المرجع العام هو مصدر من المصادر التي يحتكم إليها التنظيم ويستفتيه في كل الحالات الإجرائية المناسبة. وهو مؤلف محايد في قواعد وإجراءات المداولات يتبناه التنظيم بأن يحدده بالاسم في نظامه الأساسي ويتبنى بذلك كل ما جاءت فيه من فرضيات ومن قواعد وإجراءات لتصبح الفرضيات والقواعد والإجراءات التي ارتضاها لتحكمه ما لم تخالف القانون أو أحكام عقد تأسيسه أو نظامه الأساسي أو لائحته الداخلية، أو أحكام أي تنظيم أعلى.

وبتبني مرجع عام يكمل التنظيم قائمة الوثائق التي تحكمه، ويدعم بذلك سلامة أدائه ويقلل من احتمالات تخبط إجراءاته ويكون أكثر ثقة في صحتها. لأهمية المرجع العام للتنظيم الذي تبناه، يستحسن أن يكون مصدراً صحيحاً، وسهلاً، ومكتملاً ما أمكن، حتى يغني التنظيم أو العضو الذي يستشيره عن أي بحث أزيد.

كذلك على كل جهاز من أجهزة الدولة أن يتبنى مرجعاً عاماً ليعزز به ويكمل القواعد التي نص عليها القانون الذي أنشأه أو تلك التي تبناها بنفسه.

إذا جاء في المرجع العام الذي تبناه التنظيم نص صريح يتعلق بمسألة طرأت على الاجتماع وأصبحت تلك المسألة مجال اختلاف، لا يعتد بأي حجة جاءت في أي مرجع عام غير الذي تبناه التنظيم. أما إذا لم يرد في المرجع العام الذي تبناه التنظيم نص يعالج تلك المسألة، فيمكن للتنظيم أن يحتج بما ورد في مرجع عام آخر، لكن لا تلزمه هذه الحجة وله الحق في أن يأخذ بها أو لا يأخذ.

يشمل المرجع العام قواعد وإجراءات المداولات التي اتفقت عليها الخبرة التداولية الطويلة في أغلب الديموقراطيات الراسخة، ويشرح الأسس والمبادئ التي قامت عليها مفصلة ومبوبة بطريقة يسهل الرجوع إليها. ولهذا السبب سمي اصطلاحاً بالمرجع تماماً مثل القاموس الذي نرجع إليه باحثين عن معنى كلمة خفيت علينا أو مستوضحين عن تعبير غامض.

بما أن أغلب قواعد المداولات نابعة من طبيعة الممارسة الديموقراطية وليس من طبيعة التنظيم الذي تبناها، فليس هناك ما يمنع من أن تتبنى كل تنظيمات المجتمع وكل أجهزة الدولة والهيئات التشريعية وغيرها مرجعاً عاماً واحداً. إذا ترك لكل تنظيم أن يصوغ القواعد التي تنظم أعماله بمنأى عن غيره لتعددت القواعد وتضاربت دون شك. أيضاً، يصعب أن يستطيع كل تنظيم، صغيراً كان أو كبيراً، أن يضع مرجعاً متكاملاً لينظم ويحكم به أداءه، أو أن يضمن كل ما يحتاج إليه من قواعد وإجراءات في نظامه الأساسي أو لائحته الداخلية.

لا يقيد المرجع العام التنظيم الذي تبناه. فإذا رأى التنظيم وقت تأسيسه أن بعض مواد المرجع العام لا تفي بأغراضه ولا تغطي احتياجاته، يمكنه أن يعدل تلك المواد بما يتفق مع ظروفه بأوامر مستديمة يضعها ضمن لائحته الداخلية. يرجع التنظيم لهذه التعديلات قبل أن يرجع لمواد المرجع العام.

