دلت التجربة الطويلة والخبرة المتراكمة على أن إشراك التنظيم لكل أعضائه ما أمكن في التحضير لكل اجتماع بل وفي كل عملية أو إجراء وفي كل خطوة من خطوات صنع القرار أنفع وأجدى له من أن تقوم بذلك مجموعة صغيرة أو فئة منفردة. فقد اتضح أن مثل هذه المشاركة تحفز أعضاء التنظيم ليساهموا بقدر وجهد أكبر في صياغة وتنفيذ مهامه، وتجعلهم يفرزون أفكاراً جديدة وينتجون برامج أحسن، ويصبحون أقل خوفاً وعناداً وأكثر تعاوناً مع بعضهم وأكثر مبادرة وتجريباً والتزاماً وأكثر انتماءاً للمجموعة بكل ما يخلق هذا الانتماء من شعور بالقوة والمنعة. والمشاركة المعنية هنا هي اندماج كل عضو اندماجاً شخصياً عميقاً ووثيقاً في أمور التنظيم في التخطيط والتشغيل والتنفيذ وفي صنع القرار وفي المتابعة والمراقبة والمحاسبة. ونتيجة لهذه المشاركة، يتحمل كل فرد مسئولياته برضى. والاجتماعات هي أهم وسائل المشاركة في كل تنظيم.
فيلم أعضاء كل تنظيم بأحوال تنظيمهم ويشاركون في تنفيذ مهامه من خلال الاجتماعات التي يعقدها وبطرح الأسئلة والاستماع للتقارير التي ترفع فيها، وبالمشاركة في نقاش وإجازة الاقتراحات والمشاريع الجديدة. يدعو التنظيم أعضاءه لكل اجتماع من اجتماعاته بطريقة تضمن وصول هذه الدعوة لكل واحد منهم في وقت يمكنه من إعداد نفسه للاجتماع وحضوره. تشمل الدعوة نسخة من جدول الأعمال التي ستناقش ونصوص الاقتراحات التي ستطرح في الاجتماع.
يطرح جدول الأعمال على الأعضاء في بداية الاجتماع ليعدلوه إذا شاءوا ويقروه ليصبح بعد ذلك جدول الأعمال الملزم لهم في الاجتماع. بالتالي، يفضل أن يكون لكل اجتماع مهما كان صغيراً خطة عمل تحضر له، وتحدد كل خطوة تنفذه بها، ومتى وكيف تنفذ ومن سيقوم بتنفيذها ومسئولية كل فرد أو مجموعة في الفريق. يشارك كل عضو من أعضاء التنظيم في المشاورات لوضع بنود جدول أعمال الاجتماع الذي سيحضره فيضيف إليها أو يعدل فيها أو يحاط بها علماً.
يعد أمين المكتب التنفيذي (بالتشاور مع الرئيس وأعضاء المكتب الآخرين ورؤساء اللجان) جدول أعمال كل اجتماع، ويرتب البنود فيه بعناية، فيضع الأعمال الهامة أولاً معطياً اعتباراً كافياً لحجم الأعمال التي يمكن تغطيتها في الزمن المتاح للاجتماع، ثم يراجع النظام الأساسي واللائحة الداخلية لإدراج الأعمال التي نصت هذه الوثائق على إدراجها في أوقات محددة في جدول الأعمال، ويراجع محاضر الاجتماعات التي تمت في الاجتماعات السابقة باحثاً عن أي أعمال يمكن أن تدرج. يعطي أمين المكتب التنفيذي الرئيس وكل عضو من الأعضاء الذين يحق لهم حضور الاجتماع نسخة من مشروع جدول الأعمال المزمع نقاشها.
