جدول الأعمال هو قائمة الأعمال المحددة التي سيناقشها الاجتماع المعين منظمة في تسلسل وفق الترتيب الذي أقره التنظيم. يعطي جدول الأعمال الاجتماع خطة واضحة يسير عليها لنقاش الاقتراحات المدرجة فيه ولتلك التي تطرأ أثناءه، كما ينور الأعضاء بالمسائل التي سيتعرضون لها أثناء الاجتماع حتى لا يفاجأوا بها، ويضمن أن الاجتماع لا يغفل أي مسألة هامة. أيضاً لجدول الأعمال فائدة لا تبدو واضحة أول وهلة ويثبت أمراً بديهياً وهو أن هناك مسائل محددة ستناقش في الاجتماع المزمع عقده.
فالعديد من الاجتماعات تعقد لغير سبب معقول أو لغير سبب على الإطلاق في بعض الأحيان. على القائمين بأمر أي اجتماع أن يقرروا أولاً إن كانوا يحتاجون لعقده أصلاً، وإذا احتاجوا، عليهم ألا يضمنوا في جدول أعماله أي مسألة لم تكتمل المعلومات اللازمة عنها، وأن يحيلوا المناسب منها للجان مؤقتة لدراستها قبل عرضها على الاجتماع إذا كان ذلك ممكناً ومناسباً.
يسمى جدول الأعمال بالبرنامج عندما يحتوي - زيادة على الأعمال الرسمية المعتادة - على أنشطة اجتماعية أو ثقافية مثل المعارض وحفلات العشاء، أو أكاديمية مثل المحاضرات والندوات. وتنفذ هذه الأنشطة عادة قبل رفع آخر جلسة من جلسات دورة المؤتمر العام مثلاً أو تتخلله إذا كان ذلك مناسباً.
جدول الأعمال الذي يرسله أمين المكتب التنفيذي للأعضاء قبل كل اجتماع هو للعلم فقط، وليس ملزماً للاجتماع إلا إذا تبناه. جرت العادة على أن يتبنى كل تنظيم جدول أعمال ثابت لاجتماعاته الدورية ويضمن نصه في لائحته الداخلية. يطرح أمين المكتب التنفيذي مشروع جدول أعمال الاجتماع كأي عمل جديد في بداية الاجتماع باقتراح يناقشه الاجتماع ويعدل فيه إذا دعا الحال ويصوت عليه مثله مثل أي اقتراح آخر، ويقره بالأغلبية.
لا يمنع تبني جدول الأعمال الأعضاء من أن يطرحوا أو يناقشوا أعمالاً لم تدرج فيه. يمكن أن تدرج هذه الأعمال تحت بند (أعمال أخرى) ما دامت أعمالاً مناسبة. أيضاً لا يعطي إدراج أي اقتراح في جدول الأعمال أي أهمية خاصة لذلك الاقتراح، ولا يمكن النظر فيه إذا احتاج لإخطار ولم يتم ذلك الإخطار بالطرق المتبعة.
يمكن للاجتماع الذي يزدحم جدول أعماله بالأعمال الروتينية، أن يوفر وقته وذلك بأن يجمع بعض تلك الأعمال في قائمة واحدة يسميها (أعمال عادية)، ويقر بنودها بالموافقة العامة بالتتابع واحداً بعد الآخر أو كلها معاً في أي وقت يختاره أثناء انعقاده. يعطي الرئيس الأعضاء وقتاً كافياً حتى يتمكنوا من الإطلاع على هذه القائمة ويقرروا ما إذا كان من بينها بنداً يودون نقاشه والتصويت عليه منفصلاً. فلأي عضو الحق في أن يعترض على النظر في أي بند من تلك البنود، ويستثنيه من أن ينظر الاجتماع فيه بهذه الطريقة. في هذه الحالة، على الرئيس أن يحول البند المعني إلى مكانه المناسب من جدول الأعمال ليناقشه الاجتماع ويقره منفرداً مثله مثل غيره.
يقر الاجتماع بنود قائمة (أعمال عادية) دون نقاش ودون تعديل. يجب أن تشمل اللائحة الداخلية النص اللازم الذي يحدد البنود التي يمكن أن تدرج في هذه القائمة وطريقة إقرارها ومتى يتم ذلك. وما لم تحدد اللائحة الداخلية ذلك، ينظر الاجتماع في قائمة (أعمال عادية) قبل أن يستمع لتقارير اللجان المؤقتة.
