يحتاج الاجتماع العام مثل كل اجتماع آخر لأن يدعى له، والمكتب التنفيذي هو المسئول عن إصدار هذه الدعوة. ترسل الدعوة للاجتماع العام لكل عضو قبل وقت كاف من ميعاد انعقاده (عادة قبل 30 إلى 40 يوماً). وعادة ما تحدد هذه الفترة في النظام الأساسي. يجب أن تحوي الدعوة نصاً يوضح نوع الاجتماع والغرض منه: الجمعية العمومية السنوية السادسة عشرة أو المؤتمر العام الثالث مثلاً، ومكانه وميعاده، ويحدد المسائل التي ستطرح فيه وطبيعتها: مشروع برنامج الاجتماع العام، مشروع اللائحة الداخلية، مشروع أي تعديلات على النظام الأساسي، ومشاريع القرارات التي ستطرح فيه، وتقرير لجنة الانتخابات (أنظر أدناه) إذا وجدت وأي مسائل أخرى.
قد يكون رئيس الاجتماع العام منتخباً أو معيناً لرئاسة الجلسات، وقد يكون رئيس التنظيم نفسه. درجت بعض التنظيمات على أن تكلف رئيساً مختلفاً لكل جلسة من جلسات الاجتماع العام مجاملة لبعض الأشخاص أو تحييداً وإرضاء للبعض الآخر. هذه ممارسة ليست دون عيوب. فعلى الرئيس واجب متابعة تنفيذ بنود جدول أعمال الاجتماع الذي يترأسه، وبالتالي عليه أن يلم إلماماً كاملاً بأحوال الاجتماع وأحوال عضويته، ويتابع كل اقتراح نوقش أو أجل أو أحيل للجنة، وكل قرار اتخذ، وهذه متطلبات لا يلم بها غالباً إلا من اتصلت رئاسته للجلسات. على الرئيس زيادة على ذلك أن يكون خبيراً بقواعد المداولات وعلى علم بكل أحكام النظام الأساسي والأوامر المستديمة في اللائحة الداخلية، وهذه الخبرة لا تتوافر لكل الأعضاء.
وفي كل الأحوال، يفضل أن تكون منصة الرئاسة مقفلة للرئيس وحده، ولا يسمح لأي عضو أن يستغلها ليخاطب منها الاجتماع. أما رؤساء اللجان والأعضاء فيخاطبون الاجتماع من منصة جانبية تخصص لذلك الغرض.
على الرئيس أن يقف حين يعلن انتظام جلسات الاجتماع العام وحين يرفعها، وحين يشرح أي حكم أصدره حول نقاط النظام والاستئنافات.
يقوم أمين المكتب التنفيذي للتنظيم بأعباء أمانة الاجتماع العام ويختار من بين أعضاء المكتب التنفيذي أو أعضاء الاجتماع العام من يساعده في مهمته. فقد يطلب من أحد الأعضاء أن يتولى أمر التسجيل الصوتي للجلسات، وآخر ليتولى أمر متابعة توزيع الوثائق عند اللزوم، وهكذا. لكن في كل الأحوال يظل أمين المكتب التنفيذي هو المسئول الأول والأخير عن تسجيل كل وقائع الاجتماع العام وعن إعداد محضر كل يوم والمحضر النهائي.
يحق لكل عضو في التنظيم أن يحضر الاجتماع العام. فأعضاء الجمعية العمومية هم كل أعضاء التنظيم المسجلين أو كل المساهمين في شركة، ويحق لكل واحد من هؤلاء التداول والتصويت في الجمعية العمومية. أما في حالة المؤتمر العام، وإن جاز لكل أعضاء التنظيم حضوره، فأعضاؤه الذين يحق لهم التداول والتصويت هم المندوبون الذين انتخبتهم الهيئات الفرعية ليشتركوا فيه نيابة عنها وأي فئات أخرى نص النظام الأساسي أو اللائحة الداخلية على إشراكها مثل أعضاء المكتب التنفيذي في المستوى المركزي وفي المستوى الذي يعقد فيه المؤتمر العام كأعضاء بحكم مناصبهم.
المندوب عضو كامل العضوية في التنظيم أعطي تفويضاً ليمثل آخرين أو ليربط هيئة فرعية بهيئة أعلى. تنتخب الهيئة الفرعية مندوبيها لينوبوا عنها ويشاركوا في المؤتمر العام أو يتصرفوا نيابة عنها في أي مهمة أخرى. على كل جهة أن تختار مندوبيها بعناية من أفضل أعضائها ومن أكثرهم خبرة بأحوالها وأكثرهم وعياً بتأثير قراراتهم على الهيئة التي انتدبتهم وأولتهم ثقتها.