ما عدا الاجتماعات الدورية التي تحدد ميعاد انعقادها في النظام الأساسي أو اللائحة الداخلية، تحتاج كل الاجتماعات الأخرى لدعوة. اللقاء العابر لأي عدد من أعضاء التنظيم حتى لو كانوا كل أعضائه لا يعتبر اجتماعاً ملزماً إذا احتج أي عضو منهم على أن ذلك الاجتماع لم يدع له بطريقة صحيحة. يحدد النظام الأساسي متى وكيف ترسل الدعوة للاجتماعات. بالتالي يجب أن تتم الدعوة لكل اجتماع وفق نصوص النظام الأساسي ووفق أوامر اللائحة الداخلية، وأن تتم تلك الدعوة بعلم وموافقة وتوقيع الجهة المخولة والمأذونة بإصدارها. يجب أن يحدد النظام الأساسي كل الأشخاص المسئولين عن إصدار الدعوة لاجتماعات التنظيم ويرتب أسماءهم بحيث يضع المسئول الأول في أول القائمة وهو عادة ما يكون أمين المكتب التنفيذي.
إذا فشل أمين المكتب التنفيذي أو من كلفه النظام الأساسي بدعوة اجتماع من الاجتماعات، يمكن لما لا يقل عن ثلث الأعضاء أن يطلبوا منه أن يفعل ذلك. إذا فشل أمين المكتب التنفيذي أو أي ضابط مسئول آخر أو المديرون في دعوة الاجتماع أيضاً، فيحق لعضو أو أكثر من أعضاء التنظيم بدعوة الاجتماع، ويجوز أن ينعقد الاجتماع إذا اكتمل نصابه.
لا يمكن التسامح عن حجب الدعوة عن عمد أو إهمال عمن يستحقها إلا إذا حضر كل أعضاء التنظيم للاجتماع وتغاضوا عما حدث. لكن، حتى هذا الإجراء لا يكون مقبولاً إذا كان الاجتماع نفسه غير قانوني لسبب أو لآخر. إذا حجبت الدعوة لاجتماع عن عمد أو إهمال عن عضو أو جهة فإن أي إجراء يتخذ في ذلك الاجتماع في حق ذلك العضو أو الجهة باطل.
يجب أن تصدر الدعوة كتابة، وترسل قبل وقت كاف من ميعاد الاجتماع لكل عضو يحق له حضوره. إذا أرسلت الدعوة بالبريد، فترسل لآخر عنوان أعطاه العضو أو لأي عنوان آخر حدده. إذا كانت عضوية التنظيم كبيرة، فتنشر الدعوة في الصحف التي اعتمدها التنظيم. تحتوي الدعوة الصحيحة للاجتماع على مكانه وزمانه إلا إذا جرى العرف على أن ينعقد في مكان وزمان محددين ومعروفين لكل الأعضاء. يراعى في تحديد مكان وزمان انعقاد أي اجتماع من الاجتماعات أن يكونا مناسبين للأعضاء وبالضرورة ألا يكونا عقبة في حضور بعض الأعضاء، وأن يحددا الاجتماع بدقة حتى لا يتم أكثر من اجتماع واحد في أماكن مختلفة في نفس الموعد نتيجة غموض الدعوة عن قصد أو دون قصد.
تحدد الدعوة بوضوح أغراض الاجتماع والأعمال التي ستناقش فيه وأي إخطار عن أي اقتراحات تحتاج لإخطار عنها مثل اقتراحات تعديل النظام الأساسي أو انتخاب أعضاء المكتب التنفيذي أو التعامل في المبالغ المالية الكبيرة. إذا أراد الاجتماع أن يعدل أو يلغي أي قرار اتخذه في وقت سابق وكان من ضمن شروط اتخاذ ذلك القرار هو أن يخطر الاجتماع بنية ذلك، لا يتم تعديل أو إلغاء ذلك القرار إلا إذا تم الإخطار بنية إجراء ذلك التعديل أو الإلغاء.
