أنواع اللجان

أنقر لتقرأ

اللجنة العادية هي مجموعة ذات سلطات إدارية محددة ولا تستطيع أن تتصرف باستقلال عن الجهة التي كونتها كما تفعل اللجان الخاصة التي أشرنا إليها أعلاه. لا يوجد نص يحدد مواعيد اجتماعات اللجنة العادية. وعلى كل لجنة عادية أن ترفع تقارير مفصلة عن أعمالها للجهة التي كونتها التي تكون مسئولة عن تقييم أدائها ومساءلتها إذا دعا الحال. اللجان العادية نوعان: مستديمة ومؤقتة.

اللجنة المستديمة

	اللجان المستديمة هي أجهزة التنظيم التي يعهد إليها إجراء الدراسات المتخصصة ويحيل إليها بعض مهامه الروتينية المستمرة. ترفع اللجان المستديمة تقارير متابعة منتظمة للمكتب التنفيذي وتقريراً ختامياً للاجتماع العام في نهاية الدورة. اللجان المستديمة جزء من هيكل التنظيم الإداري يتمتع بسلطات ومسئوليات محددة. وعمر اللجان المستديمة هو عمر التنظيم أو الاجتماع العام الذي كونها، أما أعضاؤها فقد يتبدل بعضهم أو كلهم في أوقات متفاوتة أو مع كل إدارة جديدة.
	يحدد النظام الأساسي أسماء لجان التنظيم المستديمة ويحدد مهامها، وتبعيتها التي عادة ما تكون للاجتماع العام. لجنة العضوية ولجنة الشئون القانونية، واللجنة المالية أمثلة للجان المستديمة التي تحتاج إليها أغلب التنظيمات. لا يجوز أن يعين عضواً باللجنة المستديمة إلا من كان عضواً بالتنظيم. في أول اجتماع للجنة المستديمة يوزع أعضاؤها مناصب الرئيس والأمين وأي مناصب أخرى بينهم ويتم ذلك بالاقتراع السري.
	إذا أخذنا الدولة كتنظيم كبير، يمكن أن ننظر لتنظيمات المجتمع وكأنها لجانها المستديمة. فتدرس الأحزاب السياسية، ممثلة أو غير ممثلة في الهيئة التشريعية، والنقابات والجمعيات قضايا الدولة وتشارك بآرائها حولها عبر القنوات المعتمدة وبالتالي تزيد من كفاءة أجهزة الدولة التشريعية والتنفيذية والرقابية.

اللجنة المؤقتة

	اللجنة المؤقتة هي لجنة فرعية تعينها أي جهة في التنظيم من بين العضوية أو من خارجها لتساعدها في أداء مهام محددة ومؤقتة. لا يوكل لأي لجنة مؤقتة أي مهمة كلفت بها إحدى اللجان المستديمة إذا كان للتنظيم مثل هذه اللجان، كما يندر أن توكل إليها أي مهام تنفيذية وإذا تم ذلك يكون عادة في حدود ضيقة. ولجنة الصياغة مثال للجنة المؤقتة.
	يحدد النظام الأساسي طريقة تشكيل اللجان المؤقتة، ويكون رئيسها في الغالب عضواً من أعضاء التنظيم. يستحسن أن تكون اللجنة المؤقتة صغيرة في حجمها (ألا تتعدى الخمسة أعضاء مثلاً) حتى يسهل عليها أن تجتمع وأن تؤدي مهامها بسهولة.
	مهام اللجنة المؤقتة هي تلك التي تعطيها إياها الجهة التي كونتها والتي ترفع تقريرها إليها في الوقت المحدد وتكون مسئولة لديها. كثيراً ما تكون مهام اللجان المؤقتة بسيطة، فقد يطلب منها كتابة تقرير أو إجراء مقابلة مع شخص، وقد يطلب منها أن تقدم استشارة أو نصيحة أو تتقصى الحقائق عن مسألة أو تقوم بدراستها، أو تنجز عملاً.
	فقد يرغب اجتماع تنظيم من التنظيمات في إنشاء روضة أطفال في الحي، فيكون لجنة لتدرس الاحتياجات اللازمة لإنشاء هذه الروضة لأنه لا يعرف تلك الاحتياجات. تجري اللجنة الدراسات اللازمة وتجمع الحقائق عن إمكانية إنشاء روضة أطفال في الحي وترفعها في تقرير للاجتماع. يدرس الاجتماع هذه المعلومات ويقرر ما يشاء على ضوئها.
	لكن قد يطلب الاجتماع منها أن تدرس الاحتياجات اللازمة لإنشاء روضة أطفال وأن توصي أيضاً بما يمكن عمله. فترفع اللجنة دراستها وما توصي به في تقرير للاجتماع. يناقش الاجتماع التقرير ويتداول التوصية ويتبناها أو يرفضها.
	وقد يطلب الاجتماع من تلك اللجنة دراسة إمكانية إنشاء روضة أطفال في الحي ويعطيها أيضاً السلطات الكاملة التي تخولها تنفيذ المشروع. في هذه الحالة تقوم اللجنة بنفسها بدراسة وتنفيذ المهمة، لكن يكون التنظيم مسئولاً عن أي عمل قامت به.