لا يمثل غياب المندوب فترات قصيرة أثناء المؤتمر أو عدم انتظامه في حضور الجلسات غياباً يستدعي أن ينوب عنه آخر، لكن إذا رأي أنه لن يستطيع مواصلة الجلسات وبالتالي يحتاج لمناوب ليحل محله، تقع عليه حينئذ مسئولية إزاحة اسمه من كشف المندوبين.
على المندوب أن يعد تقريراً كاملاً عن نشاط المؤتمر الذي شارك فيه ويرفعه للهيئة التي انتدبته.
المندوب المناوب هو عضو كامل العضوية في التنظيم، ينتخب أو يعين بواسطة التنظيم الفرعي الذي ينتمي إليه لينوب عن أحد مندوبيه في المؤتمر العام في حالة تغيب أو انسحاب ذلك المندوب نهائياً من جلسات ذلك المؤتمر لسبب أو لآخر. لا يستطيع أن يبدل أي مندوب مناوب مندوباً ما زال مسجلاً في كشف المندوبين في المؤتمر العام.
يسجل المندوب المناوب اسمه في سجل عضوية المؤتمر العام حال وصوله، ويستلم ويلبس الشارة التي تميزه عن المندوب ويجلس في الجزء المخصص للمندوبين المناوبين. ترتب قائمة المندوبين المناوبين حسب الأولوية التي تود الهيئة الفرعية التي ينتمون إليها أن يستدعوا بها للمناوبة، فإذا شغر مكان أحد المندوبين يحل محله أول المندوبين المناوبين في القائمة، ويباشر مهامه ويستمتع بامتيازاته وكأنه أنتخب لهذا المنصب منذ البداية. أما إذا شغر منصب الرئيس فينوب عنه نائب الرئيس إن وجد أو يتم تعيين قائم بأعمال الرئيس إذا نص النظام الأساسي على مثل هذا الإجراء. تتأكد لجنة العضوية من تغيب المندوب المعني نهائياً وتزيل اسمه من قائمة النواب وتعطي المندوب المناوب وثائق وشارات المشاركة الرسمية كمندوب، ويجلس في الجزء المخصص للمندوبين في القاعة.
يحتاج الاجتماع العام لجهد كبير لتنظيمه. فهو ليس اجتماعاً عادياً من اجتماعات التنظيم، بل هو السلطة التشريعية والرقابية والتنفيذية العليا. على المكتب التنفيذي بالتالي أن يقوم بكامل هيئته بالتحضير له وأن يكون مسئولاً مسئولية مباشرة عن أداء كل لجنة كلفت بمهمة من مهام الإعداد له ولا يترك أي أمر من أموره لأي مجموعة دون أن يتابع نشاطها بدقة.
إن أي تهاون في الإعداد للاجتماع العام وأي خلل ينتج عن ذلك، يؤديان لإحباط شديد لكل الأعضاء وقد يقودان لمساءلة المكتب التنفيذي ومحاسبته على قصوره. فالاجتماع العام يكلف الكثير من المال والجهد. ويشارك الأعضاء فيه بوقتهم وجهدهم ومالهم وبمشقة السفر وبعناء الترتيب لعطلات استثنائية غير مدفوعة الأجر من مخدميهم. ويعقد التنظيم نفسه آمالاً كبيرة على مداولات هذا الاجتماع، وينتظر منه أن يخرج بقرارات وتوصيات تطور أداءه.
إن مهام التحضير للاجتماعات العامة وتنظيمها أصبحت صناعة متكاملة في الدول الحديثة، فهناك وكالات تعنى بأغلب وظائف ومتطلبات الاجتماعات العامة: الحجز وتجهيز القاعات والمقار، وترحيل المؤتمرين وضيافتهم وإعداد البرامج الترفيهية لهم، وتنظيم المعارض، والنشر والترجمة، وتوفير الأمن والتغطية الإعلامية المتخصصة، والعلاقات العامة. وعلى كل تنظيم أن يبحث عن الجهات التي تقدم مثل هذه الخدمات ويستخدمها إذا وجدت وكان قادراً على تحمل تكلفتها.
يخطط المكتب التنفيذي لعقد الاجتماع العام ويبدأ الاستعداد والتحضير له قبل عدة أسابيع أو شهور بل سنين من موعد انعقاده. ويمكنه أن يقوم بكل أعباء التحضير هذه وحده أو بمساعدة لجان يعينها رئيس التنظيم. أهم هذه اللجان هي: لجنة العضوية التي تكون مسئولة عن رصد وحصر عضوية الاجتماع العام، ولجنة الشئون القانونية التي تعد مشروع اللائحة الداخلية التي تضبط مداولاته، ولجنة البرنامج التي تعد البرنامج الذي يفصل ترتيب وتوقيت كل أعماله وأنشطته، ولجنة التسيير التي تعد وتجهز مكان جلساته وتقدم الخدمات المساعدة للمشاركين فيه أثناء انعقاده، ولجنة الصياغة التي تضع مشاريع القرارات والاقتراحات التي ترد إليه في قالب مناسب، وغيرها مما سيأتي ذكره أدناه.
