لا يحتاج الأعضاء لأن يتقدموا باقتراحات لتحقيق مثل هذه الرغبات بل عليهم أن يطلبوها مباشرة. لا تخرق أي من هذه الطلبات وغيرها قواعد المداولات، وبالتالي على الرئيس أن يستجيب لها حال سماعها، أو يوافق عليها الاجتماع دون شكليات قبل أن يواصل النظر في الاقتراح الذي أمامه. فالعضو يحتاج للإجابة على سؤاله أو الاستجابة لطلبه حتى يستطيع أن يواصل النقاش بطريقة أفضل.
يقف العضو ويخاطب الرئيس طالباً الكلمة، وعندما يعطيه الرئيس الفرصة يتقدم بطلبه. لا يحتاج الطلب لتثنية من عضو آخر لأنه ليس اقتراحاً، ولأنه كذلك فلا يعدل ولا يناقش ولا يصوت عليه. لكن يمكن لصاحب الطلب أن يقاطع متحدثاً إذا كان الأمر عاجلاً، ويقرر الرئيس إن كان الأمر كذلك أم لا وإن كان من الأهمية بحيث يلتفت إليه في الحال. وقد يصرف النظر عنه على أنه لا يقع في دائرة الامتيازات، أو يرفضه إذا كان الغرض منه معاكسة المتحدث أو إعاقة سير الاجتماع، وقد يرجئ البت فيه حتى ينتهي متحدث من حديثه.
قد يستفسر عضو من الأعضاء عن مسألة إجرائية تخفى عليه مثل (ما هو حجم النصاب اللازم توافره لاجتماعات اللجنة التي يعمل فيها؟) أو (هل يمكن مناقشة نقطة النظام؟). توجه كل الأسئلة الإجرائية للرئيس ويجيب عليها على افتراض أنه أعلم الحاضرين بقواعد وإجراءات المداولات أو الشخص الذي يمكنه أن يجد الإجابة الصحيحة بطريقة إجرائية سليمة. يجب ألا يقاطع هذا الاستفسار متحدث إلا بإذنه. يطرح العضو سؤاله بالطريقة التالية:
على الرئيس أن يستجيب لجميع هذه الطلبات ويتخذ الحكم اللازم فيها دون إبطاء لأنها تسعى لتهيئة الظروف المناسبة في الاجتماع حتى يواصل مداولاته بطريقة سليمة. إذا لم يستطع الرئيس أن يحسم أي طلب من هذه الطلبات بنفسه، عليه أن يرفعه للاجتماع ليحكم فيه. بعد أن يستجيب الرئيس للطلب ويحكم فيه بما هو مناسب، يطلب من أي متحدث كان واقفاً أن يواصل حديثه. عندما يكون هناك اقتراح قيد النقاش، قد يطرح العضو طلبه في صيغة اقتراح أو قد يطلب الرئيس منه أن يفعل ذلك. عندما يبدل العضو طلبه ويطرحه باقتراح يكون هذا الاقتراح اقتراحاً أصلياً لكن يعطى أسبقية في أن ينظر ويقرر فيه فور طرحه. وهذه هي إحدى الحالات الاستثنائية التي تمكن عضو من الأعضاء من أن يطرح اقتراحاً أصلياً ثان عندما يكون هناك اقتراح أصلي آخر قيد النظر.
تقدم الطلبات بعدة طرق، فقد يقف عضو قائلاً: “طلب شخصي، سيدي الرئيس،” ويستمع الرئيس له مباشرة ويحكم في طلبه بما هو مناسب. فإذا شكا عضو من فشله في متابعة المداولات لشدة الحر، يأمر الرئيس بأن تفتح بعض النوافذ أو تشغل المكيفات مثلاً، وتنتهي المداخلة عند هذا الحد. وقد يطلب عضو آخر السماح له بالتغيب عن باقي جلسات المؤتمر لأسباب عائلية، فيسمح له الرئيس بذلك. وإذا شكا عضو قائلاً: “سيدي الرئيس، أسيء فهم ما قلت، هل يمكن أن أضيف كلمة توضيح؟” للرئيس أن يقرر في أن يعطيه الفرصة ليوضح فيها ما قاله أو لا يعطيه. وإذا أعطاه الفرصة، على العضو أن يوضح ما قاله في كلمات قليلة وألا يستطرد متعرضاً في كلمته لأي مسائل أخرى. عندما يقف عضو ليطلب طلباً، على أي متحدث كان واقفاً أن يصمت ويجلس ريثما يتم الحكم في الطلب. إذا لم يستجب الرئيس للطلب، فيحق لصاحبه أن يستأنف للاجتماع.
قد يحتاج عضو في وقت من الأوقات لأن يطرح اقتراحاً عاجلاً بالصيغة التالية: “اقتراح عاجل، سيدي الرئيس.” الرئيس: “ما هو اقتراحك؟” العضو: “أقترح، توجيه السيد أمين المكتب التنفيذي بتحضير عدد كاف من نسخ التعديلات المقترحة على النظام الأساسي قبل جلسة العمل التالية هذا المساء.” الرئيس: “اقترح أن يوجه أمين المكتب التنفيذي بـ…”
على الرئيس - كما أسلفنا في الفصول السابقة - أن يحفظ النظام في الاجتماع الذي يترأسه وأن يراعي أن كل موضوع يناقش فيه يقع في دائرة اختصاصه، وأن المتحدثين يلتزمون بالحديث في الموضوع وليس في غيره، وأن الحديث فيه يجري وفق آداب الحوار المرعية، وأن المتحدثين يسلكون مسلكاً لائقاً ويستخدمون لغة سليمة، وأن العضو يتحدث بصوت مسموع، وأن الآخرين يصغون له ولا يقاطعونه أو يشوشون عليه فهذا حقه عليهم. إذا خالف العضو آداب الحديث وخرج على النظام، من حق وواجب الرئيس أن ينبهه لذلك ليعيد النظام إلى نصابه. إذا لم ينتبه الرئيس للخرق الذي تم، فيحق لأي عضو آخر أن ينبهه لذلك بنقطة نظام ولصاحبها أن يشرحها في إيجاز.
ونقطة النظام هي بلاغ من أحد الأعضاء تزعم أن جانباً إجرائياً في الاجتماع قد اختل، أو قاعدة من قواعد المداولات قد انتهكت، وتطلب من الرئيس إعادة النظام للاجتماع. إذا مضى أي وقت بين الخلل وإثارة نقطة النظام، لا يلتفت الاجتماع إليها إلا إذا تعلقت بخرق للنظام الأساسي أو القانون أو إذا تعلقت بخطأ في تدوين محضر من محاضر الاجتماعات.
إذا أراد الرئيس أن ينبه أي متحدث من المتحدثين لخلل ما، قد يقول: “خرج العضو على الموضوع، أرجو أن يحصر نقاشه في الاقتراح،” أو “انتهت مدة المتحدث، أرجو أن يجلس،” أو “لا يسمح هذا الاجتماع بأي تعليقات تمس الأشخاص أو تنتقد نواياهم،” وقد لا يحتاج لأكثر من أن يقول: “نظام” بصوت حازم فيعود النظام إلى نصابه.
إذا خرج متحدث على النظام وقاطعه الرئيس أو عضو آخر بنقطة نظام، عليه أن يجلس حالاً ولا يعود للحديث مرة أخرى إلا إذا سمح له الرئيس بذلك بعد أن يستتب النظام أو تحسم النقطة المعنية.
يفصل الرئيس في نقطة النظام فور سماعها وقبل أن يطرح أي عمل آخر على الاجتماع وذلك بأن يواجه العضو بما فعل أو قال، وقد يستشير الرئيس أولي الخبرة إذا عجز عن حسم النقطة التي أثيرت أو يحيلها للاجتماع ليبت فيها. وقرار الرئيس الذي يصدره في نقاط النظام نهائي ما لم ينص النظام الأساسي على غير ذلك. إذا لم يقتنع صاحب النقطة بقرار الرئيس أو رأى أنه أخطأ في حكمه، يمكنه أن يستأنف للاجتماع ليفصل في الأمر.
تأتي نقطة النظام بعدة طرق أكثرها استعمالاً الطريقة التالية:
