يحوي تقرير اللجنة تسجيلاً لما طلب منها، ما قامت به بالفعل، كيف قامت به، والنتائج التي توصلت إليها وما تراه من توصيات. على اللجنة أن تناقش بدقة في اجتماعات رسمية كل مواد تقريرها حتى يخرج ممثلاً بصدق لآراء أعضائها، وعليها في كل حالة ألا تضمن فيه إلا المسائل التي اتفقت عليها الأغلبية. فتقدم اللجنة التي كلفت بدراسة مسألة معينة نتيجة دراستها، والتي كلفت بالقيام بعمل معين ملخصاً لما تم تنفيذه، والتي كلفت برفع توصيات عن مسألة معينة توصياتها واقتراحاً تطلب به تبني تلك التوصيات.
بعد أن تعقد اللجنة ما تحتاج إليه من اجتماعات وتكتفي من المشاورات والدراسات، يضع مقررها مسودة التقرير. تقرأ اللجنة هذه المسودة قراءة أولى تتناوله فيها فقرة بعد فقرة وتخضعه في كل مرة للتداول والتعديل، ثم تقرؤه كله قراءة ثانية لنفس الغرض. بعد أن تفرغ اللجنة من القراءة الثانية تقرأ وتعدل مقدمته. تنتهي بعض التقارير بتوصيات واقتراح يطلب من الجهة التي طلبت التقرير تبني تلك التوصيات.
بعد أن تراجع اللجنة تقريرها في شكله النهائي وتوافق عليه بأغلبية الأصوات، يقوم أعضاؤها بالتوقيع عليه. لا يحتاج التقرير لأن يحمل اسم المرسل إليه لأن ذلك مفهوم ضمناً بأنه الجهة التي طلبته. كما لا يحتاج لأن يحمل تاريخاً، فتاريخه هو تاريخ استلامه. على وجه الخصوص، يجب ألا يعنون التقرير باسم رئيس اللجنة، فيسمى (تقرير فلان) حتى لو قام الشخص المذكور بأغلب نشاط اللجنة أو قام بكتابة الجزء الأكبر من التقرير. ينتهي التقرير بلفظ (توقيع) تدرج تحته قائمة أسماء أعضاء اللجنة واسم رئيسها في أعلى القائمة لكن دون ذكر لفظ (رئيس اللجنة) ويوقع كل واحد بجانب اسمه إذا تعلق التقرير بمسألة هامة أو حساسة. إذا فوضت اللجنة رئيسها للتوقيع نيابة عنها ينتهي التقرير بلفظ (رئيس اللجنة) يليه اسمه وتوقيعه.
يمكن لأي عضو من أعضاء اللجنة أن يسحب موافقته على تقريرها في أي وقت شاء قبل أن تستلمه الجهة التي طلبته. إذا وافق عضو من أعضاء اللجنة على كل التقرير لكن تحفظ على أجزاء معينة، له أن يحدد هذه التحفظات وأن يوقع مؤكداً موافقته على الأجزاء الأخرى، وذلك بعد أن يوقع باقي الأعضاء على التقرير. إذا وافقت أغلبية أعضاء اللجنة على تقريرها ووقعت عليه سمي هذا التقرير (تقرير اللجنة). إذا تعذر لسبب أو لآخر اجتماع أعضاء اللجنة للقيام بما كلفوا به، يضمن في التقرير ما اتفق عليه كل عضو فيها.
قد ترفع اللجنة تقريرها سنوياً (في الاجتماع السنوي مثلاً) أو ترفعه في أي اجتماع أثناء السنة إذا تعلق بمسألة تستحق ذلك. ترفع اللجان المستديمة تقاريرها للاجتماع العام ولا ينتظر منها أن ترفعها للمكتب التنفيذي إلا إذا أمر التنظيم بذلك. أما اللجنة المؤقتة فترفع تقريرها للجهة التي كلفتها في أول اجتماع يلي الاجتماع الذي كونت فيه ما لم يحدد أمر تكليفها وقتاً محدداً.