إذا قام المكتب التنفيذي بمهام الإعداد للاجتماع العام وحده أو أشرك لجاناً أخرى لتساعده في ذلك، على أمين المكتب التنفيذي بالتشاور مع الرئيس وباقي أعضاء المكتب ورؤساء اللجان أن يعد تفاصيل جدول أعماله، وأن يساعد الأعضاء بشرح بعض إجراءاته بواسطة مذكرة يرسلها لهم مرفقة مع اللائحة الداخلية.
على أمين المكتب التنفيذي أيضاً أن يتأكد من أن لجنة الصياغة قد وزعت مشاريع القرارات التي وردت إليها على كل المشاركين في الاجتماع العام قبل وقت كاف من انعقاد جلساته، وأن لجنة التسيير قد أكملت تجهيز القاعة، وأن لجنة العضوية قد أعدت قائمة أولية بالمندوبين للمؤتمر أو قائمة العضوية في حالة الجمعية العمومية موضحة حصة كل منهم من الأسهم وإذا كان العضو ممثلاً بوكيل ينوب عنه في حالة الشركات مثلاً أو إذا كان ممثلاً لمؤسسة، وقائمة الأعضاء التنفيذيين، وبطاقات الاقتراع، ونسخاً معتمدة من التقرير السنوي، ونسخاً من النظام الأساسي وعقد التأسيس واللائحة الداخلية لتكون في متناول اليد أثناء الاجتماع.
يجتمع المكتب التنفيذي قبل ميعاد انعقاد الاجتماع العام ليراجع تفاصيل برنامجه، ويناقش كل الاحتمالات التي يتوقع أن تؤثر على سير مداولاته وأنشطته الأخرى ويضع خططه لتلافيها. يشارك أعضاء المكتب التنفيذي مع باقي أعضاء الاجتماع العام في مداولاته ولا يعقدون أي اجتماع للمكتب أثناء دورة انعقاده.
تتكون لجنة تسيير الاجتماع العام عادة من أعضاء المكتب التنفيذي للهيئة التي ينعقد الاجتماع على مستواها ومن أي أعضاء من تلك الهيئة ومن أي أفراد آخرين لهم خبرة سابقة في تنظيم مثل هذه الاجتماعات. تقوم هذه اللجنة بتحديد وحجز وتجهيز المكان المناسب لعقد الاجتماع العام، وتوفر الخدمات اللازمة أثناء جلساته، وتنظم استقبال ووداع المشاركين فيه، وتهيئ لهم الإقامة المناسبة ووسائل الترحيل أثناء انعقاد دورته، وتنظم لهم ولمرافقيهم البرامج الاجتماعية المناسبة.
تعنى هذه اللجنة أيضاً بتنظيم طرق الجلوس في القاعة لمختلف أنواع العضوية والضيوف والإعلام، وتكون من بين أعضائها وحدة استقبال واستعلامات وتعين سعاة داخل القاعة لمساعدة المشاركين. تقوم اللجنة أيضاً بتهيئة وحدة للأجهزة المساعدة (آلات عرض شرائح، فيديو، ميكروفونات، معدات سمعية بصرية، ومعدات طباعة ونسخ، … الخ) لتكون خدماتها في متناول الأعضاء.
يكون الرئيس لجنة عضوية الاجتماع العام من أعضاء على دراية تامة بقواعد التنظيم وبمتطلبات العضوية فيه لتراقب مراحل تسجيل عضوية الاجتماع العام. وقد تكون هذه اللجنة من اللجان المستديمة في التنظيم. يختلف حجم هذه اللجنة باختلاف حجم العضوية اللازم فحصها.
يتبنى الاجتماع العام التقرير المبدئي الذي ترفعه إليه لجنة العضوية، ويعد القائمة النهائية لعضويته من جميع التقارير التكميلية التي ترفعها اللجنة إليه تباعاً أثناء دورة انعقاده. لا تُطرح أي مسألة للتداول في الاجتماع العام قبل أن يتبنى الاجتماع العام التقرير المبدئي لهذه اللجنة.