يجب أن يراعي كل اجتماع ترتيب الأعمال الذي أقره التنظيم، على ألا يشل هذا الترتيب حرية الأعضاء في الاجتماع أو يمنعهم من أن يعدلوا فيها كيف شاءوا. يمكن مثلاً للرئيس أن يقول: “اللجنة الاجتماعية غير مستعدة الآن لتقديم تقريرها، هل هناك اعتراض على أن يستمع الاجتماع للجنة المؤقتة عن حوادث العمل بدلاً عنها؟” إذا لم يعترض أحد، يستمع الاجتماع لتقرير اللجنة المؤقتة عن حوادث العمل. أما إذا اعترض أي عضو على طلب الرئيس، تطرح المسألة للتصويت. وإذا أحرز الاقتراح الأغلبية يتم تغيير تسلسل الأعمال.
يمكن لأي عضو أيضاً، أن يطلب من الاجتماع أن ينظر في بند من بنود جدول الأعمال قبل أن يحين دوره بطلب كالآتي: “أطلب، سيدي الرئيس، من الاجتماع الموافقة على طرح الاقتراح الخاص بتعديل شعار الجمعية للتداول الآن.” إذا حاز هذا الطلب على موافقة الاجتماع، يعطي الرئيس صاحبه الفرصة في أن يطرح الاقتراح (الخاص بتعديل شعار الجمعية) على الاجتماع. أما إذا وجد هذا الطلب معارضة من أي عضو أو أكثر، فيجوز لصاحب الطلب أن يطرحه باقتراح قائلاً: “أقترح، سيدي الرئيس أن يناقش الاجتماع الآن الاقتراح الخاص بتعديل شعار الجمعية.” إذا حاز هذا الاقتراح على الأغلبية، يعطي الرئيس صاحبه الفرصة في أن يطرحه على الاجتماع.
يحدد المسئولون عادة متى يبدأ ومتى ينتهي كل اجتماع ومتى تبدأ كل استراحة وطولها ويتركون باقي البنود متسلسلة دون تحديد، ليضمنوا بذلك حرية ومرونة أكبر في إعطاء الوقت المناسب لكل منها في نطاق الزمن المتاح للاجتماع ككل. بالطبع يمكن للاجتماع أن يحدد موعداً معيناً لكل بند إذا أراد أو يحدد ساعة معينة لتداول اقتراح يعقد عليه أهمية خاصة. إذا حدد الاجتماع ميعاداً لتناول أي اقتراح، عليه أن يلتزم بذلك الميعاد ويطرح الاقتراح في الموعد المحدد حتى لو استدعى ذلك تعطيل النقاش في اقتراح آخر.
إذا حان الميعاد المحدد لبدء اجتماع من الاجتماعات واكتمل نصابه، فمن واجب الرئيس أن يدعوه للانتظام ويعلن اكتمال النصاب ولا يؤخر ذلك مهما كانت الظروف. الانضباط في عقد الاجتماعات في مواعيدها واجب هام وتقدير للذين جاءوا في الميعاد المحدد. يدعو الرئيس الاجتماع للانتظام بقوله: “ينتظم الاجتماع الآن،” أو “ينتظم الآن الاجتماع العام السنوي السابع للجمعية الهندسية،” ثم يبدأ الخطوات التي اعتاد التنظيم على إتباعها في افتتاح جلساته مثل البدء بتلاوة آي من الذكر الحكيم أو بإنشاد خاص.
أول عمل يقوم به الاجتماع بعد أن ينتظم هو أن يتبنى جدول أعماله إذا جرى العرف على ذلك أو كان ذلك ضرورياً، ثم يقر محضر الاجتماع السابق بعد تصحيحه إذا دعا الحال. قبل أن يبدأ الاجتماع أعماله، يستمع لملخص للمراسلات التي وردت للمكتب في الفترة السابقة. يتجه الرئيس نحو أمين المكتب التنفيذي قائلاً: “هل هناك أي مراسلات؟” يلخص أمين المكتب التنفيذي كل المراسلات التي وردت إليه، ولا يتلو إلا الرسائل القصيرة أو إذا طلب عضو تلاوتها. أما المراسلات التي تحتاج إلى إجراء معين من المكتب التنفيذي فيضمنها الرئيس في تقريره أو تدرج في بند (أعمال أخرى).
يبدأ الاجتماع أعماله بالاستماع (للتقارير) التي ترفع إليه. بعد ذلك ينظر في أي (أعمال متبقية) ثم ينتقل لقسم (أعمال أخرى). وإذا كانت هناك أي (إعلانات) أو تعليقات فتقدم قبل (رفع الاجتماع).