حددت قواعد المداولات الترتيب الذي ترفع به التقارير في الاجتماع العام. فترفع تقارير أعضاء المكتب التنفيذي بدءاً بتقرير الرئيس، تلي ذلك تقارير اللجان بدءاً بالمكتب التنفيذي، ثم تقارير اللجان المستديمة حسب ترتيبها في النظام الأساسي، وأخيراً تقارير اللجان المؤقتة حسب تاريخ تكوينها. لكن، هذا الترتيب ليس قيداً صارماً على الاجتماع، فللاجتماع الحق في أن يعدله إذا أراد بأغلبية الأصوات أو بالموافقة العامة. وفي الاجتماع العام وفي غيره من الاجتماعات، ترفع كل اللجان المستديمة والمؤقتة تقاريرها كتابة أما إذا كان تقريراً موجزاً وقصيراً، خصوصاً في حالة اللجان المؤقتة، أو إذا كان تقريراً أولياً وبسيطاً أو تقرير متابعة، فيمكن أن يرفع شفوياً.
يستلم الاجتماع تقارير اللجان بعدة طرق. فقد يستلمه حين توزع اللجنة نسخاً منه للرئيس وأعضاء المكتب التنفيذي وباقي الأعضاء قبل الاجتماع، أو حين يتلوه مقررها على الاجتماع أو يتلو ملخصاً لما جاء فيه إذا وزع مطبوعاً من قبل. لا يحتاج الاجتماع لأن يستلم تقرير لجنة من اللجان باقتراح إلا إذا اختلفت الآراء حول دواعي استلامه في ذلك الوقت. فحين يقول الرئيس: "هل الاجتماع مستعد للاستماع لتقرير لجنة … ؟" يمكن لعضو من الأعضاء أن يعترض محتجاً بأن الوقت غير مناسب لذلك، وقد يتدخل آخر مقترحاً استلام التقرير. في هذه الحالة، على الاجتماع أن يناقش هذا الاقتراح لكن في حدود ما يستدعي استلام أو عدم استلام التقرير في ذلك الوقت وألا ينجرف لنقاش التقرير نفسه بأي حال. إذا أجاز الاجتماع بالأغلبية هذا الاقتراح، يتلو مقرر اللجنة تقريره على الاجتماع، وإذا لم يجزه يؤجل الاجتماع الاستماع إليه لوقت آخر. إذا قرر الاجتماع أن يستلم تقرير لجنة من اللجان وشمل التقرير توصيات محددة، ينهي مقرر اللجنة أو رئيسها تقريره قائلاً: "السيد الرئيس، نيابة عن هذه اللجنة (أو بتوجيه من هذه اللجنة) أقترح، تبني التوصية التي قرئت".
إذا استلم الاجتماع تقريراً يكون بذلك قد أحيط علماً بما جاء فيه من معلومات وبيانات وحقائق وآراء فنية ووجهات نظر متخصصة، فيقر بذلك أن اللجنة قد أنجزت مهمتها وأنه يوافق على تقريرها من حيث الشكل والإجراء، ويقر بذلك أيضاً علمه بالمعلومات والحقائق التي توصلت إليها وسردتها عليه ومسئوليته عنها. لكنه لا يكون بذلك قد تبنى أي توصية جاءت في ذلك التقرير أو ألزم نفسه بها ولا مجال لوضع أي توصية منها موضع التنفيذ ما لم يتبناها. فإذا جاء تقرير المراجع القانوني مؤكداً أن البيانات المالية لجمعية من الجمعيات مثلاً تعطي موقفاً حقيقياً عن وضعها المالي في التاريخ الذي تمت فيه المراجعة، يستلم الاجتماع هذا التقرير ويحفظه، فليس هناك ما يتبناه. وعندما يفرغ مقرر أي لجنة من تلاوة تقريره، يقول الرئيس: "هل هناك أي أسئلة أو استفسارات؟" وبعد أن يكتفي الأعضاء من أسئلتهم يحفظ التقرير أو تعرض التوصيات فيه على الاجتماع ليتبناها.