اللجنة المشتركة

اللجنة المشتركة هي لجنة يكونها تنظيمان مختلفان (أو أكثر) لأداء مهمة معينة ذات طبيعة مشتركة بينهما أو للتنسيق بين أعمال لجنتين (أو أكثر) أو لتمثيل جهتين: المخدم والمستخْدَمين مثلاً. تحدد عضوية اللجنة المشتركة بالتساوي بين التنظيمات التي تمثلها ورئاستها دورية بينها. قد تكون اللجنة المشتركة مستديمة أو مؤقتة.

سلطات وواجبات اللجنة

	على كل تنظيم أن يستفيد استفادة قصوى من لجانه، فلا يكوِّن لجنة إلا إذا احتاج لخدماتها، وألا يكونها إلا من العدد اللازم من الأعضاء المهتمين بالمسألة التي ستعالجها. يعطي نص التكليف أو الاقتراح الذي تكونت اللجنة بموجبه، اللجنة سلطاتها ومهامها واختصاصاتها وفترة سريان صلاحياتها وطريقة عملها. قد تعطى اللجنة سلطات كاملة تخولها حق التصرف نيابة عن التنظيم، والمكتب التنفيذي خير مثال لمثل هذه اللجان. وقد تعطى سلطات محدودة أو لا تعطى أي سلطات.
	مهما يكن من أمر، ليس لأي لجنة مهما كان نوعها، بما في ذلك المكتب التنفيذي واللجنة التنفيذية، حقوق ملازمة لها تعطيها سلطات ومهام غير التي نص عليها النظام الأساسي أو أعطتها إياه الجهة التي كونتها. والجهة التي كونت اللجنة، ما لم ينص على غير ذلك، هي التي تملك سلطة تعيين رئيسها وملء أي خانة تشغر في عضويتها.
	لا يحق لأي لجنة أن تتعدى سلطاتها وحدود التفويض الممنوح لها فتفوض غيرها للقيام بما كلفت به أو تجزئ ما كلفت به بين أعضائها، أو تزيد من عدد أعضائها أو تعين عضواً جديداً إذا نقصت عضويتها. ولا يحق لأي لجنة أن تعاقب أو تحاسب عضواً من أعضائها على أي مخالفة أو نتيجة تصرف غير لائق، بل عليها أن ترفع ذلك للجهة التي كونتها لإجراء اللازم. لكن يحق لكل لجنة أن تكون لجاناً فرعية من بين أعضائها ليقوموا بمهام معينة تساعدها في أداء مهامها وتكون مسئولة لديها وليس لغيرها. إذا تعدت اللجنة سلطاتها تصبح قراراتها باطلة.
	على أمين المكتب التنفيذي أن يعرِّف كل لجنة جديدة بالمسألة التي طلب منها أن تنظر فيها والتعليمات الموجهة لها، ويمدها بأمر تكوينها وبأسماء وعناوين أعضائها، وبأي وثائق أو معلومات تحتاج إليها.