تبدأ فعاليات البرنامج في الغالب بعد انتهاء الأعمال الرسمية، لكنها قد تتخلل الاجتماعات أو تسبقها حسب الظروف. فقد يطلب المحاضر الأساسي في الدورة من لجنة البرنامج أن تسمح له بتقديم محاضرته في وقت معين وذلك تقديراً لظروفه الخاصة، وقد يطلب الرئيس بدأ فعاليات البرنامج في مرحلة معينة.
يستمع الاجتماع في هذا القسم للتقارير المرفوعة إليه بدءاً بتقرير الرئيس، ثم تقارير أعضاء المكتب التنفيذي، ثم تقرير المكتب التنفيذي نفسه، تليه تقارير اللجان المستديمة ثم المؤقتة.
يواصل الاجتماع في هذا القسم نقاش أي اقتراح أو تقرير انقطع في الاجتماع السابق عندما رفع، وينظر في المهام والواجبات الناتجة عن الاجتماع السابق. الأعمال التي أحيلت للجان للنظر فيها ليست أعمالاً متبقية وبالتالي لا تناقش تحت هذا القسم. يبدأ الرئيس النقاش في (أعمال متبقية) بالطريقة التالية:
تقدم في هذا القسم إعلانات أعضاء المكتب التنفيذي وباقي الأعضاء. يستحسن أن يعد الرئيس قائمة بالإعلانات التي وردت إليه، وحين يحين ميعاد طرح بنود هذا القسم ينادي الأعضاء واحداً بعد الآخر ليقدم كل منهم إعلانه أو يقوم هو بذلك نيابة عنهم. تقبل أيضاً في هذا القسم بعض التعليقات المقتضبة أو الأسئلة، لكن لا يطرح فيه أي موضوع يحتاج لنقاش أو تصويت. يستحسن أن يخطر الرئيس الأعضاء في نهاية هذا القسم وقبل أن يرفع الاجتماع بتاريخ وميعاد ومكان الاجتماع التالي، ويذكر اللجان بالقرارات التي عليها تنفيذها، ويعلن الأعضاء بالأعمال التي عليهم الاهتمام بها أو التي تحتاج لمعالجة في الاجتماع التالي.
يرفع الرئيس الاجتماع وينهيه، إذا انتهت أعماله أو إذا طرأت حالة عاجلة تستدعي رفعه أو إذا نقص نصابه. وقد يطلب الأعضاء استراحة إذا طال الاجتماع. لا ينتهي الاجتماع بعد الاستراحة، بل يواصل أعماله من حيث توقفت بعد أن تنتهي فترتها.
الاجتماع هو الجهة التي تقرر رفع الاجتماع ولا يحق للرئيس ذلك إلا إذا نقص النصاب. عندما ينتهي الاجتماع من آخر أعماله، يبدأ الرئيس إجراءات رفعه. فبعد أن يستشعر الجو العام ليحدد إن كان الوقت مناسباً لرفع الاجتماع، يسأل: “هل هناك أي أعمال أخرى؟” وبعد فترة صمت تنم عن موافقة الاجتماع بأنه لا توجد أعمال أخرى، يقول: “إذا لم تكن هناك أي أعمال أخرى وليس هناك اعتراض، فإن موعد رفع الجلسة قد حان، ترفع الجلسة.”
إذا أكمل الاجتماع النظر في كل أعماله، أو إذا تحدد في جدول الأعمال أو في البرنامج أو باقتراح سابق ميعاد رفع الاجتماع، فعلى الرئيس، حين يحين ذلك الوقت، أن يقاطع أي متحدث ويوقف أي تداول ويعلن أن ميعاد رفع الاجتماع قد حان. كذلك، يمكن لأي عضو في هذه الحالة أن يقترح رفع الاجتماع. أيضاً، يمكن لأي عضو أن يطلب من الاجتماع أن يواصل أعماله إذا كان الميعاد قد تحدد سلفاً أو يقترح ميعاداً آخر لرفع الاجتماع.
إذا اقترح عضو رفع الاجتماع وما زال هناك عمل هام لم يطرح بعد، فإن على الرئيس أن يطلب من صاحب الاقتراح أن يسحب اقتراحه حتى ينظر في ذلك العمل ويقرر فيه. إذا أصر العضو على أن يرفع الاجتماع ولم يلتفت الاجتماع لتحذير رئيسه، يطرح الاقتراح للتصويت. وإذا أحرز الاقتراح الأغلبية، يعلن الرئيس رفع الاجتماع مباشرة قائلاً: “ترفع الجلسة.” لا ينفض الاجتماع إلا عندما يعلن الرئيس ذلك.