حين يحين موعد مناقشة تقرير إحدى اللجان، يطلب الرئيس من مقررها (رئيسها أو أمينها أو أي عضو كلفته اللجنة بهذه المهمة) تلاوته بقوله: "نستمع الآن لتقرير …." إذا كان التقرير طويلاً أو وزع مطبوعاً على الأعضاء قبل الاجتماع فإنهم يكتفون بالاستماع لنتائجه وتوصياته إذا حوى أي توصيات اقترح المقرر تبنيها. إذا لم يحو التقرير أي توصيات، يقول رئيس الاجتماع: "إذا ليس هناك اعتراض، يحفظ التقرير،" أما إذا احتوى على توصيات ولم يقترح المقرر تبنيها، فيقول الرئيس: "يمكن للأعضاء أن يتقدموا بأي اقتراح لتبني هذه التوصيات." لا تحتاج الاجتماعات الدورية لأن تستمع لتقرير من كل عضو من أعضاء المكتب التنفيذي أو من كل لجنة، فقد لا يكون لدى كل عضو أو لجنة ما يستحق أن يبلغ عنه.
للاجتماع الذي كلف لجنة ما بمهمة من المهام، مطلق الحرية في أن يناقش المعلومات التي رفعتها في تقريرها، ويفندها ويصحح ما ورد فيها من أخطاء بينة أو معلومات مغلوطة. وقد يطلب من اللجنة أن توضح بعض أجزاء التقرير التي يرى أنها غامضة، وقد يحيل التقرير كله أو بعضه لها أو لغيرها ثانية لمزيد من الدراسة. بالطبع، يمكن للاجتماع أن يتبنى أو يرفض التقرير كله أو يحفظه ويسدل الستار عليه ولو لبعض الوقت. لكن يحدث كثيراً أن يختلف القرار الذي أجازه الاجتماع عن التوصية التي رفعتها اللجنة في تقريرها. لذلك كان من الضروري معرفة معنى وأهمية التعديلات التي يجريها الاجتماع وعلاقتها الصحيحة بحرفية نصوص التقرير.
إذا ناقش الاجتماع توصية وردت في تقرير لجنة من اللجان وعدلها لتوافق رغبات أعضائه، تصبح تلك التوصية المعدلة قراراً من قرارات الاجتماع، والتعديلات التي أجراها هي تعديلاته ولا ينسبها للجنة ولا لتقريرها الذي يحفظ بنفس الصورة التي رفعته بها. وحتى لا تختلط تعديلات الاجتماع مع نصوص تقرير اللجنة، يضع الاجتماع أحياناً التعديلات التي أجراها بين قوسين (…) ويضع خطاً تحت كل كلمة أو جملة عدلها، ويشير لهذه الرموز في بداية التقرير. لكن عادة يتخذ الاجتماع قراراته وتوصياته على ضوء ما ورد في التقرير وما جرى من نقاش، ويثبت ذلك في محضر الاجتماع وليس ضمن التقرير. ليس من حق أي اجتماع أو تنظيم أن يغير في أي تقرير استلمه، أو يجعل أي لجنة تقول ما لم تقل. ولا يحق لأي جهة غير اللجنة نفسها أن تعدل في تقريرها مهما كان حجم تلك التعديلات أو نوعها.