تبدأ لجنة العضوية نشاطها قبل وقت كاف من انعقاد الاجتماع العام فترسل لكل الهيئات الفرعية المعلومات التي تبين شروط عضوية الاجتماع العام وعضويته المناوبة والعدد اللازم لتمثيل كل هيئة، وكيف ومتى يتم انتخاب المندوبين. ترفع كل هيئة فرعية قائمة موثقة تحوي مندوبيها ومندوبيها المناوبين لأمانة الاجتماع العام قبل ثلاثين يوماً على الأقل من ميعاد انعقاد الاجتماع العام. تستلم لجنة العضوية هذه القوائم وتفحصها لتستوثق من صحة المعلومات الخاصة بكل مندوب، وتستمع للطعون وتبت فيها ثم تعد قائمة أولية بالمندوبين ذوى الوثائق الصحيحة (الذين يحق لهم التصويت) وقائمة بالمندوبين المناوبين، وتحصي أي أعضاء مشكوك في وثائقهم، وترفع للاجتماع تقريراً مبدئياً مشفوعاً بأي توصيات تراها. إذا وجدت اللجنة أن هناك أعضاء لا تنطبق عليهم الشروط اللازمة للمشاركة في الاجتماع العام، أخطرت الهيئة الفرعية التي ينتمون إليها بذلك لتجري التبديل اللازم، أو رفعت الأمر للاجتماع العام إذا اختلفت الآراء. تعد اللجنة ملفاً يحوي قوائم الأعضاء المؤهلين للمشاركة في الاجتماع العام، وتضع أسماءهم في أقسام (أعضاء دائمين، أعضاء مكتب تنفيذي، مندوبون، مندوبون مناوبون، … الخ) وتزودهم بطلبات التسجيل إما بإرسالها أو بإتاحتها لهم عند حضورهم الاجتماع العام، وتعطيهم وتعطي الضيوف والإعلاميين بطاقات الهوية والشارات المميزة. تسجل اللجنة أعضاء الاجتماع العام كل حسب صفته والجهة التي يمثلها، وتحصر جملة الحاضرين، وتعد ملفاً بالعضوية وبباقي المشاركين.
تباشر لجنة العضوية نشاطها في مكان معروف في مقر الاجتماع طيلة فترة جلساته، وتزوده يومياً بتقارير تكميلية كلما وصل أعضاء أو مندوبون جدد للمشاركة فيه، أو تسجل أسماء أي مناوبين حلوا محل مندوبين.
يعين الرئيس لجنة لإعداد اللائحة الداخلية للاجتماع العام لتغطي احتياجات الاجتماع العام المعني. لكن قد يعهد التنظيم بهذه المهمة للجنة الشئون القانونية وهي لجنة من لجان التنظيم المستديمة. يمكن لهذه اللجنة أن تضع أوامر تخالف بها ما جاء في المرجع العام الذي تبناه التنظيم، لكن ليس لها الحق في أن تخالف أي حكم من أحكام النظام الأساسي. تقر لجنة الشئون القانونية اللائحة الداخلية للاجتماع العام كلها بتصويت واحد، لكن يمكن لأي عضو فيها أن يطلب التصويت على أمر من الأوامر التي تشملها اللائحة تصويتاً منفصلاً. توزع اللجنة نسخاً من تقريرها (مشروع اللائحة الداخلية للاجتماع العام) لكل شخص سجل اسمه في قيد العضوية، ويكون ذلك قبل بداية الاجتماع أو مع الدعوة له.
يعين الرئيس لجنة البرنامج لتعد - بالتعاون معه ومع باقي أعضاء المكتب التنفيذي ولجان الاجتماع العام الأخرى - مشروع برنامج الاجتماع العام قبل وقت كاف من ميعاد انعقاده. تختلف البرامج باختلاف التنظيمات، لكنها تحتوي في أغلب الأحوال على ترتيب أعمال الاجتماع العام، وتوقيت جلساته (بدايتها ونهايتها)، وترتيب وتوقيت الأعمال التي ستطرح في جلسات العمل، وميعاد تسجيل المندوبين، وميعاد تقديم تقارير المكاتب واللجان، وميعاد ترشيح وانتخاب أعضاء المكتب التنفيذي الجديد، وميعاد قراءة محضر الاجتماع السابق، ومواعيد الأنشطة العلمية والاجتماعية التي تتخلله.
توزع اللجنة تقريرها (مشروع برنامج الاجتماع العام) على الأعضاء عند تسجيلهم أو ترسله لهم بالبريد قبل حضورهم للاجتماع. يصبح مشروع برنامج الاجتماع العام برنامجاً لتلك الدورة إذا اقره الاجتماع العام، ولا يمكن أن يعدل بعد ذلك إلا بواسطة الاجتماع العام وحده. يطرح أي تعديل على البرنامج باقتراح يمكن أن يناقش وأن يعدل ويحتاج للأغلبية لتبنيه. تواصل لجنة البرنامج نشاطها حتى نهاية الاجتماع العام.