اللجان في النظام الأساسي

على كل تنظيم أن ينص في نظامه الأساسي على أسماء ومهام لجانه المستديمة حتى يستطيع أن يشكلها في الوقت المناسب. يتم تشكيل اللجان المؤقتة وأي لجان مستديمة أخرى سمح بها النظام الأساسي، باقتراح بالإحالة للجنة. عندما يعطي النظام الأساسي رئيس التنظيم الحق في أن يشكل اللجان المستديمة المنصوص عليها في النظام الأساسي، يعطيه بذلك حق تعيين أعضاء هذه اللجان وليس خلق لجان مستديمة جديدة، فهذه ليست من سلطاته.

علاقة اللجنة بالجهة التي كونتها هي علاقة الموكل بالوكيل، للجهة الموكِّلة أن تسحب التوكيل من كل اللجنة أو من بعض أعضائها متى رأت ذلك. بالتالي، يحق للجهة التي عينت لجنة من اللجان أن تبدل المهمة التي كلفتها بالنظر فيها بغيرها أو أن تستردها منها وتعطيها للجنة أخرى في أي وقت شاءت ما لم تفوض اللجنة لإنجاز تلك المهمة تفويضاً كاملاً بنص في النظام الأساسي.

حجم اللجنة

الحجم المناسب لأي لجنة هو العدد المناسب من الأعضاء الذين يمكن أن يقوموا بالمهمة أو المهام المطلوبة منهم بكفاءة، ولا داعي أن يسمى تكليف شخص واحد (لجنة) فذلك تكليف فردي. تأخذ اللجنة عندما تكون كبيرة الحجم وقتاً أطول لتؤدي مهامها، وغالباً ما تكون توصياتها أقل جودة من توصيات اللجنة صغيرة الحجم. لذلك يستحسن أن تكون اللجنة التي يوكل إليها أداء عمل ما أصغر حجماً من تلك التي يوكل إليها بحث مسألة. في كل الأحوال، يستحسن أن يكون عدد أعضاء اللجنة فردياً ليسهل ذلك حساب النصاب القانوني اللازم توافره لاجتماعاتها وليقلل من احتمالات تعادل الأصوات عندما تطرح مسألة فيها للتصويت. هذه هي النصيحة الجارية، لكن على التنظيم أن ينتبه إلى أن غياب عضو من أعضاء اللجنة من اجتماع من اجتماعاتها أو انضمام عضو بحكم منصبه إليها، قد يجعل عدد الأعضاء في الاجتماع زوجياً.

عضوية اللجنة

	بما أن الغرض من تكوين أي لجنة هو القيام بمهمة ما بأعلى كفاءة ممكنة، كان ضرورياً أن يحرص الاجتماع عند اختيار أعضائها أن يكونوا من المهتمين بالمهام الموكلة إليهم أو من المتخصصين إن أمكن وأن تكون لديهم الرغبة والوقت الكافي للعمل فيها، وأن يكونوا قدر الإمكان قادرين على العمل مع بعضهم كفريق.
	لكل عضو في التنظيم الحق في أن يكون عضواً في لجانه ما لم تكن له مصلحة خاصة في المسألة التي تنظر اللجنة فيها. إذا نص النظام الأساسي أو الأمر الذي تشكلت اللجنة بموجبه على أن يشترك عضو من أعضاء المكتب التنفيذي عضواً بحكم منصبه في لجنة من اللجان، يكون لهذا العضو كل حقوق وامتيازات أعضاء اللجنة الآخرين لكن لا ينتظر منه الانتظام في حضور اجتماعاتها. وبما أنه ليس ملزماً بحضور اجتماعاتها، فلا يعد في حساب النصاب. زيادة على عضويتها العاملة، قد تحتاج بعض اللجان لأن تدعو خبراء أو استشاريين في مجال اهتمامها من غير عضوية التنظيم لتستعين بهم مؤقتاً.
	لا يستحب أن يشترك أي شخص في عضوية أكثر من لجنة في وقت واحد مهما كان نشطاً وراغباً في العمل، ولا يحق لأي عضو في أي لجنة مستديمة أن يعمل في أكثر من لجنة مستديمة في وقت واحد.