يمكن لعضو من أعضاء الاجتماع أو عضو من أعضاء المكتب التنفيذي أن يتنازل عن حقه في أي دعوة حجبت عنه أو في عمل هام لم يحضره، برسالة موقعة منه قبل أو أثناء أو بعد الاجتماع، أو إذا حضر الاجتماع أو العمل وشارك فيه دون احتجاج. يجب أن يثبت الاجتماع هذا التنازل - مكتوباً كان أم ضمنياً - في محضره. أما إذا حضر العضو الاجتماع ليحتج بأن الاجتماع لم يدع له بطريقة صحيحة، فلا يعد حضوره هذا مشاركة في الاجتماع ولا يعد تنازلاً عن حقه في أن تصله الدعوة بالطريقة الصحيحة.
تحمي قواعد وإجراءات المداولات أعضاء التنظيم، حتى المتغيبين منهم عن الاجتماعات. فقواعد المداولات تجعل الدعوة لكل اجتماع من اجتماعاته أساساً من أسس شرعيته، زيادة على طلبها أن يناقش كل اجتماع أعماله بتسلسل معين وفق جدول أعمال متفق عليه، وأن يكتمل نصابه قبل أن ينعقد، وأن يكون مكان انعقاده محدداً دون لبس. لكن لا تحمي هذه القواعد أو الأحكام الأعضاء الذين أخطروا بالاجتماع بالطريقة السليمة وتغيبوا عنه، أو الذين حضروا للاجتماع متأخرين أو الذين غادروه باكراً. العضو الذي أعلن بالاجتماع أو أخطر سلفاً بأي اقتراح سيطرح فيه وتغيب رغماً عن ذلك، تنازل للأعضاء الذين حضروا عن حقه في اتخاذ أي قرار تم فيه.
للعضو المتغيب الحق في أن يشارك في الترشيح أو الانتخاب، لكن لا يتم ذلك إلا إذا أخذت موافقته المسبقة. إذا حضر المتغيبون الاجتماع التالي، يحق لهم أن يشاركوا في التصويت على محضر الاجتماع الذي غابوا عنه. وإذا تغيب عضو أثناء نقاش مسألة من المسائل وحضر قبل التصويت مباشرة، يحق له أن يصوت عليها مثله مثل غيره.
ترسل الدعوة لكل عضو له الحق في أن يدعى للاجتماع (ولا يستثنى من ذلك حتى الذين لا يستطيعون الحضور) بالطريقة التي نصت عليها النظم المتبعة وعادة ما يكون ذلك عن طريق البريد بما في ذلك البريد الإلكتروني أو بالنشر في الصحف السيارة أو عبر الإذاعة أو في لوحة الإعلانات إذا تواجدت العضوية في حيز جغرافي واحد مثل المصنع أو المدرسة أو بأي طريقة مناسبة أخرى. على أمين المكتب التنفيذي أن يراعي الفترة التي يجب أن يرسل الدعوة قبلها وهي الفترة المنصوص عنها في النظام الأساسي أو اللائحة الداخلية والتي يجب أن تكون كافية لتمكين كل الأعضاء من الحضور.
إذا أخطأ أمين المكتب التنفيذي في استيفاء كل متطلبات الدعوة، عليه أن يسرع بتصحيح الخطأ مراعياً ألا يقلل ذلك من المدة المنصوص عنها لصدور الدعوة. إذا لم يكن ذلك ممكناً، عليه أن يلغي الدعوة الأولى ويدعو للاجتماع مرة أخرى. لأي عضو الحق في أن يطعن في صحة إجراءات الدعوة لأي اجتماع على أن يتم ذلك بالسرعة اللازمة.
على أمين المكتب التنفيذي (أو أي جهة مسئولة عن الدعوة لاجتماعات المحاضرة والندوات) أن يرسل الدعوة للمحاضرين ولمديري الندوات كتابة على أوراق وفي مظاريف رسمية ما أمكن، وأن يتأكد من صحة اسم وعنوان المدعو. تحمل الدعوة تفاصيل المحاضرة أو الندوة: زمانها ومكانها وطولها ونوع الجمهور المتوقع والموضوع الذي ستغطيه ويحيط المحاضر علماً بأي نثريات ستدفع له نظير مشاركته. على القائمين بأمر هذه الاجتماعات أن يتابعوا كل دعوة من هذه الدعوات وألا يفترضوا أن المدعو قد قبل الدعوة إذا لم يرد كتابة أو شفوياً. لذلك كان مهماً أن تطلب بطاقة الدعوة من المدعو بأن يرد مؤكداً موافقته خلال فترة محددة.