لا يتاح في الاجتماعات الكبيرة مثل الاجتماعات العامة الوقت الكافي لكل عضو فيها ليشارك في نقاش كل اقتراح يطرح، وإذا توافر الوقت قد لا يستطيع العضو أن يناقش كل اقتراح بالعمق المرجو. لذلك نشأت الحاجة لتكوين لجنة يحيل إليها الاجتماع كل الاقتراحات ومشروعات القرارات التي ستطرح فيه قبل وقت كاف من انعقاده. تنظر هذه اللجنة التي تعرف بـ (لجنة الصياغة) في هذه الاقتراحات وتقيمها وترفع توصياتها عنها للاجتماع العام. أما الاقتراحات الخاصة بالنظام وإجراءات التداول فلا تحول لهذه اللجنة.
تختلف لجنة الصياغة في تفاصيل تكوينها وفي سلطاتها من تنظيم لآخر، لكن تبقى وظائفها الأساسية ثابتة. فهي التي تراجع الاقتراحات الأصلية التي ترد من هيئات التنظيم الفرعية وأجهزته قبل أن ترفعها للاجتماع العام مشفوعة بتوصياتها بشأن أحسن الطرق لمعالجتها. تعنى هذه اللجنة أيضاً بمراجعة صياغة التوصيات ومشاريع القرارات التي أصدرها الاجتماع العام أو أصدرتها لجانه، لكن لا تراجع التوصيات والقرارات التي راجعتها بالفعل لجان أخرى. أيضاً، تكون اللجنة مسئولة من إعداد كلمات الشكر للذين شاركوا في الاجتماع العام والذين ساعدوا في إنجاح دورته وللمحاضرين والضيوف وأعضاء المكتب التنفيذي الذين انتهت مدة خدمتهم إذا طلب منها الرئيس ذلك.
قد تحتاج بعض التنظيمات لعدة لجان للصياغة تختص كل واحدة منها بالنظر في نوع معين من المسائل. وقد تعهد التنظيمات الصغيرة بهذه المهمة للجنة واحدة أو تتركها لعناية المكتب التنفيذي.
يعين الرئيس أعضاء لجنة الصياغة من أشخاص مشهود لهم بالحيدة والموضوعية ومن المجيدين للغة والعليمين بجوانب المسائل المطروحة على الاجتماع العام.
يحدد التنظيم في نظامه الأساسي أو في لائحته الداخلية متى ترفع هذه اللجان تقاريرها، والجهة التي يودع فيها الأعضاء ما لديهم من اقتراحات ومشاريع قرارات مصحوبة بالإخطار اللازم إذا احتاجت تلك الاقتراحات والمشاريع لإخطار عنها، وسلطات اللجان في التعامل مع محتويات ما يرفع إليها من مشروعات، وينص في نفس الوقت على الاستثناء اللازم الذي يمكن الاجتماع العام من النظر في أي اقتراحات أخرى تطرح فيه مباشرة لتعالج مسائل قد تطرأ أثناء انعقاده.
لجنة الصياغة لجنة استشارية، وما ترفعه للاجتماع توصيات له أن يقبلها أو يرفضها. لكن تؤثر هذه اللجنة تأثيراً كبيراً في تحديد إنجازات الاجتماع العام لأنه يصعب أن يتجاهل أو يتجاوز الجهد الذي بذلته. تقصر أغلب التنظيمات نشاط الاجتماع العام على الاقتراحات ومشاريع القرارات التي تقدم للجنة الصياغة، ولا تسمح له بأن ينظر في أي اقتراح يأتي من الأعضاء عفو الخاطر أثناء جلساته.
الاقتراحات التي ترفعها هذه اللجنة اقتراحات أصلية، وتعامل كما تعامل الاقتراحات الأصلية، فيمكن أن تعدل، وأن تناقش، وأن تؤجل، وأن يعاد فيها النظر، وأن تحال للجان، وللأغلبية لتبنيها. تواصل لجنة الصياغة نشاطها حتى نهاية الاجتماع العام.
تودع كل الاقتراحات التي يطرحها الأعضاء أو تطرحها الهيئات الفرعية أو المكتب التنفيذي، وكل توصيات اللجان المستديمة والمؤقتة وأي مشروعات تعديلات لبعض أحكام النظام الأساسي أو لسياسات التنظيم أو لأي أمر من الأوامر المستديمة الواردة في اللائحة الداخلية وتقارير المكاتب التنفيذية، لدى أمانة المكتب التنفيذي (أمانة الاجتماع العام) قبل وقت كاف من ميعاد انعقاد الاجتماع العام، لتحيلها بدورها للجنة أو لجان الصياغة. تجمع لجنة الصياغة المعلومات والحقائق المتيسرة عن كل اقتراح يقدم إليها وتناقشه مع مختلف الجهات وتستمع لآراء الأعضاء المهتمين به وآراء المختصين الذين يمكن أن يساهموا في تقويمه، قبل أن تصدر توصياتها بشأنه.
بعد افتتاح دورة الاجتماع العام مباشرة، تعطي أمانة الاجتماع العام كل عضو من أعضائه قائمة بكل الاقتراحات التي أودعت لديها وأسماء لجنة أو لجان الصياغة التي ستناقشها، ومكان وزمان جلسات السماع التي ستعقدها هذه اللجان. تعقد كل لجنة من لجان الصياغة إن كانت هناك أكثر من لجنة من هذا النوع، جلسة سماع لكل اقتراح على حدة، وقد تدعو بعض أعضاء المكتب التنفيذي أو الخبراء في المسألة المعنية لتستنير بآرائهم. كذلك، قد تعقد هذه اللجان اجتماعات مشتركة مع بعضها تطرح فيها كل لجنة توصياتها بشأن اقتراح أو اقتراحات معينة وتناقشها بطريقة أوسع وأشمل. تعطي لجنة الصياغة في جلسات السماع أي عضو يرغب في المشاركة في نقاش أي اقتراح من الاقتراحات التي رفعت إليها فرصاً أكثر ومدداً أطول ليناقشه ويستفسر عن كل ما خفي عليه.
تضع لجنة الصياغة كل اقتراح يحال إليها في قالب مناسب، وقد تعدله جذرياً أو تضمه لآخر إذا رأت ذلك ضرورياً بعد موافقة صاحبه، وقد توصي برفض اقتراح من الاقتراحات لتعارضه مع النظام الأساسي أو مع أهداف التنظيم. ترتب اللجنة ما يرد إليها من اقتراحات بطريقة منطقية حسب مواضيعها، وقد تقدم اقتراحات جديدة من نفسها. يقيم أعضاء اللجنة الآراء والمعلومات التي استمعوا إليها في اجتماعات السماع بروية، ودون أن يجعلوا جلسات اللجنة مجالاً للجدل مع الأعضاء. لكل عضو من أعضاء لجنة الصياغة الحق في أن يطرح ما يشاء من الأسئلة التي تساعده على فهم المسألة، وأن يجيب على أي أسئلة يتقدم بها الأعضاء لمعرفة بعض الجوانب التي تخفى عليهم، على أن يكون مستمعاً أكثر منه مشاركاً في النقاش.
ترفع لجنة الصياغة توصياتها بشأن ما يحال إليها من اقتراحات بعدة أشكال. فقد ترفع الاقتراح أو مشروع القرار الذي نظرت فيه دون توصية، أو ترفعه مصحوباً بتوصية بتبنيه، أو ترفعه مصحوباً بتوصية برفضه، أو ترفعه مصحوباً بتوصية بتعديله ثم تقترح تبنيه بعد التعديل، أو لا ترفعه للاجتماع العام مرة واحدة إذا سمحت لها اللائحة الداخلية بذلك. ترفع لجنة الصياغة تقريرها بالصيغة الآتية (أو بأي صيغة أخرى مناسبة):
الرئيس: "رئيس لجنة الصياغة، السيد أبو المعالي النور، يتقدم."
السيد أبو المعالي: "السيد الرئيس، سأقدم في هذا التقرير مشاريع القرارات والاقتراحات التي راجعتها لجنة الصياغة ووافقت عليها، وما لم يكن هناك اعتراض، سنطرحها للتصويت كلها دفعة واحدة في نهاية هذا التقرير توفيراً للزمن، ويمكن لأي عضو لم نرفع اقتراحه أن يقدمه بنفسه إذا شاء لاجتماعكم."
ينتظر رئيس اللجنة برهة ليستمع لأي اعتراض، فلا يمكنه أن يواصل دون موافقة الاجتماع. إذا لم يعترض عضو أو يقترح آخر النظر في هذه المشروعات بطريقة معينة، ويحتاج حينئذ أي اقتراح من هذا النوع للأغلبية لتبنيه، يواصل قائلاً: "السيد الرئيس، نظرت اللجنة 75 اقتراحاً رفع إليها، وافقت على 18 منها، وهي: المشروع الأول تقدم به السيد … . : اقترح، أن … . المشروع الثاني تقدمت به الآنسة … : اقترح، … . المشروع الثالث تقدم به السيد … كما عدلته اللجنة: اقترح،…. المشروع الثامن عشر تقدمت به اللجنة المالية: اقترح، …. وبعد أن يكمل تلاوة التوصيات يقول: "السيد الرئيس، بتكليف من لجنة الصياغة، اقترح تبني مشروعات القرارات التي تلوتها عليكم."
يفتح الرئيس باب النقاش والتعديلات في كل اقتراح فور قراءته. وبعد أن يجري الاجتماع ما يراه من تعديلات عليها إذا احتاجت لتعديل، يطرحها الرئيس للتصويت قائلاً: "مشروعات القرارات التي تليت الآن مطروحة للتصويت، الموافقون يقولون نعم؛ المعترضون يقولون لا؛ يفوز الذين قالوا نعم، يتبنى الاجتماع العام هذه القرارات."
بعد أن تجاز المشروعات التي جاءت في تقرير لجنة الصياغة، تتبقى هناك الاقتراحات التي قدمت للجنة ولم تحظ بتأييدها، وبالتالي لم ترفعها للاجتماع. يمكن للأعضاء الذين ما زالوا مصرين على أن يستمع الاجتماع العام لاقتراحاتهم تلك أن يطلبوا ذلك بالخطوات التالية:
يكون الرئيس لجنة للعلاقات العامة ويعهد إليها بتولي مهمة الإعلام الرسمي للاجتماع العام. لجنة العلاقات العامة لجنة هامة فهي التي تصدر النشرات الإعلامية نيابة عن الاجتماع العام وتنظم المقابلات الإعلامية مع المشاركين فيه مع أي جهات أخرى. تعلن هذه اللجنة عن الأنشطة الهامة المدرجة في برنامج الاجتماع العام قبل وقت كاف لفائدة المهتمين بمتابعة أحواله. تنشر اللجنة أيضاً أهم قرارات الاجتماع العام فور صدورها.
في الجلسة الافتتاحية والختامية للاجتماع العام، يجلس كل أعضاء المكتب التنفيذي في المنصة الرئيسية. يدعو الرئيس الاجتماع العام للانتظام في الموعد المحدد للانعقاد بقوله: "ينتظم الآن المؤتمر العام السادس للجمعية …،" أو "تنتظم الآن الجمعية العمومية السنوية لرابطة …،" ويفتتح الجلسات بالخطوات المعتادة مثل البدء بتلاوة آي من الذكر الحكيم أو إنشاد خاص … الخ.
يقبل الاجتماع العام قائمة العضوية التي ترفعها لجنة العضوية كقائمة أولية صحيحة لعضويته يجلس بمقتضاها المندوبون والمندوبون المناوبون في أماكنهم المخصصة ويصوتون لتبني تقارير لجان الاجتماع العام: لجنة العضوية، لجنة الشئون القانونية ولجنة البرنامج. لا ينتظم الاجتماع العام كهيئة تداولية ويبدأ اجتماع العمل الأول إلا بعد أن يتبنى هذه التقارير الثلاثة بهذا الترتيب. يطرح كل تقرير من هذه التقارير باقتراح قابل للنقاش والتعديل ويحتاج للأغلبية لتبنيه. لكن قد تحتاج بعض الأوامر المستديمة في تقرير لجنة الشئون القانونية لأغلبية الثلثين. يتبنى الاجتماع هذه التقارير بالخطوات التالية:
يطلب الرئيس أولاً من رئيس لجنة العضوية أن يرفع تقريره. يتقدم رئيس لجنة العضوية قائلاً: "السيد الرئيس، مرفق قائمة بأسماء أعضاء هذا الاجتماع العام (المندوبين) الذين يحق لهم التصويت وأسماء مناوبيهم. نيابة عن لجنة العضوية أقترح، أن تكون هذه القائمة هي القائمة المعتمدة لهذا الاجتماع العام." يناقش الاجتماع العام ويعدل التقرير المبدئي الذي قدمته لجنة العضوية ويقره بأغلبية الأصوات، وتصبح قائمة العضوية التي جاءت فيه القائمة المعتمدة لعضويته في تلك الجلسة، ويحسب منها النصاب ويحدد عدد الأعضاء الذين يحق لهم التصويت.
بعد أن يتبنى الاجتماع تقرير لجنة العضوية يطلب الرئيس من رئيس لجنة الشئون القانونية أن يقدم تقريره. يتقدم رئيس لجنة الشئون القانونية قائلاً: "السيد الرئيس، مرفق لاجتماعكم اللائحة الداخلية المقترحة لهذا الاجتماع العام. نيابة عن لجنة الشئون القانونية، أقترح، أن تحكم الأوامر المستديمة الواردة في هذه اللائحة هذا الاجتماع."
بعد أن يتبنى الاجتماع العام تقرير لجنة الشئون القانونية، ترفع لجنة البرنامج تقريرها الذي تطلب فيه إقرار مسودة برنامج الاجتماع العام. يقدم رئيس لجنة البرنامج تقرير لجنته بواحدة من الصيغ الآتية: "بتوجيه من لجنة البرنامج، اقترح تبني البرنامج كما طبع،" أو "السيد الرئيس، وزعت نسخ مطبوعة من برنامج الاجتماع العام المقترح لكل مندوب. نيابة عن لجنة البرنامج، أقترح، تبني هذه النسخة لتكون برنامج هذا الاجتماع العام."
بعد أن يوافق الاجتماع على هذه التقارير الثلاثة يكون قد أنجز المهام التالية: أولاً، فحص عضويته وحدد من بينها أولئك الذين يحق لهم الاشتراك في مداولاته بطريقة صحيحة. ثانياً، تبنى لائحته الداخلية وحدد الأوامر المستديمة التي تحكم مداولاته. ثالثاً، أقر جدول أعماله وحدد ورتب بالتالي الأعمال التي سيعالجها في الفترة المتاحة أمامه. بعد أن يجيز الاجتماع العام تقارير اللجان الثلاثة يواصل أعماله حسب ترتيبها دون انقطاع من جلسة لأخرى وفق برنامجه المعتمد حتى يرفع جلساته نهائياً بانتهاء أعماله.
يرتب الاجتماع العام أعماله حسب التسلسل الذي اعتمدته قواعد المداولات. فينظر أولاً في تقارير أعضاء المكتب التنفيذي ثم تقرير المراجع القانوني، ثم تقارير اللجان المستديمة ثم المؤقتة بهذا الترتيب أو بالترتيب الذي نص عليه النظام الأساسي أو حددته اللائحة الداخلية. إذا قدم أي تقرير مطبوعاً، يمكن لمقدمه أن يضيف أي تعديلات طرأت عليه منذ طباعته ويجيب على أسئلة الأعضاء. اعتادت بعض التنظيمات أن تترك للرئيس صياغة تقرير سنوي واحد يلخص فيه كل التقارير الأخرى ويقدمه بنفسه. يناقش الاجتماع ويقر هذا التقرير قبل أن يصبح السجل الرسمي لنشاط التنظيم في تلك الدورة. بعد ذلك يتم انتخاب أعضاء المكتب التنفيذي للدورة الجديدة ثم تطرح أي أعمال جديدة. أيضاً قد تتخلل جلسات الاجتماع العام بعض الجلسات الجانبية، وبعض الأنشطة التثقيفية والترفيهية.
الاجتماع العام اجتماع هام يجب أن تسجل وقائعه ويعد محضره بعناية شديدة. يتلو الاجتماع ويقر محضر كل يوم سابق في بداية اجتماع العمل في اليوم التالي له مباشرة. لا يقر أي اجتماع عام المحضر النهائي لاجتماع عام آخر، لكن يمكن لأي اجتماع عام، بواسطة اقتراح يتقدم به أحد الأعضاء، أن يحيل محضره للمكتب التنفيذي أو للجنة مؤقتة لتنظر فيه وتجيزه نيابة عنه. يجاز محضر أي اجتماع دوري سابق في الجمعية العمومية السنوية، ويجاز محضر الجمعية العمومية السنوية في الاجتماع الدوري التالي، أو في اجتماع مواصلة إذا حدد أي اجتماع من هذا النوع، لكن لا يؤجل ليجاز في اجتماع الجمعية العمومية التالي.
يمكن للتنظيم أن يوفر وقته ويضمن محضراً أكثر دقة إذا عين رئيسه قبل بداية الاجتماع العام لجنة مؤقتة لتسجل محضره. تسجل هذه اللجنة ما دار أثناء الدورة وتراجع ما سجلته مع ما دونه أمين المكتب التنفيذي. بعد أن يراجع الاجتماع هذا المحضر ويصححه ويقره، يتم التوقيع عليه بالطريقة المتبعة.
درجت بعض التنظيمات على إصدار بيان ختامي تلخص فيه ما أنجزه الاجتماع العام من مهام وما أصدره من توصيات وقرارات ما عدا القرارات والتوصيات السرية. يضع الاجتماع العام هذا البيان في أي شكل وينشره ويتيحه لوسائل الإعلام بالطريقة التي يراها. البيان الختامي ليس محضراً لدورة انعقاد الاجتماع العام وليس بديلاً له.
تحتاج أغلب الاجتماعات العامة كبيرة الحجم لحراس يحفظون النظام، ويحرسون أبواب القاعة ويراقبونها ويتأكدون من هوية الحضور خصوصاً إذا كان الدخول للقاعة بواسطة تذاكر أو بطاقات أو شارات. على الحراس أيضاً مسئولية إبعاد المشاغبين من القاعة إذا طلب منهم الرئيس ذلك، وأن يستعملوا لذلك القوة المناسبة لا أكثر وإلا عرضوا أنفسهم للمساءلة القانونية بتهمة التهجم على الآخرين.
يحل الاجتماع العام نفسه بنهاية برنامجه، وعندما يُعقد مرة أخرى يعقد كاجتماع عام جديد آخر.