تشكيل اللجنة

	يعطي النظام الأساسي في الأحوال المعتادة حق تشكيل (اختيار أعضاء) اللجان للمكتب التنفيذي أو لرئيس التنظيم أو لرئيس اللجنة أو لأي اجتماع من الاجتماعات أو لأكثر من طرف من هذه الأطراف. وما لم ينص النظام الأساسي على كيفية تشكيل اللجان، فإن ذلك يتم بالموافقة العامة.
	عندما يكون لرئيس التنظيم الحق في تعيين أعضاء لجنة من اللجان ويكون قد أعد قائمة عضويتها، عليه أن يتلو اسم رئيسها وأسماء أعضائها على الاجتماع ليتبناها بالتصويت. لا يحق لأي لجنة أن تباشر أعمالها إلا بعد أن يتلو الرئيس هذه الأسماء في اجتماع قانوني وتسجل في المحضر. وعندما يكون لرئيس التنظيم الحق في تشكيل اللجان، فإن هذا الحق لا يشمل رئيس الاجتماع العام أو رئيس أي اجتماع آخر إذا لم يكن هو نفسه رئيس التنظيم.
	يستحسن ألا يطلب الاجتماع من الأعضاء أن يتطوعوا لعضوية لجانه، فقد يتطوع عدد أكثر من المطلوب وقد يفتح ذلك الباب لأعضاء لا يعرفون قدراتهم الحقيقية، ويقود ذلك لوضع محرج في الاجتماع. يتم تشكيل اللجان بواحدة من الطرق التالية:
	بالاقتراع السري، خصوصاً عند اختيار أعضاء ورؤساء اللجان المستديمة الهامة وأعضاء لجنة الانتخابات.
	بالترشيح من القاعة، يقول الرئيس: “المطلوب الآن ترشيح أعضاء لجنة الدار،” فيقدم الأعضاء ترشيحاتهم، وإذا اكتفوا بترشيح العدد المطلوب، يواصل قائلاً: “رشحت الأسماء التالية لعضوية لجنة الدار [ويقرأ الأسماء]، هل هناك أي ترشيحات أخرى،” [وينتظر برهة ثم يواصل]، “بما أنه ليست هناك ترشيحات أخرى تتكون لجنة الدار من الأعضاء الذين تليت أسماؤهم”.
	باقتراح من القاعة يحدد أسماء أعضائها ورئيسها. فقد يقول عضو: “أقترح تكوين لجنة المشتريات من … رئيساً وعضوية كل من … و… و….
	وقد يرشحهم الرئيس ويتلو أسماءهم على الاجتماع قائلاً: “يرشح الرئيس السيدة … رئيسة للجنة البحث العلمي وعضوية كل من … و… و…” يراجع أعضاء الاجتماع هذه الأسماء ويحذفوا ما يرون منها، لكن ليس لهم الحق في أن يضيفوا إليها، فهذا حق كفلته هذه الطريقة للرئيس وحده. وبعد أن يكتفي الاجتماع بالتغييرات التي أحدثها على ترشيحات الرئيس، يواصل الرئيس قائلاً: “يرشح الرئيس السيدة … رئيسة للجنة البحث العلمي و عضوية كل من … و … و…، الموافقون على تكوين اللجنة كما جاء يقولون نعم، المعارضون يقولون لا”. يستفيد التنظيم في هذه الطريقة من خبرة رئيسه ومعرفته بأحوال العضوية، لكن يحتفظ لنفسه في نفس الوقت بحق رفض من يرى من المرشحين.
	وقد يعينهم الرئيس إذا أعطي هذا الحق في النظام الأساسي. فقد جرى العرف على أن يقوم رئيس التنظيم ضمن أول مهامه بعد انتخابه بتعيين أعضاء ورؤساء كل اللجان المستديمة ما عدا أعضاء لجنة الانتخابات، ثم يرفع أسماءهم للمكتب التنفيذي للموافقة عليهم. لا يصوت الاجتماع على الأعضاء الذين يعينهم الرئيس. لذلك يحتاج التعيين لحرص وتدقيق شديدين، فأي تعيين متسرع قد يفتح باب النقد واسعاً. التعيين بالتالي طريقة ناجحة إذا قام به الرئيس بحرص، وضمن فيه تمثيلاً مناسباً للجنس والأعمار ولوجهات النظر المختلفة، ووظف قدرات وخبرات وتخصصات الأعضاء بطريقة صحيحة في أعمال اللجنة. يتم التعيين الصحيح عادة بعد أن تكون مهام اللجنة قد نوقشت واتضحت مسئولياتها وبعد أن يكون الاجتماع قد تعرف على ما تحتاجه من مهارات ومن وقت لإكمال مهمتها. بالتالي، يكون الرئيس في موقف أحسن وهو يختار أعضاء كل لجنة. أيضاً عندما تتضح مهام اللجنة يمكن لأي عضو رشح لها أن يعتذر عن العمل فيها أو يوافق وهو على بينة من المهمة التي عرضت عليه.

رئيس اللجنة

	إذا قام الرئيس بتعيين أعضاء لجنة ما فإن أول عضو في القائمة يصير رئيسها تلقائياً. أما إذا قام الاجتماع العام أو المكتب التنفيذي أو أي جهة أخرى غير الرئيس بتعيين أعضاء اللجنة، فإن لهذه الجهة أيضاً الحق في أن تعين رئيسها وأن تملأ أي خانات قد تشغر في عضويتها لاحقاً. إذا لم تحدد الجهة التي عينت اللجنة رئيسها بأي من الطرق أعلاه، واكتفت بتوجيه أحد أعضائها المعينين لدعوتها للاجتماع الأول، أو دعا لاجتماعها وترأسه مؤقتاً العضو الذي نال أعلى الأصوات عند اختياره، حينئذ، يكون أول عمل تقوم به اللجنة هو انتخاب رئيسها. ولأن الواقع يؤكد أن من يأتي أول قائمة أعضاء اللجنة أو الذي يعين رئيساً مؤقتاً لها غالباً ما يواصل عمله رئيساً لها، فإن على الجهة التي تختار أعضاء أي لجنة أن تتأكد من مؤهلات العضو الذي تسميه أولاً. قد لا تحتاج اللجان الصغيرة، خصوصاً اللجان المؤقتة، لرئيس ليدير أعمالها.
	رئيس اللجنة هو مقررها المسئول عن إعداد تقريرها ورفعه للجهة التي طلبته، لكن قد تكلف بعض اللجان أمين اللجنة أو أي عضو آخر من أعضائها ليكون مقررها. على عكس رئيس الاجتماع العام، فإن رئيس اللجنة يشارك مشاركة كاملة في مداولاتها.
	يحدد رئيس اللجنة الأماكن والأوقات المناسبة لانعقاد جلسات لجنته، ويتأكد من أن كل أعضائها، بمن فيهم الأعضاء بحكم مناصبهم، يعرفون قبل وقت كاف مهامها ومكان وزمان وتاريخ انعقادها. يفتتح الرئيس كل اجتماع من اجتماعات لجنته في الموعد المحدد بعد أن يكتمل نصابه، ويديره بطريقة جادة ومنظمة مراعياً فيه أن يكون ودياً بقدر الإمكان، ويساعد الأعضاء في الحصول على أي معلومات يحتاجون إليها أثناء المداولات وذلك بأن يحتفظ تحت يده بكل الوثائق اللازمة.
	يدير الرئيس الاجتماع كمنسق ومشارك وموجه للأدوار أكثر منه رئيساً، ويعطي وقتاً كافياً لكل عضو ليشارك في النقاش وبالتالي يشجع انسياب أكبر قدر ممكن من المعلومات بين الأعضاء. هذه وظيفة هامة من وظائف الرئيس خصوصاً حين يكون غرض اللجنة هو استخلاص أكبر قدر من المعلومات والخبرة من الاختصاصيين أو الخبراء الذين يشاركون في عضويتها. ينهي الرئيس مداولات كل جلسة بكلمات تشجيع وشكر للأعضاء، ويلخص ما دار فيها وما توصل إليه من نتائج ثم يذكر كل واحد بما عليه أن يقوم به حتى موعد الجلسة التالية.

تبعية اللجان

تتبع اللجنة دائماً للجهة التي كونتها وتكون مسئولة لديها. تتبع اللجان المستديمة للاجتماع العام أو للمكتب التنفيذي حينما يقوم مقام الاجتماع العام بين دورات انعقاده وتكون مسئولة لديه وتحت سيطرته. إذا عين الاجتماع العام أو رئيس التنظيم أو المكتب التنفيذي أي لجنة مؤقتة فإن تلك اللجنة تكون مسئولة لدى الجهة التي عينتها.

رئيس التنظيم في اللجان

قد ينص النظام الأساسي على أن يكون رئيس التنظيم عضواً بحكم منصبه في كل اللجان ما عدا لجنة الانتخابات. بهذه الصفة، تكون للرئيس نفس حقوق غيره من أعضاء كل لجنة، وذلك بأن يحضر اجتماعاتها، وأن يشارك في الاقتراحات والمداولات وفي التصويت، لكنه لا يعد في حساب النصاب اللازم توافره لهذه الاجتماعات لأنه من غير المتوقع أن يستطيع المواظبة على حضورها ولا يطلب منه ذلك. لا ينوب نائب الرئيس عن الرئيس في عضوية أي لجنة من اللجان إذا كان الرئيس عضواً بحكم منصبه في تلك اللجنة ما لم يعط ذلك الحق بنص صريح في النظام الأساسي.

قواعد أداء اللجنة

النصاب القانوني في اجتماعات أي لجنة هو أغلبية عضويتها وتجاز القرارات فيها بأغلبية الأصوات ما لم ينص النظام الأساسي على غير ذلك. ترفع اللجنة نتائج نشاطها للجهة التي كونتها في شكل وقائع أو في تقرير يحوي نتائج أعمالها وتوصياتها. لا يأخذ تقرير اللجنة أي صبغة رسمية إلا بعد أن يرفع للجهة التي طلبته وإلا بعد أن تقرر فيه. لا يحق لأي لجنة أن تصدر قراراً تجمد بموجبه نشاطها أو تحل به نفسها، وإذا أراد أحد أعضائها أن يستقيل، فعليه أن يتقدم باستقالته للجهة التي كونت اللجنة. تملأ الخانات التي تشغر بالاستقالة من عضوية اللجنة بنفس الطريقة التي ملئت بها أول مرة ما لم ينص النظام الأساسي على غير ذلك.

تناقش اجتماعات اللجان والمكاتب التنفيذية مسائل فيها كثير من الخصوصية والسرية، وبالتالي على أعضائها عدم إفشاء ما يدور فيها، ولا يحق لأي شخص غير عضو في اللجنة أن يحضر اجتماعاتها ما لم يدع لها أو تطلبه اللجنة لتستأنس برأيه وخبرته، أو طلب هو من اللجنة أن تستمع لرأيه وأذنت له. مهما يكن من أمر، على أي شخص شارك في اجتماع أي لجنة من اللجان ولم يكن عضواً فيها، أن يغادر الاجتماع حين تبدأ اللجنة مداولاتها لكي تتخذ قراراتها. أيضاً، وتأكيداً لهذه الخصوصية فإن وقائع ومحاضر اجتماعات كل اللجان لا تتاح لغير أعضائها.

إجراءات مداولات اللجنة

	على اللجنة أن تجتمع لتنجز ما كلفت به وأن ترفع نتائج نشاطها في تقرير للجهة التي كلفتها. إذا حددت اللجان المستديمة أوقات اجتماعاتها، فإنها لا تحتاج بعد ذلك لأن تدعو لها. لكن إذا لم تحدد ذلك، فيجب الدعوة لكل اجتماع قبل أسبوع على الأقل من ميعاد انعقاده.
	تعقد اللجنة اجتماعاتها بالطريقة التي يراها أعضاؤها وتكون مريحة لهم ويندر أن تعقدها بطريقة دورية. على رئيس اللجنة مسئولية دعوة لجنته للاجتماع، وإذا فشل في ذلك، فيجوز لعدد لا يقل عن ثلث الأعضاء دعوتها.
	تدار جميع اجتماعات اللجان مهما كان حجمها أو نوعها بنفس الطريقة وتنطبق عليها كل أحكام التنظيم وقوانينه وقواعده وأوامره المستديمة خصوصاً تلك التي تحدد طرق التصويت وحق الرئيس في أن يستعمل صوت الترجيح إذا شاء.
	يمكن للجان الصغيرة أن تتغاضى عن بعض الضوابط الصارمة التي تطبق بدقة على الاجتماعات كبيرة الحجم. فيمكن لرئيس اللجنة أن يشارك في النقاش وفي التصويت وأن يطرح أي اقتراحات دون أن يقف أو يتنحى عن كرسيه. وإذا قدمت مسألة للاجتماع وكانت واضحة لكل الأعضاء وكان الاقتراح الذي قدمها مفهوماً ضمناً، يمكن مناقشتها والتصويت عليها برفع الأيدي أو بأي طريقة مناسبة أخرى دون أن تطرح لذلك باقتراح. لا يحتاج كل قرار لأن تقره اللجنة بالتصويت إلا إذا تعلق بمسألة هامة، وتجاز أغلب الاقتراحات بالموافقة العامة.
	يمكن للعضو أن يتحدث جالساً وأن يتحدث أكثر من مرة ولأوقات متفاوتة الطول دون تحديد للمدة حسب حجم الاجتماع وطبيعة المسألة المطروحة للنقاش. لا تحتاج الاقتراحات التي تطرح أثناء اجتماعات اللجان لتثنية، ولا يسمح في اجتماعات اللجان بقفل باب النقاش، كما يمكن إعادة النظر في مسألة انتهى تداولها بل وتم التصويت عليها باقتراح بإعادة النظر في قرار على أن يكون ذلك قبل أن ترفع اللجنة تقريرها. عندما يحيل اجتماع من الاجتماعات اقتراحاً للجنة، لا يستطيع بعد ذلك أن ينظر في نفس الاقتراح أو في أي اقتراح متعلق به حتى ترفع اللجنة تقريرها وتوصياتها إليه. يستحسن أن تحال أي خلافات إجرائية لم تستطع اللجنة حسمها لرئيس التنظيم للبت فيها قبل أن تستفحل.

وقائع اجتماعات اللجنة

قبل أن تتخذ أي لجنة قراراتها وترفع تقريرها عن المسألة التي طلب منها أن تنظر فيها، عليها بالطبع أن تتناول تلك المسألة بالدراسة. فتطرح كل البدائل الممكنة للتحليل الدقيق واضعة في الاعتبار فوائد ومضار أو إيجابيات وسلبيات كل بديل وتوازن بينها لتختار أحسنها، ثم تكتب تقريرها الذي تعطي فيه الأسباب التي تدعم بها توصياتها. على مقرر كل لجنة أن يسجل كل ما دار في جلسات اللجنة تسجيلاً دقيقاً لأن هذه الوقائع هي المادة التي يعد منها تقريرها. على المقرر أيضاً أن يسجل الخطوات التي اتبعتها اللجنة في الوصول لقراراتها، ووجهات نظر أعضائها في المسائل التي ناقشتها أو بحثتها، ويدون أي معلومات جمعتها أو مهام أنجزتها.

فوائد اللجنة

	يرفع التنظيم من فاعليته حين تنجز لجانه بعض المهام التي كان عليه أن ينجزها في اجتماعاته الدورية خصوصاً المهام التي لا تهم أغلبية الأعضاء، ويقلل بالتالي من عدد اجتماعاته أو يقصر من مدتها، وقد يعطي نفسه بذلك وقتاً أطول لتداول مسائل أخرى.
	يجني التنظيم فوائد أخرى عندما يلجأ لخدمات اللجان. ففيها يشرك أغلب أعضائه في تنفيذ مهامه وتطوير أفكاره. وبها يدربهم على مهارات العمل مع الآخرين، وينمي روح التعاون بينهم، وروح الانتماء له، ويعطي منابر لأعضائه الجدد ينمون فيها قدراتهم في جو ودي. يستغل التنظيم في لجانه كفاءات وإبداع المتخصصين والخبراء من عضويته ومن غير عضويته في فحص ودراسة المسائل التي تهمه في أناة وبتفصيل وعناية بعيداً عن ضوابط المداولات الصارمة التي يجب مراعاتها في الاجتماعات كبيرة الحجم. ومن خلال اللجان يوزع التنظيم مهامه الروتينية بين أعضائه بطريقة عادلة، وينسق ويراقب ويراجع ويتابع سير عملياته في مستوياتها المختلفة ليكشف عن أوجه القصور المحتملة ويتلافاها قبل أن تستفحل.
	تعطي بعض اللجان رأياً محايداً في المسائل التي تتطلب مثل هذا الرأي وتحسم كثيراً من المسائل المزعجة أو المحرجة بعيداً عن الإعلان خصوصاً المسائل المالية وتلك التي تتعلق بشئون الأفراد (لجان الترقيات والمكافآت والعلاوات، أو اختيار الأعضاء الفخريين، ولجان التحقيق والمحاكمات، … الخ)، كما يخلق بعضها الآخر التوازن في التنظيم حين تمثل فيها المصالح ووجهات النظر والفئات والإدارات المختلفة (لجان الميزانية والخطة، والسياسات، … الخ).

مساوئ اللجان

	وللجان بعض المساوئ، فقد تضعف من سلطة التنظيم وقد تفقده سيطرته على زمام الأمور وتشتت من وحدة سياساته، خصوصاً إذا أعطى عدداً كبيراً منها سلطات كاملة. لتفادي هذا الاحتمال، على التنظيم أن يحدد مهام لجانه بوضوح وأن يعمل رئيس التنظيم عضواً بحكم منصبه في كل لجنة خصوصاً اللجان المستديمة.
	تفسح اللجان المجال واسعاً لكل عضو في أن يناقش المسألة المعروضة أمامها باستفاضة وأن يعترض على أي رأي في أي وقت شاء، وبالتالي فإن بعض المهام المطروحة عليها قد تستغرق وقتاً طويلاً لإنجازها خصوصاً عندما تكون إداراتها متهاونة في ضبط مواعيد جلساتها. وقد تكون بعض اللجان مكلفة مالياً إذا كانت كبيرة في حجمها وطلب منها أن تسافر لأداء مهامها. قد تحول بعض الإدارات الضعيفة بعض مهامها الصعبة للجان خوفاً من مواجهتها أو رغبة في التخلص منها، وقد تتعمد بعضها اختيار أعضاء لجنة من اللجان بطريقة تضمن بها عدم وصول تلك اللجنة لقرار فيما كلفت به، فتجعلها مقبرة للقضايا، ولذلك تواتر القول: “إذا أردت أن تقتل مسألة فكوِّن لها لجنة”. وقد يوزع التنظيم أعضاءه المشاغبين على اللجان ليسكتهم.
	ولأن اللجنة صغيرة في حجمها، قد تطفو النزاعات الشخصية لسطحها بسهولة، وقد تهيمن على أعمالها شخصية أو شخصيات قوية فتصبح القرارات الصادرة عنها قرارات فردية أكثر منها قرارات لجنة. ولصغر حجمها أيضاً، قد يرضي الأعضاء بعضهم بعضاً وهم يقررون في المسائل أو يستعجلون إنهاء أعمالها إذا طالت مدتها فيرضون بحلول وسط أو بدون حلول أو قرارات فيما كلفوا به. وقد لا يشعر عضو اللجنة بأنه مسئول مسئولية كاملة عن المهمة الموكلة للجنة التي يعمل فيها، وبالتالي لا يشارك بحماسة في أعمالها بل يتكل على غيره.

حل اللجنة

إذا فشلت لجنة من اللجان في أن ترفع تقريرها في الوقت المحدد، أو إذا رفعت تقريراً جزئياً رأى الاجتماع بعده ألا ضرورة لمواصلة أعمالها، فيمكنه أن يحلها ويحيل المسألة للجنة أخرى أو يصرف النظر عنها. يمكن للاجتماع أن يحل اللجنة أو يحدد لها ميعاداً آخر لترفع فيه تقريرها أو يعدل أوامر تكليفها، عن طريق اقتراح يمكن أن يناقش وأن يعدل ويحتاج للأغلبية لتبنيه ولإخطار. تعتبر أي لجنة مؤقتة منحلة تلقائياً إذا انتهت من أعمالها ورفعت تقريرها للجهة التي كونتها. كذلك تحل كل لجنة مؤقتة لم ترفع تقريرها للجهة التي كونتها إذا كانت تلك الجهة منتخبة أو معينة وانتهت مدتها.