إذا احتوى تقرير من التقارير على توصيات محددة، زيادة على البيانات والمعلومات عن المسألة التي عالجها، ينظر الاجتماع في تلك التوصيات بمعزل عن التقرير نفسه ويعامل كل توصية معاملة أي اقتراح أصلي فيناقشها ويعدلها ويطبق عليها كل الاقتراحات الإجرائية المناسبة إذا دعا الحال ويتبناها بالأغلبية. لذلك فإن على أي لجنة تعتزم أن تضمن تقريرها أي توصيات أن تصوغ تلك التوصيات بطريقة تمكن الاجتماع من أن يصوت على كل واحدة منها مباشرة. فتقول مثلاً: "اقترح، إعفاء الطلاب من رسوم الاشتراك السنوية،" وليس: "اقترح، أن يتبنى الاجتماع اقتراح اللجنة الذي يطلب إعفاء الطلاب من رسوم الاشتراك السنوي". الصيغة الأولى تسمح بنقاشها وتعديلها والتصويت عليها، عكس الثانية. إذا احتوى التقرير على سياسات ومبادئ عامة، يتبنى الاجتماع هذه السياسات والمبادئ العامة أولاً ثم يتبنى بعد ذلك ما جاءت فيه من توصيات. عندما يتبنى الاجتماع أي توصية جاءت في التقرير يكون قد جعلها بذلك قراراً رسمياً من قراراته ووضعها بذلك موضع التنفيذ. فإذا تعلقت التوصية بأي منصرفات مالية مثلاً، يكون قد فوض الجهة المخولة في أن تصرف المبالغ اللازمة.
هناك حالات معينة يحتاج فيها الاجتماع لأن يتبنى تقريراً من التقارير بأكمله. فقد يكون موضوع التقرير هو سياسة من سياسات التنظيم تمت صياغتها بعناية أو ميثاقاً هاماً يهتدي به أو إصداراً سيحمل اسمه. إذا تبنى الاجتماع التقرير كله، تبنى بذلك كل الآراء والأنشطة والتوصيات التي جاءت فيه وكان مسئولاً مسئولية كاملة عنه كله، وعن وضع كل توصية من التوصيات التي جاءت فيه موضع التنفيذ.
يحفظ الاجتماع كل التقارير التي استلمها خصوصاً إذا حوت سرداً لمعلومات وحقائق لا تحتاج لأي إجراء بشأنها ولا لإبداء أي رأي حولها. إذا حفظ الاجتماع تقريراً ما، فإنه يكون قد حفظ بذلك المعلومات التي جاءت فيه وجعلها متاحة لمن يود الإطلاع عليها من الأعضاء، وحفظ التقرير نفسه ليراجعه مرة أخرى إذا أراد. يحفظ أمين المكتب التنفيذي تلقائياً كل تقرير استلمه الاجتماع ويصنفه حتى يكون متاحاً لمن يطلبه.
فإذا كلف الاجتماع لجنة مؤقتة لتقوم نيابة عنه بتأسيس مكتبة في مقره الرئيسي وشراء الكتب التي تحتاج إليها، تقدم هذه اللجنة بعد أن تنتهي من مهمتها سرداً لما قامت به. وبما أن الاجتماع قد أعطاها التفويض اللازم للقيام بتلك المهمة، فإنه لن يحتاج لأن يقوم بأي خطوة تخص هذا التقرير غير أن يستلمه ويحفظه. وإذا أحال الاجتماع للجنة الصياغة مثلاً اقتراحاً طلب منها أن تعيد صياغته، وقامت هذه اللجنة بالمهمة ورفعت رأيها في تقرير، يستلم الاجتماع التقرير، أي يستلم الصيغة المعدلة للاقتراح وأي آراء حولها، ثم يحفظه. أما إذا احتوى التقرير على توصيات محددة، فيناقش الاجتماع هذه التوصيات ويتبناها أو يرفضها ثم يحفظ التقرير بعد ذلك.