تحتوي الدعوة للاجتماع الجماهيري على تاريخ وزمان ومكان انعقاده، وأغراضه، وتحدد- إذا كان ذلك مناسباً - المدعوين لحضوره وتعرفهم بالجهة الداعية له. تحتوي الدعوة للمؤتمر العام على تاريخ وزمان ومكان انعقاده، طرق اعتماد المندوبين، وتعليمات بكيفية إرسال مشاريع القرارات والاقتراحات وتقارير المكاتب واللجان وأي مشاريع تعديلات للنظام الأساسي أو اللائحة الداخلية.
قد ترسل صيغة مبدئية للدعوة لكل الهيئات الفرعية أو الوحدات أو غيرها من أجهزة التنظيم قبل وقت كاف من ميعاد انعقاده لتقترح ما ترى من تعديلات عليها. تطبع لجنة البرنامج الصيغة التي تقترحها لجدول أعمال الاجتماع العام وتوزعها للجهات المعنية قبل انعقاد الاجتماع بفترة وجيزة. وبعد أن تجرى تلك الأطراف التعديلات اللازمة، تطبعه اللجنة مرة أخرى وتسلم كل عضو نسخة عند تسجيل اسمه في سجل الحضور.
تشمل الدعوة للجمعية العمومية تاريخ وزمان ومكان انعقادها وأي أعمال ستطرح فيها، وللاجتماع الدوري: التاريخ والمكان الذي يحدده النظام الأساسي والأعمال التي ستطرح فيه، وللاجتماع الطارئ: تاريخ وزمان ومكان انعقاده والأعمال التي من أجلها دعي. أما اجتماعات اللجان والمكاتب التنفيذية، فيعلن عنها بالطريقة التي حددتها النظم المتبعة. ولا يحتاج اجتماع المواصلة للدعوة له. تعقد اجتماعات المكتب التنفيذي في المكان المناسب لأعضائه ما لم يحدد النظام الأساسي مكاناً معيناً. وإذا حدد النظام الأساسي ذلك، فلا يحتاج لأن يعلن عنه مرة أخرى في كل دعوة.
يمكن لأي تنظيم أن يؤجل عقد أي اجتماع إذا ورد خطأ في تاريخ أو مكان انعقاده أو إذا اتضحت استحالة عقده لسبب أو لآخر في المكان والزمان اللذين حددتهما الدعوة. في مثل هذه الحالات يصدر أمين المكتب التنفيذي إعلاناً يصحح فيه الخطأ أو يوضح الأسباب التي دعت لذلك التأجيل، وفي نفس الوقت أو بعده يرسل الدعوة بالصيغة الصحيحة، أو يخطر الأعضاء بأن الاجتماع سيتم لكن لن تطرح فيه أي أعمال للتداول وسيرفع لميعاد آخر.
إذا انعقد أي اجتماع دعي له بطريقة صحيحة، لا يؤجل أو يلغى بعد ذلك إلا عن طريق اقتراح برفع الاجتماع. ويحتاج هذا الاقتراح للأغلبية لإجازته. هناك فرق بين تأجيل اجتماع لم ينعقد بعد وبين رفع اجتماع يؤجل اجتماعاً منعقداً بالفعل أو ينهيه (أنظر طرق رفع الاجتماع أدناه). فقد ينص النظام الأساسي أو اللائحة الداخلية للتنظيم بأن يؤجل الاجتماع تلقائياً إذا لم يكتمل نصابه القانوني.
