ما هي وظيفة الاقتراحات الإجرائية؟

تساعد الاقتراحات الإجرائية في معالجة الاقتراح الأصلي بالتأثير عليه بطريقة أو بأخرى دون أن تتسبب في رفضه أو تبنيه صراحة، وبالتالي لا تستعمل إلا عندما يكون هناك اقتراح أصلي مطروح للنقاش. والغرض الحقيقي لهذه الاقتراحات هو أنها ترفع من كفاءة الاجتماع في أن ينجز أعماله بأسرع وأحسن الطرق الممكنة. يتبنى هذا الكتاب سبعة اقتراحات إجرائية يناقشها بالتفصيل أدناه. تستعمل هذه الاقتراحات لتحقق واحداً من الأغراض التالية:

ضوابط الاقتراحات الإجرائية

لأهمية الاقتراحات (والطلبات) الإجرائية على الأعضاء أن يستعملوها بحكمة لتؤدي أغراضها. ينظر الاجتماع في أي اقتراح من هذه الاقتراحات قبل أن يبدأ نقاش الاقتراح الأصلي أو أثناء نقاشه، لأن هذه الاقتراحات قد جاءت لتساعده في معالجته.

لهذه الاقتراحات أيضاً أسبقيةفيما بينها وذلك لأسباب منطقية أشرنا إليها. فالاقتراح الذي ينهي العمل بطريقة أسرع وبكفاءة أعلى، تكون له الأسبقية على غيره. نورد في الجدول التالي الاقتراحات الإجرائية السبعة التي يتبناها هذا الكتاب وأهم ضوابطها:

أدناه الشروط التي يجب أن تتوافر في أي تعديل يقدم على أي اقتراح:

طرق التعديل

طرق التعديل هي الإضافة، الحذف، الحذف والاستبدال، وتبديل كل صيغة الاقتراح:

التعديل بملء خانات فارغة

التعديل بملء خانات فارغة هو أن يخلق الأعضاء خانة فارغة في أي اقتراح أصلي أو في أي تعديل عليه ثم يملأوا تلك الخانة. وهذه طريقة سهلة ومريحة ومفيدة في معالجة الاقتراحات التي تحتوي على أرقام، أو تواريخ، أو كميات، أو كلمات، أو عبارات، أو أسماء (أشخاص ومواقع) قابلة لعدة بدائل.

فقد يحتار الأعضاء أمام البدائل الممكنة للمبلغ الذي يودون صرفه لشراء أثاث جديد، أو أي المدن ستستضيف مهرجان الشباب الوطني القادم، أو ما هي الكلمة التي تعبر عن رغبتهم من بين قائمة الكلمات التالية: ندين، نشجب، نندد، … الخ. الحل هو خلق خانة فارغة.

يضع الاجتماع قائمة بهذه البدائل أو الكلمات المترادفة أو غيرها أمام الأعضاء بأي طريقة مناسبة. فقد يكتبها الرئيس على سبورة أو يطلب من كل عضو أن يدونها على ورقة أمامه، لينظر فيها الأعضاء ويفاضلوا بينها قبل أن يختاروا أحسنها.

نعطي مثالاً نوضح به كيف يمكن للاجتماع أن يخلق خانة فارغة في اقتراح من الاقتراحات وكيف يملأ تلك الخانة. لنفترض أن الاقتراح الأصلي الذي طرحه أحد الأعضاء كان كالآتي: "أقترح، مساعدة لجنة البيئة بمبلغ لا يتعدى 5000 جنيه." يمكن لعضو آخر أن يقترح حذف مبلغ 5000 جنيه وخلق خانة فارغة مكان هذا المبلغ حتى يفتح بذلك الباب لتقديم البديل المناسب الذي يساعد به الاجتماع لجنة البيئة.