ليس هناك حكم قانوني أو قضائي يلزم أي تنظيم بأن يتبنى مرجعاً عاماً أياً كان نوعه، لكن دلت التجربة على أهمية أن تتبنى كل التنظيمات مرجعاً عاماً مناسباً إذا وجد. يمكن لهذا الكتاب الذي بين يدي القارئ: المرشد إلى قواعد وإجراءات الهيئات التداولية، أن يؤدي هذا الغرض. أيضاً يمكن للتنظيم أن يستفيد من كتاب “هنري روبرت” الذي أشرنا إليه آنفاً في مقدمة هذا الكتاب أو لغيره من المراجع العامة التي أثبتنا أهمها في ذيل الكتاب إذا احتاج لمرجع عام باللغة الإنجليزية.

لا يمكن تعليق العمل بالمرجع العام، لكن يمكن استبداله بآخر وذلك بتعديل المادة الخاصة بالمرجع العام في النظام الأساسي.

المستشار البرلماني هو الشخص المتخصص في مجال قواعد وإجراءات المداولات وقد يكون عضواً في التنظيم أو قد لا يكون. يحدد النظام الأساسي عادة مهام المستشار البرلماني، وقد يعينه أو يختاره الرئيس ليعمل تحت إمرته مباشرة. يساعد المستشار البرلماني الرئيس في تذليل صعاب الإجراءات التي تواجهه في أي اجتماع يترأسه ويقدم له النصح ولكل أعضاء المكتب التنفيذي وباقي الأعضاء متى طلبوه، ويساعدهم في التحضير للاجتماعات العامة وذلك بإرشادهم في كيفية تنظيمها وإدارتها. يرتبط وجود المستشار البرلماني في أي مجتمع بوجود وتطور مهنة المداولات وباحتراف عدد كاف من الناس لها، وبالتالي بوجود مؤسسات لتدريب وتأهيل الراغبين في هذا المجال.

يجلس المستشار البرلماني أثناء الاجتماعات جوار الرئيس ليقدم له النصح عند اللزوم ويوجهه في كيفية التصرف في المسائل الإجرائية التي تطرأ أو في تلك التي يطلب منه الرئيس المشورة فيها، وعلى ضوء هذه المشورة يتخذ الرئيس الحكم الذي يراه مناسباً. يمكن للرئيس أن يطلب من المستشار البرلماني أن يخاطب الأعضاء مباشرة ويسمعهم إجابته، وقد يطلب منه أيضاً أن يشرح لفائدة الأعضاء الخطوات التي يشملها إجراء ما.

إذا كان المستشار البرلماني عضواً من أعضاء التنظيم قد يجد أنه من الحكمة أن يتنازل عن حقوق عضويته حتى يتمكن من أن يباشر مهامه بالحيدة اللازمة.

يمكن للمستشار البرلماني أن ينبه الرئيس إذا أحس بأن هناك خطأ إجرائياً واضحاً قد أرتكب أثناء الاجتماع، وعلى الرئيس تقع مسئولية اتخاذ الحكم المناسب. في كل الأحوال، يتابع المستشار البرلماني ويرصد خطوات ومراحل الاقتراحات المطروحة للتداول في أي اجتماع يحضره وبذلك يعطي الرئيس مساحة زمنية كافية ليتفرغ لمتابعة مسار الاجتماع ككل.

لا يمثل المستشار البرلماني أي وجهة نظر معينة ولا يتبنى أي موقف معين في أي اجتماع يحضره ولا يحابي فئة فيه دون أخرى، بل يساعد الاجتماع كله أو أي فئة تطلب مساعدته للقيام بما تريد القيام به بطريقة إجرائية سليمة في حدود أهداف التنظيم المشروعة. على المستشار البرلماني أن يفتي في المسائل باقتضاب وبطريقة مباشرة وحاسمة، مستنداً على المرجع العام الذي تبناه التنظيم ومستخدماً خبرته وتقييمه للأمور وتفسيره للأحكام والقواعد الواردة فيه التي تخص المشكلة التي أمامه. وعليه عندما يقدم فتواه ألا يخوض في نقاش الأحكام التي بنى عليها حكمه أو يستدل بمرجع آخر أو يدخل الاجتماع في جدل فقهي، كما يستحسن ألا يفتي في أي مسائل قانونية.