على القائمين بأمر أي اجتماع أن يعنوا عناية خاصة باختيار مكان جلساته وطريقة جلوس الأعضاء لأن المداولات قد تستمر لعدة ساعات. في الأحوال التي يطول فيها الاجتماع، يستحسن أن يأخذ الأعضاء استراحة أو أكثر أثناءه. وقد يجتمع الأعضاء وقوفاً في الاجتماعات القصيرة جداً، وقد يجتمعون أثناء وجبة غداء أو عشاء وهو ما يعرف بمآدب العمل، أو يجتمعون أثناء رحلة خلوية.
حين يعقد الاجتماع في قاعة كما هو الحال غالباً، على القائمين بأمر الاجتماع أن يتأكدوا من أن القاعة تسع المشاركين وأنها مريحة وبعيدة عن أي مصدر إزعاج. عليهم أن يفحصوا الوصلات الكهربائية ويتأكدوا من أنها تعمل قبل وقت كاف من انعقاد الاجتماع، وأن يجربوا الوسائل الإيضاحية ومكبرات الصوت.
قد تكون هذه الأمور مما يراه البعض بديهياً ومفروغاً منه، لكن هذه المسائل بالذات هي من أهم منغصات الاجتماعات ومن أبرز أوجه القصور الملازمة لأغلبها. فقد يكتشف المتحدث أن عارضة الشرائح لم توضع في المكان المناسب وبالتالي يضيع وقت الاجتماع في محاولة مرتبكة لتغيير مكانها وضبطها أو في محاولة لتركيز بؤرتها بكل ما يحمل ذلك من تشتيت لانتباه المشاركين وإضاعة لوقت الاجتماع.
على القائمين بأمر كل اجتماع أن يتشاوروا مع الأشخاص الذين يعتمد الاجتماع على مساهماتهم ويتفقوا على عقده في الوقت الذي يناسب كل المشاركين فيه. ما لم يكن هناك داع ملح، يستحسن ألا تعقد أي اجتماعات أثناء ساعات ذروة العمل أو في الأوقات التي يتفرغ فيها الأعضاء لأمورهم الخاصة ولأمور عائلاتهم. أيضاً يستحسن ألا يعقد أي اجتماع في اليوم التالي لنهاية العطلات أو في آخر أيام العمل الرسمي أو قبل العطلات. ما لم تحدد اللائحة الداخلية أوقاتاً معينة، يستحسن أن تعقد الاجتماعات قبل نهاية العمل اليومي أو ميعاد الغداء بحوالي الساعة أو الساعتين، فذلك أدعى لأن يلتزم الأعضاء بمعالجة جدول أعمال اجتماعهم في الوقت المحدد.
يحدد نوع الاجتماع وحجم القاعة التي يتم فيها ونوع المقاعد الموجودة وعدد الحضور بمن فيهم الضيوف والمحتفى بهم طريقة الجلوس. فمن الضروري أن تراعي أي طريقة يجلس بها الأعضاء التوازن في توزيع المقاعد بحيث تضمن التواصل بين كل المشاركين بسهولة فيرون ويسمعون بعضهم بعضاً دون عناء، وتضمن للرئيس مكاناً على المنصة يستطيع منه أن يصل بنظره لكل من في القاعة أينما كان مكانه وبالتالي يستطيع إدارة اجتماعه بسهولة.
يجلس الرئيس وسط المنصة الرئيسية إذا كان عدد الجالسين فيها فردياً، وعلى يمين الوسط إذا كان العدد زوجياً. لا يجلس مع الرئيس على المنصة غير أمين المكتب التنفيذي ومن يسمح لهم من المحاضرين أو المحتفى بهم. يجلس ضيف الاجتماع أو المحاضر على يمين الرئيس مباشرة خصوصاً إذا لم يكن عضواً في التنظيم. أما أمين المكتب التنفيذي فيجلس دائماً يسار الرئيس وبالقرب منه حتى يتبادلا الآراء والوثائق بسهولة. يجلس كبار الضيوف والشخصيات الهامة بالتناوب على جانبي الرئيس، فيجلس أعلاهم مرتبة على يمينه ثم الذي يليه على يساره، يلي ذلك باقي الضيوف بالتناوب. يجلس أعضاء المكتب التنفيذي الذين انتهت دورتهم في المنصة إذا سمحت المساحة بذلك تشريفاً لهم، أما باقي المشاركين الذين لا يحتلون مراتب معينة في التنظيم فيوزعون أنفسهم بالتساوي في القاعة.
على كل تنظيم أن ينمي أعرافه التي تعنى بتنظيم قواعد التعامل بين أعضائه أثناء الاجتماعات وبينهم وبين شاغلي مناصبه القيادية بغرض تأكيد الاحترام والمجاملة. تحدد هذه الأعراف طرق استقبال كبار أعضاء المكتب التنفيذي وغيرهم من كبار الضيوف، وطرق جلوسهم وجلوس باقي الأعضاء، متى يقدمون وكيف يقدمون للحديث (أنظر أدناه)، وما يجب أن يراعيه الأعضاء عندما يخاطبون الرئيس، وما يجب أن يراعيه الرئيس حين يخاطب الأعضاء، وغير ذلك من أسس المجاملة. تعقد مراسم الاستقبال عادة في قاعة غير قاعة الاجتماع، بالتالي يحتاج هذا المكان لتنظيم دقيق، فيقف أعلى المضيفين مرتبة في بداية الصف ليكون أول من يستقبل الضيوف، ثم يقدم كل واحد من الواقفين في الصف الشخص الذي بعده.
تقع على الرئيس مسئولية تقديم الأشخاص الذين يجلسون في المنصة، وعليه أن يتأكد من صحة الأسماء التي سيعلنها والألقاب التي يفضل هؤلاء أن يخاطبوا بها، ويقدمهم بالتتالي بدءاً بأعلاهم مرتبة. أما إذا أراد هؤلاء أن يدلوا بكلمات شكر، فيبدأ الحديث أدناهم مرتبة. على المنظمين لمحاضرة ما أن يخطروا المحاضر بالمدة المتاحة له وأن يحددوا الشخص الذي سيقدمه ويشكره في نهاية محاضرته. هناك أيضاً طرق عامة لتقديم الأفراد: يُعرَّف الشخص غير المعروف ويقدم للشخص المعروف، يقدم الرجل للمرأة، والرجل الأصغر سناً أو رتبة إلى الأكبر منه، ويقدم الضيف لرئيس التنظيم.
لا تحتاج الاجتماعات الدورية الصغيرة - في الأحوال العادية - لميزانية تذكر، لكن تحتاج أغلب الاجتماعات كبيرة الحجم والمؤتمرات العلمية والاجتماعات العامة لذلك. على رئيس التنظيم أن يكون لجنة لتمويل كل اجتماع يرى أنه قد يحتاج لدعم مالي لتسييره. تضع هذه اللجنة ميزانية الاجتماع بالتشاور مع الرئيس وأمين المال ومع لجنة المالية إن كان للتنظيم مثل هذه اللجنة. يخطر رئيس التنظيم هذه اللجنة بأي دعم مالي سيقدمه التنظيم للاجتماع أو يخطرها بأن تعمل على توفير المال اللازم من مصادر أخرى بما لا يتناقض مع مبادئ التنظيم. ولوضع حد لمثل هذا التخوف، من الأفضل تغطية تكاليف الاجتماعات العامة والطارئة والهامة من ميزانية التنظيم.
تغطي ميزانية الاجتماعات الجوانب التالية على سبيل المثال لا الحصر: إيجار القاعة، ترحيل المشاركين وإقامتهم وإعاشتهم، تكاليف المرطبات أثناء جلساته، إيجار المعدات السمعية والبصرية وشراء مستهلكاتها، تكاليف الحفلات الترفيهية، وإيجار ماكينات الطباعة والفاكس وتكاليف مستهلكاتها، وتكاليف الأدوات الكتابية. يتفق رئيس اللجنة المالية للاجتماع المعني مع أمين المال على طريقة مسك حسابات الاجتماع وكيفية الصرف وتسديد الفواتير وغيرها من المسائل المالية.