يطلب الرئيس من الأعضاء أن يتقدموا ببدائلهم لملء الخانة الفارغة (تماماً كما يفتح باب الترشيحات) بقوله: "قدم اقتراح لمساعدة لجنة البيئة بمبلغ لا يتعدى (خانة فارغة) جنيه، ما هو المبلغ الذي ترونه لملء الخانة الفارغة؟" فيتقدم الأعضاء بالبدائل التي يرونها. عضو: "450 جنيه"، آخر: "1500 جنيه"، آخر: "3500 جنيه". وبعد أن يتقدموا بعدد مناسب من البدائل، يطلب الرئيس التصويت عليها قائلاً: "هل هناك أي بدائل أخرى قبل أن نصوت لملء الخانة الفارغة؟" إذا لم يتقدم أحد بأي اقتراح لمبلغ آخر، يسأل الرئيس الأعضاء رأيهم بصيغة مثل: "الذين يرون أن تملأ الخانة بمبلغ 5000 جنيه يقولون نعم، الذين لا يرون أن تملأ الخانة بمبلغ 5000 جنيه يقولون لا، الذين قالوا لا يفوزون. الذين يرون أن تملأ الخانة بمبلغ 3500 جنيه يقولون نعم، الذين لا يرون أن تملأ الخانة بمبلغ 3500 يقولون لا، (وإذا أحرز الذين قالوا نعم الأغلبية)، يفوز الذين قالوا نعم. تملأ الخانة بمبلغ 3500 جنيه"، وينتهي التصويت على البدائل عند هذا الحد، فلا يصوت على البدائل الباقية.

يسأل الرئيس الأعضاء رأيهم في مثل هذه البدائل بأي تسلسل منطقي يراه لكن غالباً ما يبدأ في الشراء بأعلى مبلغ، في البيع بأقل مبلغ، أو يبدأ بأعلى رقم، بأهم مدينة، وفي الكميات والتواريخ بأقلها حظاً في الفوز، وفي الكلمات والعبارات والأسماء بالأسبقية التي قدمت بها للاجتماع.

يمكن التصويت لملء الخانة الفارغة بأي طريقة يراها الأعضاء. فقد يرون أن يتم ذلك بالاقتراع السري إذا تعلق الأمر بمسألة هامة مثل أي المدن ستستضيف المؤتمر العام التالي، لكن في الغالب يتم شفوياً.

الاقتراح الذي يطلب خلق خانة فارغة لا يناقش، لكن يطرح كل مبلغ بديل كاقتراح قائم بذاته ويمكن أن يناقش لكن لا يعدل ويحتاج للأغلبية لإجازته. يلاحظ هنا أيضاً أن ملء الخانة الفارغة لا يجيز الاقتراح الأصلي بل يعدل صيغته فقط، والصيغة المعدلة (الاقتراح الموضوعي) هي التي ستطرح للنقاش والتصويت (أنظر إجراءات التداول صفحة 45). ففي المثال أعلاه يقول الرئيس: "الاقتراح بمساعدة لجنة البيئة بمبلغ 3500 جنيه الآن مطروح للتداول، هل هناك أي نقاش؟" ثم بعد أن يأخذ هذا الاقتراح حظه من النقاش يطرحه الرئيس للتصويت. إذا لم تملأ الخانة الفارغة لأنه لم يحرز أي بديل الأغلبية، لا تملأ الخانة، ويعني ذلك ضمناً أن الاجتماع لا يرغب في إجازة الاقتراح بمساعدة لجنة البيئة.

إذا كانت الخانات الفارغة هي انتخاب ثلاثة أعضاء لجنة ورشح الأعضاء ثلاثة فقط، يمكن للاجتماع أن يتبنى هذه الأسماء بالموافقة العامة. أما إذا كان العدد أكثر من ثلاثة فيفتح الرئيس باب التصويت عليهم بدءاً بأول المرشحين، ويملأ الخانات الثلاثة بأول ثلاثة أحرز كل واحد منهم الأغلبية. إذا لم يحدد الاقتراح عدد الأعضاء المطلوب انتخابهم لتلك اللجنة، يواصل الرئيس ملء خانات جديدة بأسماء جديدة ويضيف كل اسم أحرز الأغلبية حتى يكتفي الأعضاء. لا تملأ أي خانة فارغة بالأكثرية.

(2) تأجيل اقتراح

يؤجل هذا الاقتراح مناقشة اقتراح معين ليستأنف نقاشه مرة أخرى في وقت أو يوم آخر أو في اجتماع تال تحدد ميعاده بالفعل أو بعد حدث معين. يجب ألا يستعمل الاجتماع هذا الاقتراح لرفض ذلك الاقتراح بتأجيله دون أن يحدد وقتاً آخر للنظر فيه مرة أخرى. الطريقة المثلى لتبني أو رفض أي اقتراح هي بالتصويت عليه.

يؤجل الاجتماع النظر في بعض الاقتراحات لعدة أسباب. فقد يطرأ ظرف يستدعي عدم إصدار قرار فيها، أو لمعالجتها في ظرف أحسن في المرة القادمة، أو لأن أمراً عاجلاً قد طرأ يستدعي النظر فيه حالاً، أو ليستعجل معالجة اقتراح هام وضع متأخراً في جدول الأعمال. وقد يؤجل الاجتماع النظر في اقتراح من الاقتراحات إذا احتاج الأعضاء لمعلومات أكثر عنه أو إذا أرادوا أن يعطوا أنفسهم مهلة قبل التقرير فيه، أو إذا لم يبد الأعضاء حماسة أو رغبة في نقاشه في ذلك الحين لسبب أو لآخر.

عندما يؤجل اجتماع النظر في اقتراح من الاقتراحات، يؤجل معه كل ما تعلق به من تعديلات، ويضعه تلقائياً في جدول أعمال الاجتماع الذي تأجل إليه في بند (أعمال أخرى) وعندما يستأنف النقاش فيه يستأنفه من حيث انقطع فيه وفي تعديلاته.

كل دورة من دورات انعقاد الاجتماع العام مستقلة عن الدورات السابقات واللاحقات، وليس لأي دورة الحق في أن تقيد بعمل ما حق الأغلبية في دورة أخرى، أو أن تضع اقتراحاً ما خارج سلطتها في أن تتداوله إلا إذا كان هناك نص في النظم المتبعة يجيز هذا التصرف. وبالتالي، لا يمكن تأجيل النظر في أي اقتراح لأبعد من الاجتماع التالي مباشرة، ويسقط الاقتراح إذا لم ينظر الأعضاء فيه حتى نهاية الاجتماع التالي. عندما يباشر الاجتماع النظر في اقتراح مؤجل في الموعد الذي حدد لذلك، ليس لأي عضو استنفد فرصه في الحديث أن يتحدث مرة أخرى.

يستعمل هذا الاقتراح لتأجيل الاقتراحات الأصلية فقط، ولا يمكن تقديمه أثناء حديث عضو آخر، ويحتاج لتثنية ولإذن بالكلمة. يناقش هذا الاقتراح باقتضاب في حدود ما يكون مقنعاً بالتأجيل لأن نقاشه يتنافى مع طبيعته، ويقدم له العضو بكلمات تبرر السبب أو الظرف الطارئ الذي استدعى طرحه. يحتاج تأجيل الاقتراح للأغلبية لإجازته.

تختلف صيغة (تأجيل اقتراح) باختلاف أهدافه، مثلاً:

(3) الإحالة للجنة

يحيل هذا الاقتراح المسألة المطروحة للتداول لجهة ما (للجنة مستديمة أو مؤقتة، أو لعضو، أو للمكتب التنفيذي أو للرئيس) لإعطائها ما تستحق من خصوصية إذا تعلقت بقضية حساسة، أو لدراستها، أو تعديل صيغة الاقتراح الذي طرحت به، أو جمع معلومات أوفى عنها، ومن ثم رفع تقرير بشأنها للاجتماع ليعالجها بعدئذ بطريقة أفضل.

إذا أحال هذا الاقتراح مسألة للجنة مؤقتة، فيكوِّن الاقتراح نفسه تلك اللجنة ويحدد عدد وأسماء وطريقة اختيار أعضائها ومواعيد اجتماعاتها، ويعطيها التعليمات اللازمة لعملها والسلطات التي تمكنها من ذلك نيابة عنه، ويعطيها الحق في أن تستشير من ترى من ذوي الخبرة والاختصاص وأن تعين لجاناً فرعية من غير عضويتها لتساعدها في أداء مهمتها، كما يحدد لها الموعد الذي ترفع فيه تقريرها. أما إذا أحيلت المسألة للجنة مستديمة، فيحدد الاقتراح اسمها. في كل حالة، على الرئيس أو أمين المكتب التنفيذي أن يعطي كل لجنة التعليمات اللازمة لعملها شفوياً أو بواسطة مذكرة.

يمكن أن تعاد المسألة لنفس اللجنة أو للجنة أخرى أكثر من مرة حتى تستوفي الدراسة اللازمة. كما يمكن للاجتماع أن يعطي اللجنة أي توجيهات إضافية عندما يرى ضرورة لذلك على أن يكون ذلك قبل أن ترفع تقريرها.

يحتاج الاقتراح بالإحالة للجنة لتثنية ويمكن مناقشته على أن ينحصر النقاش في فائدة الإحالة وتفاصيلها لأن المسألة التي أحيلت للجنة ستناقش بإسهاب بعد أن ترفع اللجنة تقريرها. ويمكن تعديل الاقتراح بالإحالة للجنة: ففي حالة الإحالة للجنة مستديمة، يمكن تعديل اسم اللجنة التي سيحال إليها الاقتراح، وفي حالة الإحالة للجنة مؤقتة، يمكن تعديل تكوينها وأوامر تكليفها.

لهذا الاقتراح الأسبقية على الاقتراح بالتعديل ويحتاج للأغلبية لتبنيه. يأتي الاقتراح بالإحالة للجنة في عدة صيغ منها:

(4) قفل باب النقاش

ينهي هذا الاقتراح تداول أي اقتراح آخر قيد النقاش، ويبدأ التصويت لأخذ قرار فيه. لا يبدأ الرئيس إجراءات قفل باب النقاش تمهيداً لطرح أي اقتراح للتصويت إلا إذا كان في تقديره أن الاقتراح قد أخذ حقه من النقاش حسب أهميته، وبعد أن أعطى الكلمة لكل من طلبها.

يبدأ الرئيس خطوات قفل باب النقاش قائلاً: "هل هناك مزيد من النقاش؟" وإذا لم يستجب أحد طالباً الكلمة أو لم يعترض أحد، يطلب من الأعضاء التصويت على الاقتراح بالطريقة المتبعة أو بالطريقة التي يختارها الأعضاء.

سلطة قفل باب النقاش من صميم سلطات الاجتماع، وصيغة "هل هناك مزيد من النقاش؟" هي الصيغة التي يأخذ بها الرئيس هذه السلطة. إذا لم يوافق الأعضاء على طلب الرئيس، يمكن للرئيس أو لأي عضو من الأعضاء أن يقترح قفل باب النقاش. إذا سقط هذا الاقتراح يواصل الاجتماع نقاش الاقتراح الأصلي حتى يقترح عضو آخر مرة أخرى قفل باب النقاش في وقت لاحق، أو يجدد الرئيس طلبه عندما يتقدم التداول لفترة معقولة أخرى أو لفترة تحدد طولها اللائحة الداخلية. يمكن لأي عضو من الأعضاء أن يقترح قفل باب النقاش أثناء حديث عضو آخر وفي أي مرحلة لكن بعد استئذان الرئيس في الكلام. يحتاج هذا الاقتراح لتثنية ولا يعدل ويبت فيه دون مناقشة، لأن طبيعته تهدف لتحديد النقاش. يسقط الاقتراح بقفل باب النقاش إذا لم يحرز الأغلبية ويواصل الاجتماع النقاش من حيث انقطع.

يحق للرئيس أن يرفض هذا الاقتراح إذا رأى أن فيه تعطيل للاجتماع. ينتهي مفعول الاقتراح بقفل باب النقاش في اقتراح معين بنهاية الاجتماع أو الاجتماع العام الذي أقترح فيه.

إذا قفل الاجتماع باب النقاش، تعطي بعض التنظيمات صاحب الاقتراح الأصلي الفرصة الأخيرة في الحديث ويكون بذلك آخر المتحدثين ليدفع بعض الحجج التي وجهت ضد اقتراحه وذلك قبل التصويت عليه.

إذا كان التداول يجري حول اقتراح بتعديل الاقتراح الأصلي، يطرح التعديل وحده للتصويت، يواصل بعده الاجتماع تداول الاقتراح الأصلي حتى يقفل باب النقاش فيه بالطريقة أعلاه في الوقت المناسب. وإذا قفل باب النقاش في كل الاقتراحات المطروحة للتداول، يقف النقاش فيها جميعاً ويبدأ التصويت عليها بالترتيب المعتاد.

يأتي الاقتراح بقفل باب النقاش بصيغة من الصيغ التالية:

(5) إعادة النظر في قرار

يعيد هذا الاقتراح للتداول اقتراحاً أصلياً تم اتخاذ قرار فيه في وقت سابق، ويعيده للحالة التي كان عليها قبل آخر تصويت عليه وكأن ذلك التصويت لم يتم. فقد أكد واقع الممارسة في اجتماعات كل التنظيمات أن الأعضاء يحتاجون أحياناً لمراجعة قراراتهم السابقة خصوصاً إذا اتخذت على عجل أو اعتمدت على معلومات ناقصة، وذلك لتلافي ما قد ينجم عنها من مخاطر، أو إذا استجدت معلومات أو توافرت معرفة أكبر أو أدق وأفكار جديدة قد تؤثر في تقييم الأعضاء لها إذا أعادوا النظر فيها. وبواسطة هذا الاقتراح يمكن أن يحل الاجتماع لجنة من لجانه ويقر أو لا يقر عملاً قام به بعض الأعضاء في اجتماع لم يكن نصابه مكتملاً. يستعمل هذا الاقتراح لإعادة النظر في أي قرار سابق ما لم يكن ضمن القرارات التي استثناها التنظيم أو حدد الشروط اللازمة لإعادة النظر فيها. فلا يمكن إعادة النظر في أي مادة من مواد النظام الأساسي مثلاً إلا في اجتماع عام وبالشروط التي نص عليها النظام الأساسي نفسه.

وعندما يعيد اجتماع من الاجتماعات النظر في قرار، قد يلغيه أو يعدله، ويشمل الإلغاء أو التعديل أي جزء من ذلك القرار لم ينفذ بعد إذا كان ذلك ممكناً. لكن لا يمكنه تعديل أو إلغاء أي قرار بدأ أو تم تنفيذه، أو كان القرار في صيغة عقد أخطرت أطرافه، أو إذا تبنى التنظيم نتيجة لذلك القرار مسائل لا يمكن الرجوع عنها.

يأتي هذا الاقتراح من أي عضو من أعضاء التنظيم في أي اجتماع من الاجتماعات وبعد مضي أي فترة على تبني القرار المعني. إذا أجاز الاجتماع إعادة النظر في قرار من القرارات، قد يطلب الأعضاء أيضاً حذف ذلك القرار من محضر الاجتماع الذي اتخذ فيه. إذا أجيز الحذف، يرسم الأمين دائرة حول نص القرار الذي ألغي ويكتب حولها ما يفيد ذلك ويوقع على نفس المكان. يحتاج حذف الاقتراح من محضر الاجتماع الذي اتخذ فيه للأغلبية لتبنيه.

يعطي الرئيس صاحب الاقتراح بإعادة النظر في قرار الأسبقية في أن يتحدث لأنه غالباً ما تكون لديه أسباب أو أفكار جديدة يجود بها صيغة ذلك القرار أو يعطي بها حلاً جديداً. ينظر الاجتماع في الاقتراح بإعادة النظر في قرار بأسرع ما يمكن ولا يؤجل ذلك لاجتماع تال، لأن هذا الاقتراح يوقف تنفيذ القرار المعني حتى ينظر ويبت فيه (أي ينظر ويبت في الاقتراح بإعادة النظر في قرار).

يمكن أن يطرح هذا الاقتراح في أي وقت أثناء الاجتماع ولو كان ذلك أثناء نقاش اقتراح آخر، وبالتالي يمكن أن يقاطع صاحبه متحدثاً آخر إذا دعا الحال. يحتاج الاقتراح لتثنية، ويمكن أن يناقش في حدود الأسباب التي تستدعي إعادة النظر في الاقتراح المعني. لا يعدل هذا الاقتراح، ويحتاج للأغلبية لإجازته.

يأتي اقتراح (إعادة النظر في قرار) بصيغة مثل:

(6) الاستئناف

يحتاج الرئيس لسلطات كافية يدير بها الاجتماع الذي يترأسه، فالأحكام التي يصدرها ملزمة للتنظيم لأن التنظيم هو الذي أعطاه هذه السلطات. لكن وضعت قواعد المداولات في نفس الوقت ضوابط لهذه السلطات تمكن الأعضاء من مراجعة أحكام الرئيس إذا كانت جائرة أو خاطئة في حقهم أو في حق الاجتماع أو التنظيم أو جاءت دون سبب أو عذر مقبول. الاستئناف واحد من أهم هذه الضوابط التي تتيح مراجعة أحكام الرئيس حتى لا تصبح تسلطية لا مراجعة فيها.

يمكن لأي عضو من الأعضاء في أي اجتماع باستعمال هذا الاقتراح (وليس بأي طريقة أخرى) أن يستأنف ضد أي حكم أصدره رئيس الاجتماع إذا كان ذلك الحكم وجهة نظر الرئيس في أمر من الأمور أو حكمه أو تقديره وتقييمه الشخصي للمسألة المعنية. إذا لم يتبن التنظيم مرجعاً عاماً، عليه أن يحدد في نظامه الأساسي أو في لائحته الداخلية أو في كليهما طريقة الاستئناف. يمكن للأعضاء أن يستأنفوا حكم الرئيس في الحالات التالية على سبيل المثال:

يمكن لأي عضو أن يستأنف للاجتماع في أي حالة من هذه الحالات، وعلى الاجتماع أن يقرر بالتصويت فيدعم أو يبطل حكم الرئيس (ويعفي الرئيس في بعض الأحيان من مسئولية اتخاذ قرار هام أو آخر يشك في صحته). لكن لا يمكن للاجتماع أن يعدل أي قاعدة من قواعد المداولات أو أي إجراء أو أي حكم من أحكام وثائقه الحاكمة إلا بتعديلها بالطرق التي أقرها التنظيم نفسه. لا يجوز لأي عضو أن يستأنف على الآتي:

يجب أن يطرح الاستئناف على أي حكم فور وقوعه ولا ينظر فيه إذا بدأ الاجتماع عملاً جديداً ما لم يتعلق الحكم بخرق للنظام الأساسي أو لقواعد المداولات فيطرح وينظر فيه في أي وقت ينتبه إليه أحد.

يمكن لصاحب الاستئناف أن يقاطع أي متحدث وذلك لأن طبيعة الاستئناف عاجلة، وبالتالي ينظر الاجتماع ويبت فيه حال طرحه، ولنفس السبب لا يمكن للاجتماع أن يحيله للجنة. لا يحتاج الاستئناف لمثن، لأن طابعه شخصي فقد لا يثنيه أحد حتى لا يكون طرفاً في النزاع. لكن، بالطبع، لكل عضو الحق في أن يدلي برأيه حين يطرح الاستئناف للتصويت.

الاستئناف على حكم الرئيس هو الاقتراح الوحيد الذي يستطيع فيه الرئيس المشاركة في النقاش مدافعاً عن حكمه أمام الاجتماع وهو من على كرسيه دون أن يتنحى عنه.

يعطي الرئيس المستأنف وكل عضو يطلب الحديث فرصة واحدة، أما هو فله الحق في أن يتحدث مرتين مرة في بداية النقاش ومرة ثانية في نهايته. إذا أقتنع المستأنف بحجة الرئيس سحب استئنافه، وإذا اقتنع الرئيس بدل حكمه وسقط بذلك الاستئناف تلقائياً.

يدعم الاجتماع حكم الرئيس إذا صوتت الأغلبية معه أو تعادلت الأصوات. أما إذا صوتت الأغلبية ضد حكم الرئيس، فعلى الرئيس أن يصحح الحكم الذي أصدره، ويواصل إدارة اجتماعه بروح متسامحة دون حساسيات أو شعور بالإهانة أو الهزيمة. أدناه بعض الصيغ الممكنة للاستئناف:

(7) رفع الاجتماع

ينهي هذا الاقتراح كل اجتماع أو دورة انعقاد مؤتمر عام أو جمعية عمومية، كما يستعمل أيضاً لرفع أي اجتماع من الاجتماعات لاستراحة قصيرة أو لاجتماع مواصلة يزاول بعدها أعماله من حيث انقطعت.

الاقتراح برفع الاجتماع هو الاقتراح الوحيد الذي لا يحتاج لتوافر النصاب للنظر فيه لأنه الطريقة التي يستعملها الاجتماع ليتمكن من إكمال نصابه وذلك بأن يعطي الأعضاء فرصة قصيرة ينتظروا قدوم أعضاء آخرين ليكملوا النصاب أو يؤجل الاجتماع.

لهذا الاقتراح الأسبقية على كل عمل آخر من أعمال الاجتماع وعلى كل اقتراح آخر. وينظر الاجتماع فيه حال طرحه ويقرر فيه ولو كان ذلك أثناء نقاش اقتراح آخر لأن لأغلبية الأعضاء الحق في أن تنهي اجتماعها في أي وقت شاءت. وما لم يكن الغرض من رفع الاجتماع الراهن هو مواصلته في اجتماع تال (اجتماع مواصلة)، يكون كل اجتماع تال للاجتماع الراهن اجتماعاً جديداً بجدول أعمال جديد. إذا طرح اقتراح برفع اجتماع من الاجتماعات ولم يكن هناك احتياط لاجتماع تال، يحل الاجتماع بذلك نفسه، وعلى الرئيس أن ينبه الأعضاء لذلك. أما إذا خُصِّص الاقتراح أو عُرِّف بأي صيغة حددت ميعاد الاجتماع التالي، أو إذا طرح حينما لا يكون أمام الاجتماع اقتراح آخر، يصبح بذلك اقتراحاً أصلياً، ويحتاج بالتالي لتثنية ويمكن أن يناقش مثله مثل أي اقتراح أصلي آخر، وأن يعدل لكن يقتصر التعديل على زمان وتاريخ الاجتماع التالي، ويحتاج للأغلبية لإجازته.

عندما يستعمل هذا الاقتراح لرفع الاجتماع لاستراحة قصيرة، يستحسن تحديد ميعاد انتهاء الاستراحة بدقة وألا يرفع قبل أن يعرف الأعضاء متى سيستأنف الاجتماع جلساته فيتمكنوا من التحرك أينما شاءوا بحرية أكبر. إذا حدد جدول الأعمال ميعاد استراحة من الاستراحات، على الرئيس أن يعلنها في ميعادها المحدد، وإذا سها ولم يفعل ذلك يمكن لأي عضو أن ينبهه. لا يمكن طرح هذا الاقتراح أثناء حديث عضو آخر أو أثناء التصويت أو عد الأصوات أو إعلان نتيجة التصويت (إلا في حالة الاقتراع السري إذ يمكن في هذه الحالة رفع الاجتماع بعد أن تجمع بطاقات الاقتراع). لا يناقش الاقتراح برفع الاجتماع إلا إذا كان لطلب استراحة. وحينئذ يناقش باقتضاب لتعديل ميعاد أو طول الاستراحة أو الغرض منها. يرفع الاجتماع أو تطلب الاستراحة بواحدة من الصيغ التالية:

 أما إذا كان هدف الاقتراح هو طلب استراحة، فيمكن أن يأتي بالصيغة التالية: عضو: "أقترح، أن يتوقف الاجتماع لاستراحة لمدة عشرين دقيقة."