يمكن لأي عضو من أعضاء أي لجنة أن يبدي رأيه في المسألة المطروحة أمامها وأن يختلف مع الأغلبية في رأيها. كما يمكن لأي عدد من الأعضاء اختلفوا مع الأغلبية في رأيها أن يثبتوا رأيهم كتابة في تقرير يسمى (رأي الأقلية)، يوقعون عليه ويطلبون من الاجتماع الذي سيرفع فيه السماح لهم بقراءته. وعادة يسمح الاجتماع لهم بذلك، لأن رأي الأقلية في اللجنة لا يختلف في شيء عن أي رأي آخر يبديه أي عضو في الاجتماع مخالفاً به ما جاء في تقرير اللجنة عند نقاشه، كما أن لهذه الأقلية الحق في أن تقدم رأيها من القاعة كوجهة نظر مخالفة عندما يبدأ التداول في التقرير الذي شاركت في إعداده.
في الغالب لا يعترض تقرير الأقلية على الحقائق والمعلومات التي تمثل خلفية التقرير أو على الآراء الفنية والمتخصصة التي احتواها، بل على وجهات النظر التي أبدتها الأغلبية ويقترح بدائل أخرى. فعندما يكوِّن التنظيم لجنة لتدرس مسألة من المسائل وترفع تقريراً عنها، يطلب بذلك معرفة وجهة نظر الأغلبية فيها وما تصل إليه من حقائق وليس وجهة نظر الأقلية. وبالتالي، عندما يتيح الاجتماع للأقلية أن تبدي رأيها، يعطيها بذلك امتيازاً وليس حقاً.
بعد أن يفرغ رئيس اللجنة من تلاوة تقريره وبعد أن يطرح ما لديه من توصيات، يبلِّغ الاجتماع برغبة الأقلية في أن تطرح وجهة نظرها في تقرير منفصل إذا كان هناك مثل هذا التقرير. يقدم رئيس الاجتماع الاقتراح الذي طرحه رئيس اللجنة، ثم يطلب من الأقلية تلاوة رأيها أو تقريرها. إذا اعترض أي عضو على سماع تقرير الأقلية، يطرح الرئيس طلب الأقلية للتصويت قائلاً: "هل يسمع الاجتماع رأي الأقلية؟" لا يحتاج هذا الاقتراح الذي طرحه الرئيس لتثنية، ولا يناقش، بل يصوت عليه مباشرة ويحتاج للأغلبية لإجازته.
إذا سمح الاجتماع للأقلية بإبداء رأيها، يقف أحد أعضاء الأقلية ويقول: "الموقعون أدناه، الأقلية في لجنة …، يختلفون مع الأغلبية في [المسألة] ويودون طرح وجهة نظرهم،" ثم يتلو رأي الأقلية وما تراه من توصيات بديلة. يتلى رأي الأقلية لعلم الاجتماع فقط ولا يناقش إلا إذا اقترح عضو أن يحل تقرير الأقلية محل تقرير اللجنة. يحفظ أمين المكتب التنفيذي تقرير الأقلية ليرجع إليه من يشاء.
إذا كلفت لجنة من اللجان بأن تبحث في مسألة من المسائل وتتقصى الحقائق عنها، ترفع اللجنة تقريراً بما توصلت إليه دون أن تضع في التقرير توصيات من أي نوع. فقد ترفع هذه اللجنة تقريراً كالآتي:
توقيع
أحمد سالم
جون دينق
تشكل التقارير السنوية التي يقدمها الرئيس والمكتب التنفيذي وأعضاؤه ورؤساء اللجان المستديمة جزءاً هاماً من أعمال كل اجتماع عام. فالتقارير السنوية وسائل لا غنى عنها للتواصل وانسياب المعلومات من إدارة لأخرى ووثائق تنقل للأعضاء الجدد ما تم في ماضي التنظيم، وتحفظ وتوثق نشاط المكتب التنفيذي ولجان التنظيم وأجهزته الأخرى في فترة الإدارة السابقة.
يشمل تقرير كل عضو من أعضاء المكتب التنفيذي اسمه ومنصبه ومتى بدأ شغله لذلك المنصب ومدة التكليف، ومسئوليات المنصب المنصوص عليها في النظام الأساسي وكيف قام بها، وتفاصيل أي أعباء أخرى كلف بها. لا يعنون التقرير ولا يؤرخ، فتاريخه هو تاريخ تبنيه. يشمل التقرير الحقائق فقط، ويختم بالتوصيات اللازمة والاقتراح الذي ستطرح به في الاجتماع. يثبت صاحب التقرير اسمه ومنصبه وتوقيعه في نهايته. إذا طبع التقرير السنوي يجب أن تطابق النسخ المطبوعة الصيغة التي طرح بها على الاجتماع، وتوضح التعديلات التي أدخلها أعضاء الاجتماع العام عليه.
يعد الرئيس تقريره باسم كل التنظيم – مكتب تنفيذي وأعضاء ولجان وأي أجهزة أخرى- ويرفعه للجمعية العمومية السنوية أو المؤتمر العام. تقرير الرئيس هو التقييم الرسمي لحال التنظيم ويشمل ملخصاً لكل المهام التي أنجزت في فترة رئاسته. لا يحوي هذا التقرير آراء الأقلية في التنظيم كما لا يركز كثيراً على أي مسائل مختلف عليها.
يعد الرئيس أو أمين المكتب التنفيذي أو كلاهما تقرير المكتب التنفيذي. يرفع هذا التقرير في الجمعية العمومية السنوية أو في المؤتمر العام أو في أي أوقات أخرى ينص عليها النظام الأساسي. يلخص هذا التقرير نشاط المكتب التنفيذي المتعلق بمهامه المنصوص عنها في النظام الأساسي، وغالباً ما يعرض على اللجنة التنفيذية إذا كان للتنظيم مثل هذه اللجنة قبل أن يتبناه المكتب التنفيذي. يحمل تقرير المكتب التنفيذي توقيع الرئيس وأمين المكتب التنفيذي فقط.
عندما يحين موعد الاستماع لهذا التقرير، يطلب الرئيس من أمين المكتب التنفيذي أن يرفع تقريره قائلاً: "نستمع الآن لتقرير المكتب التنفيذي، فلتتفضل الآنسة أمينة المكتب التنفيذي." تعطي أمينة المكتب التنفيذي ملخصاً لنشاط المكتب التنفيذي في الفترة السابقة.
لا يتخذ الاجتماع أي إجراء في هذا التقرير إلا إذا احتوى على توصيات محددة، فيصوت عليها مباشرة. فقد تقدم أمينة المكتب التنفيذي اقتراحاً بقولها: "السيد الرئيس، صوت المكتب التنفيذي في اجتماعه الأخير لصالح إدخال خدمات النداء الآلي في المستشفى الذي تديره الجمعية [وتطرح هذا القرار باقتراح للاجتماع لتبنيه]. يعالج هذا الاقتراح كأي اقتراح أصلي فيناقشه الاجتماع ويعدله إذا أراد ويتبناه أو يرفضه. بعد أن ينتهي الاجتماع من البت في هذه التوصية، يفتح الرئيس الباب لمزيد من الآراء والاقتراحات قائلاً: "استمعتم لتوصيات المكتب التنفيذي، هل من اقتراحات أو آراء؟" فيتقدم الأعضاء بما يرون من آراء أو اقتراحات.
بعد أن يناقش الاجتماع التقرير ويتبنى ما جاءت فيه من توصيات كما جاءت أو بعد أن يعدلها أو يرفضها، يثبت الاجتماع ذلك في محضره (وينشره لاحقاً) بالصيغة التالية: "رفع المكتب التنفيذي [مجلس الإدارة، …] تقريره السنوي وبعد أن ناقشه الاجتماع [وعدل فيه] تبناه كالآتي: حذف كل الكلمات والتعبيرات التي تحتها خط وأضاف كل الكلمات التي بين الأقواس".
يجيء تقرير أمين المكتب التنفيذي بصيغة كالتالية:
