للتصويت.
وقد يحتاج عضو من الأعضاء أثناء الاجتماع أن يسأل سؤالاً يستفسر به عن جانب من جوانب الاقتراح أو يطلب أي معلومة عنه، أو يستوضح الرئيس عن ناحية إجرائية خفيت عليه. وقد يشكو من شدة الحر داخل القاعة أو من إزعاج خارجها. يوجه الأعضاء طلباتهم للرئيس الذي يستجيب لها مباشرة ودون شكليات. أيضاً قد يزعم عضو عن طريق نقطة نظام أن جانباً إجرائياً في الاجتماع قد اختل، أو قاعدة من قواعد المداولات قد انتهكت. على الرئيس أن ينظر في هذه النقطة ويحسمها بما هو مناسب فور إثارتها.
