يقدم الاقتراح الأصلي للاجتماع عملاً جديداً ليناقشه ويتخذ قراراً بشأنه، وهو بالضرورة أول أعمال أي اجتماع وأكثر الاقتراحات استعمالاً وأكثرها أهمية، والأساس الذي تقوم عليه وتدور حوله المداولات في كل اجتماعات العمل.
تطرح الاقتراحات الأصلية غالباً شفوياً. لكن قد تطلب النظم المتبعة أن يطرح الأعضاء اقتراحاتهم كتابة. وقد تسمح لهم أن يقدموا لها أو يذيلوها بديباجة خصوصاً إذا تعلقت بسن تشريع، أو صياغة قانون، أو تقرير سياسة أو توضيح مبدأ أو التعبير عن شعور عام. يناقش الأعضاء الاقتراح الأصلي باستفاضة لأنه يقدم مسألة جديدة، كما يمكنهم تعديل صيغته ليوافق رغباتهم قبل أن يناقشوه.
إذا طرح عضو من الأعضاء مسألة شفوياً وقام الأمين بصياغتها في قالب اقتراح من مجمل الطرح الذي تقدم به العضو، على الرئيس أن يطلب من الأمين أن يقرأ الاقتراح الذي صاغه ثم يطلب من صاحبه أن يؤكد أن هذه هي الصيغة التي عناها. إذا لم يقم الرئيس بهذه الخطوة قد يحتج صاحب المسألة قائلاً أن الصيغة التي قرأها أمين المكتب التنفيذي لا تمثل ما قصده. وقد يحدث هذا والاقتراح على مشارف التصويت عليه، وينتج عن ذلك موقف محرج للرئيس وللاجتماع.
يناقش الأعضاء أي اقتراح أصلي بواسطة اقتراحات محددة، وقد يقاطعوا النقاش بواسطة طلبات معينة، ثم يصوتوا عليه فيجيزوه أو يرفضوه. وقد يتخلصوا منه بواسطة اقتراحات أخرى تؤجله أو ترفض النظر فيه أو تطرحه جانباً بعض الوقت حتى يستطيع الاجتماع أن ينظر في اقتراح آخر. على أمين كل اجتماع أن يسجل في محضره كل القرارات التي توصل إليها الاجتماع نتيجة الاقتراحات التي تداولها.
يجب أن يكون صاحب الاقتراح حاضراً في الاجتماع ليطرح اقتراحه. ولأن أهم أغراض المداولات هو أن يخضع المتحاورون المسائل لإرادتهم الواعية، ويركزوا تفكيرهم فيها واحدة بعد أخرى، فلا يطرح في أي اجتماع من الاجتماعات أكثر من اقتراح أصلي واحد في وقت واحد، وبالتالي لا يقدم الرئيس أكثر من اقتراح أصلي واحد للتداول في وقت واحد، ولا يقدم للاجتماع أي اقتراح يشبه أو يتناقض مع اقتراح ما زال قيد البحث.
يحتاج الاقتراح الأصلي لتثنية، لكن إذا كان مقدماً من لجنة أو من المكتب التنفيذي (في صيغة مكتوبة) فلا يحتاج لتثنية (أنظر التثنية أعلاه). لا يمكن استبدال اقتراح أصلي بآخر، لكن يمكن تعديل صيغته بواسطة اقتراح بالتعديل.
يحتاج الاقتراح الأصلي للأغلبية لإجازته ما لم ينص النظام الأساسي على أغلبية معينة، وقد يشترط ألا يتم نقاش بعض الاقتراحات الأصلية إلا بعد إخطار عنها خصوصاً إذا كان الغرض منها هو تعديل قرار أٌجيز من قبل أو تعليق حق من حقوق الأعضاء.
على العضو وهو يطرح اقتراحاً أصلياً أن يوضح العمل أو النشاط الذي يطلبه به أو يحدد الجهة التي يوجهه لها، ويضعه في الصيغة التي يرجو من الاجتماع أن يعلنه ويثبته بها في محضره. يجب أن تكون صيغة الاقتراح الأصلي إثباتية واضحة المعنى، وقد تكون قصيرة وشفوية مثل: "السيد الرئيس، أرجو أن أطرح الاقتراح الآتي: "،"أو " حضرة الرئيس، اقترح، أن تشتري هذه المدرسة كراسات وأقلام رصاص لتلاميذها بـ (") ألف جنيه."وهذه هي الصيغة المألوفة للاقتراح الأصلي التي يطرح بها في أغلب الاجتماعات.
