يحمل مصطلح (الجلسة) عدة مدلولات. فقد يعبر عن جلوس الأعضاء في الاجتماعات، وقد يستعمل مرادفاً لكلمة (اجتماع). كذلك تعني الجلسة الفترة التي يتم فيها اجتماع ما كقولهم: “حسمت المسألة في جلسة مغلقة”. كذلك، قد تسبق بعض الاجتماعات العامة (جلسة إجرائية) يتشاور فيها الأعضاء حول كيفية إدارة جلساتهم، وفيها قد يستمعون لتقرير لجنة العضوية، ويحسبون النصاب، ويستعرضون مواد جدول الأعمال، ويتبنون اللائحة الداخلية التي تحكمه. وقد تتخلل جلسات العمل (جلسات سماع)، وقد يجتمع كل المشاركين في مؤتمر علمي في (جلسة عامة) بعد أن تفرقوا أثناءه في مجموعات عمل صغيرة، وقد تعقب تلك الاجتماعات (جلسة مفتوحة). الاجتماع العام مثلاً اجتماع واحد من عدة جلسات أو اجتماع واحد تتخلله عدة استراحات. أخيراً، ينهي الرئيس الاجتماع حين يعلن رفع الجلسة.
حينما تتطلب طبيعة اجتماع من الاجتماعات أن يتفرق المشاركون فيه على عدة جلسات متخصصة في غرف مختلفة، تسمى الجلسة التي يجتمع فيها كل المشاركين في قاعة واحدة بالجلسة العامة. يحدث هذا كثيراً في المؤتمرات العلمية التي يتفرق فيها الحضور في مجموعات كل مجموعة تناقش ما يهمها من أوراق أو موضوعات، ثم يجتمعوا كلهم في جلسة عامة للاستماع لورقة علمية أو خطاب هام أو لنقاش قضايا تهم الجميع. تطرح في الجلسة العامة أيضاً النظريات الجديدة والسياسات والمبادئ وكل مسألة تحتاج لتصويت عليها واتخاذ قرار فيها نيابة عن التنظيم.
قد يكون من المفيد أن يعقد كل اجتماع عام جلسة مفتوحة في ختام برنامجه يتيح فيها منبراً لأعضائه ليساهموا بأي آراء لم تجد وقتاً أو مكاناً أثناء الاجتماع العام، أو يقدموا فيها ما يرون من شكاوى أو تعليقات أو يطلبوا فيها أي معلومات أو يستوضحوا فيها المسئولين عن أي مسائل تهمهم. إذا توافر الزمن وقرر الاجتماع العام أن يعقد مثل هذه الجلسة، فعلى الرئيس أن يخطر الأعضاء بذلك ويطلب منهم تقديم أسئلتهم واستفساراتهم كتابة ليطرحها في الجلسة بالأسبقية التي تصله بها. يستحسن أن تستضيف الجلسة المفتوحة أكبر عدد ممكن من المتخصصين والمسئولين والخبراء ليجيبوا على الأسئلة التي ستطرح فيها. إذا تمخضت الجلسة عن أي توصيات أو آراء جيدة، يمكن للرئيس أن يرفعها للمكتب التنفيذي لينظر فيها.
الجلسة المغلقة هي اجتماع أي هيئة تداولية أو جزء منها يحرص التنظيم على ألا تتسرب وقائعها. تقتصر عضوية الجلسة المغلقة في الغالب على أعضاء المكتب التنفيذي الذين وردت أسماؤهم في النظام الأساسي. وقد تطلب الجلسة المغلقة من عضو من الأعضاء أن يشارك فيها، ويرفع تقريراً عن مسألة معينة. حضور مثل هذا العضو لهذه الجلسة ليس حقاً من حقوق العضوية.
على أي عضو حضر أو شارك في أي جلسة مغلقة أن يلتزم بالحفاظ على سرية ما دار فيها من مداولات، ويحق للتنظيم معاقبته إذا لم يلتزم بذلك. لنفس السبب، يجاز محضر الجلسة المغلقة في نهايتها ولا يؤجل لاجتماع آخر. يمكن أن تعقد الجلسة المغلقة أثناء أي اجتماع عادي باقتراح يطرحه أي عضو من الأعضاء طالباً به أن يتحول الاجتماع العادي إلى جلسة مغلقة. يحتاج هذا الاقتراح للأغلبية لإجازته. يحدد التنظيم في نظامه الأساسي الحالات التي يمكن أن تكون سبباً لطلب عقد جلسة مغلقة، وقد يحدد أيضاً عدد ونوعية عضوية الجلسة المغلقة والفئات الأخرى التي يمكنها أن تشارك فيها من مدعوين وموظفين.
تناقش في الجلسة المغلقة المسائل التالية على سبيل المثال:
يمكن لأي لجنة أن تعقد جلسات سماع لتتيح فيها لأعضائها ولباقي أعضاء التنظيم وغيرهم وقتاً أطول ليشاركوا بإبداء آرائهم فيما تعالجه من مسائل. فقد تعرض لجنة الصياغة مشروعات القرارات والاقتراحات التي أحيلت إليها في جلسات سماع قبل أن تبدي رأيها حولها وترفع تقريراً بشأنها للاجتماع العام. على ضوء ما يدور في هذه الجلسات تستطيع اللجنة أن تبلور آراءها بعد أن تكون قد تشاورت مع أكبر عدد مهتم من الأعضاء. وقد تعقد لجنة أخرى جلسات مماثلة لسماع إفادات الشهود لصالح أو ضد متهم أو التحقيق في مسألة معينة. لهذه اللجنة الحق في أن تدعو من ترى من أعضاء وغير أعضاء التنظيم وتستمع إلى آرائهم في المسألة بحكم تخصصهم أو خبرتهم في المسألة التي تنظر فيها.
عندما تدعو لجنة من اللجان (لجنة الصياغة مثلاً) لجلسات سماع، عليها أن تحدد مواعيد هذه الجلسات بحيث تتيح الفرصة لكل من يرغب في المشاركة في أن يستطيع الحضور، فقد يكون البعض مهتماً بأكثر من مسألة يود أن يدلي بدلوه فيها. لا يسمح في جلسات السماع بطرح أي اقتراحات أو التصويت على أي اقتراح أو إصدار أي قرار يتعلق بالمسألة المطروحة للسماع.
بعد أن تجمع اللجنة ما يمكن جمعه من بيانات ومعلومات عن المسألة، وبعد أن تستمع لإفادات كل من شارك في جلسات السماع، تجتمع وحدها في جلسة مغلقة، وعلى ضوء ما توافر لديها من معلومات، تصوغ توصياتها في تقرير ترفعه للجهة التي كلفتها لتتبناه بالتصويت عليه. إذا لم يتفق كل أعضاء اللجنة (لجنة الصياغة مثلاً) على كل توصياتها التي ستضمنها في تقريرها للاجتماع العام، يمكن للجنة أن ترفق مع تقريرها (تقرير الأقلية) التي ترى رأياً آخر.
قد تحتاج مجموعة من الأعضاء أو المندوبين من هيئة فرعية واحدة أو من هيئات فرعية مختلفة أو من منطقة جغرافية معينة أو أي فئة تحمل آراء أو توجهات مشتركة، لأن تجتمع على انفراد في (جلسة جانبية) قبل أو أثناء انعقاد دورة الاجتماع العام أو أثناء أي اجتماعات هامة أخرى. في هذه الجلسة، تتداول المجموعة أي مسألة تهمها وتحدد الطريقة التي تتصرف بها كفريق في معالجة تلك المسألة، أو تبلور فيها آراء أعضائها وتوحد مواقفهم تجاهها خصوصاً إذا تعلقت بمساندة بعض المرشحين، أو بتبني سياسات جديدة، أو للتصويت ككتلة مع أو ضد المسألة، أو للتخطيط معاً لكيفية التأثير على مجرى المداولات.
الجلسة الجانبية مفيدة جداً إذا عقدت بطريقة صحيحة، فهي تعرف الأعضاء الذين شاركوا فيها وتنورهم بالمسائل المطروحة عليهم بطريقة أحسن، وتتيح لهم وقتاً حراً للأسئلة ولاقتراح بدائل وتعديلات على المسألة، وتوفر بالتالي وقت الاجتماع. كذلك تتيح الجلسات الجانبية للأعضاء مجالاً للتراضي على حد أدنى من القناعات التي يتوقع منهم أن يساندوها (دون إلزام) عندما يرجعون للاجتماع، أو على أسلوب يشجعونه أثناء الاجتماع ويشجبون ما عداه.
ما لم تكن الجلسة الجانبية كبيرة الحجم، وتدار حينئذ كما تدار الاجتماعات الكبيرة، تعامل جلساتها في كل الحالات الأخرى كأنها اجتماع لجنة وتسري عليها كل ما تسري على اجتماعات اللجنة من قواعد المداولات. ينتخب أعضاء الجلسة الجانبية رئيساً من بينهم أو يترأسهم رئيس الوفد أو الهيئة التي دعت لتلك الجلسة. إذا أرادت مجموعة من الأعضاء أن تعقد اجتماعاً جانبياً أثناء إحدى جلسات الاجتماع العام، عليها أن تطلب من الاجتماع العام أن يستريح لتتمكن من ذلك. بالتالي، على الاجتماع العام أن يتيح في برنامجه أوقات معينة وأماكن مخصصة لعقد مثل هذه الجلسات حتى يتفادى بذلك تعطيل أعماله بطلبات الاستراحة المتكررة.
لا تطرح في الجلسة الجانبية أي اقتراحات ولا يصوت فيها على أي مسألة. واللقاءات الودية التي يعقدها الأعضاء أثناء الاستراحات أو حول مائدة الطعام، على أهميتها، ليست جلسات جانبية، لأنه ليس لأي منها الصفات التي تضفي عليها الرسمية اللازمة، فليس لها رئيس ولا يتوقع منها أن تلتزم بقواعد أو إجراءات معينة.