يسلم صاحب الاقتراح اقتراحه للرئيس قبل الاجتماع إذا شاء أو يفعل ذلك بعد تلاوته مباشرة. إذا تعذر على صاحب الاقتراح قراءة اقتراحه لسبب أو لآخر، يمكنه أن يوقع على الورقة التي تحمل نصه ويسلمها للمنصة قبل الاجتماع. عندما يأذن الرئيس للعضو بالكلمة، يطرح العضو اقتراحه بقوله: "أرجو تبني الاقتراح الخاص بـ "والذي قدمته لأمين المكتب التنفيذي."حينئذ، يبادر الرئيس قائلاً: "الاقتراح الذي جاء من العضو "كالآتي: "،" ويتلو نصه أو يطلب من أمين المكتب التنفيذي تلاوته.
إذا كان الاقتراح عريضة أو مشروع قرار يطلب عمل شيء، أو تحديد أو مساندة موقف، أو التعبير عن رأي معين، أو يطالب بتشريع ما، أو وضع سياسة معينة، أو تعلق بمسألة هامة أو مثيرة للخلاف، فغالباً ما يكون طويلاً وقد يتكون من عدة أجزاء. في هذه الحالات يجب أن يأتي المشروع مكتوباً ومعداً إعداداً وافياً ومدعماً بمذكرة تفسيرية أو ديباجة تقدم له إذا دعا الحال.
ومشروعات القرارات أكثر استعمالاً في الهيئات التشريعية حيث تأخذ أشكالاً عديدة، فمنها مشروعات القوانين التي ترفعها الحكومة أو اقتراحات القوانين التي يطرحها أعضاء الهيئة التشريعية أنفسهم. ولأهمية هذه المشاريع، تفصل لائحة الهيئة التشريعية طريقة تقديمها ومعالجتها. لا تختلف طريقة نقاش مشروعات القرارات في الهيئات التشريعية عنها في باقي التنظيمات التي يهتم هذا الكتاب بدراستها إلا في التفاصيل التي تفضلها كل جهة لتناسب حالتها.
مشروع القرار الجيد هو مشروع دقيق الصياغة، واضح المعنى، ويمكن تنفيذه بسهولة إذا تمت الموافقة عليه. نناقش أدناه المراحل العامة والخطوات الثلاثة (أو القراءات) التي يمر بها نقاش مشروع قرار من القرارات قبل إقراره:
القراءة الأولى: إذا تقدم بمشروع القرار عضو من أعضاء الاجتماع العام أو الهيئة التشريعية، يحيل الرئيس المشروع للجنة المختصة بالنظر في مشروعات القرارات التي قد تكون لجنة الشئون القانونية مثلاً. إذا أكدت اللجنة ملاءمة المشروع للنظر فيه، يقرأ صاحب المشروع اسمه ويعطي موجزاً بأهدافه ومعالمه الرئيسية. يوزع الاقتراح بعد ذلك على الأعضاء، ثم يدرج للقراءة الثانية في ميعاد لاحق. أما إذا أوصت اللجنة بصرف النظر عنه ووافق الاجتماع العام أو وافقت الهيئة التشريعية على تلك التوصية، لا يتخذ أي أجراء بشأنه في تلك الدورة. أما إذا كان مشروع القرار مقدما من المكتب التنفيذي (أو الحكومة)، فيقرأ مقدمه اسمه فقط، وتعتبر تلك قراءة أولى ثم يدرج للقراءة الثانية في ميعاد لاحق.
القراءة الثانية: يقرأ صاحب المشروع مشروعه ويقترح الموافقة عليه في مرحلة القراءة الثانية موضحاً سماته العامة. يقتصر التداول في هذه المرحلة على السياسة العامة والخطوط العريضة للمشروع ولا يتعرض للتفاصيل. يمكن أن يرفض المشروع في هذه المرحلة أو يؤجل النظر فيه أو يعدل. إذا وافق الاجتماع العام أو وافقت الهيئة التشريعية على المشروع، يدرج للنقاش في المرحلة الثالثة. قد يحال المشروع للجنة الشئون القانونية لدراسته وإعداد تقرير عنه وذلك قبل أن يناقش في مرحلة القراءة الثالثة. تنظر اللجنة فيه وفي أي تعديلات قدمت في مرحلة القراءة الثانية، وقد تستشير من ترى من الأشخاص أو تستمع لأي جهة تعارضه. تعد اللجنة تقريرها وترفعه للجهة التي كلفتها به لتنظر فيه وفي التوصيات التي رفعتها وفي أي مواد رأت أن تضيفها.
القراءة الثالثة: ينحصر النقاش في هذه المرحلة في محتويات المشروع في وضعه النهائي. بعد اكتمال القراءة الثالثة يكون الاجتماع العام قد وافق على القرار أو تكون الهيئة التشريعية قد وافقت على مشروع القانون مثلاً. وكما أسلفنا أعلاه قد يحتاج القرار بعد اتخاذه لأن يمر بعدة خطوات تالية أو عبر مستويات أخرى من مستويات السلطة قبل أن يكون قابلاً للتنفيذ. ففي حالة الهيئة التشريعية، قد يرفع القرار لرأس الدولة للموافقة عليه قبل أن يصبح قانوناً نافذاً. ويعيد رأس الدولة القانون للهيئة التشريعية لتحيله بدورها للنائب العام لإعلانه في الجريدة الرسمية.
الديباجة هي تمهيد أو تذييل من عدة جمل لأي اقتراح من الاقتراحات أو لمشروع من مشروعات القرارات لتعطي الخلفية اللازمة لفهمه إذا كان طويلاً أو من الأهمية بمكان بحيث يحتاج لشرح. تتصدر الديباجة الاقتراحات ومشروعات القرارات التي تمثل رأي التنظيم أو سياسته أو تعبر رسمياً عن موقف الاجتماع، كما تساعد في التعريف بالقرار عند نشره. وقد يقتصر استعمال الديباجة على الاقتراحات التي تطرح معلومات أو مفاهيم جديدة لا يفي الاقتراح وحده بتوضيحها، أو تلك التي قد يساء فهمها أو تفوت على فطنة الأعضاء (أو القراء) إن لم يقدم لها بما يساعد على فهمها. يستحب أن تكون الديباجة قصيرة ومركزة حتى لا تصرف الانتباه عن الاقتراح نفسه. عندما يطرح الاقتراح للتداول، تعدل الديباجة بعد تعديل الاقتراح إذا دعا الحال.
لا يستحب تضمين الأسباب التي تدعم الاقتراح مع نصه، فقد يجعل ذلك الاقتراح معقداً. فقد يرغب بعض الأعضاء في التصويت مع الاقتراح لكنهم قد لا يوافقون على بعض الحيثيات التي صحبته. وبالتالي عندما يقدم اقتراح ما للتصويت لا تذكر الديباجة معه ولا يصوت بالتالي عليها رغم أنها مضمنة في الصيغة التي طرح بها، فالديباجة تجيء لدعم الحجة لتبني الاقتراح ولا تعتبر جزءاً منه.
تجيء الديباجة في صيغة حيثيات أو في صيغة مواقف مبدئية من عدة جمل، كل جملة تكون فقرة قائمة بذاتها. أي تبدأ كل جملة بكلمة (حيث) أو (بما أن) أو (علماً بأن) أو (لما كان) أو (إيماناً ") أو (تأكيداً ") أو ما شابهها من التعبيرات، تجيء بعدها فاصلة ثم النص.
تتكون الجملة في فقرة الديباجة من كلمات لا تفصل بينها أي علامات ترقيم خصوصاً النقطة، وتنتهي بفاصلة منقوطة.
تأتي بعد نص الديباجة مباشرة ومواصلة له كلمة أو صيغة وصل مثل: (و) أو (لذلك). ثم يبدأ نص الاقتراح في فقرة جديدة بعبارة تقريرية تبدأ بكلمة (أقترح) تكرر في بداية كل فقرة إذا حوى الاقتراح عدة أجزاء. أما إذا رقمت أجزاء الاقتراح، فتأتي صيغة (أقترح) في بداية الاقتراح فقط. تستبدل كلمة (أقترح) بكلمة (تقرر) إذا أجيز الاقتراح.
