Make your own free website on Tripod.com

المحضر
أعلى

 

[الصفحة الأولى]
[أعلى]

 

طريقة تدوين المداولات

يحدد كل تنظيم الطريقة التي يراها في تدوين مداولات اجتماعاته: بتدوين الوقائع (حرفياً) أو (تلخيصاً) لأهم ما عمل وقرر فيها كمحضر، وهي الطريقة التي تتبعها أغلب التنظيمات.

التسجيل الصوتي للوقائع

لا يحق لأي عضو أن يسجل بأي طريقة صوتية أو مرئية مداولات أي اجتماع يشارك فيه ما لم يأخذ الإذن لذلك من رئيس الاجتماع. لا يمثل التسجيل الصوتي أو المرئي أو التسجيل المختزل محضراً رسمياً لأي اجتماع إذ يمكن التلاعب في مثل هذه التسجيلات الصوتية المرئية بنسخ أشرطتها أو بتقطيعها ووصلها حسب الطلب. كما أن التسجيلات الصوتية والمرئية والاختزال لا تفرق بين المادة القيمة وتلك التي لا قيمة لها. لكن تظل هذه الوسائل ذات فائدة كبيرة للمسئولين، فمنها يعدون المحضر وإليها يرجع الاجتماع أو أي عضو من الأعضاء إذا احتاج لبعض التفاصيل.

وظيفة المحضر

تحفظ المحاضر نشاط التنظيم من الضياع وتمنع المغالطات والالتباس الذي ينشأ عن النسيان مستقبلاً. وهي دليل كاف عن الأعمال التي تم النظر فيها في كل اجتماع وحجة أقوى من شهادة الأعضاء الذين شاركوا فيها. ومحضر كل اجتماع هو سجل أمين لما تم فيه، لكنه لا يعطي أي شرعية لأي عمل غير قانوني تم فيه. إذا لم يحتفظ التنظيم بمحاضر معتمدة، يصبح ضعيفاً جداً أمام المنازعات القضائية وغيرها، فالقضاء يبحث عن البينات في المحاضر الصحيحة. عملياً، المحضر هو التدوين الكامل للآتي من وقائع الاجتماع:

bullet

اسم التنظيم ونوع الاجتماع (سنوي، دوري، طارئ أو اجتماع مواصلة) ومكان وزمان وتاريخ انعقاده ومتى انتظم ومتى انتهى واسم رئيسه وأمينه وأسماء أعضاء المكتب التنفيذي الذين حضروه والأعضاء الذين شاركوا فيه بحكم مناصبهم والمدعوين.

bullet

إثبات أن النصاب القانوني قد أكتمل لعقده.

bullet

ما تم بخصوص إقرار المحضر السابق.

bullet

إثبات النص الكامل لأي اقتراح قدمه الرئيس للاجتماع حتى لو سحب بعد ذلك، وكيف تم التصويت عليه أقره الاجتماع أم رفضه. لكن لا يسجل في المحضر أي اقتراح سحبه صاحبه قبل أن يقدمه الرئيس للاجتماع.

bullet

كل إخطار قدم عن اقتراح.

bullet

الموازنة المالية التي رفعت للاجتماع.

bullet

أسماء كل التقارير التي رفعت في الاجتماع (تقارير الرئيس وأعضاء المكتب التنفيذي واللجان المستديمة والمؤقتة) وأسماء الأشخاص الذين تلوها.

bullet

ملخص أي تقرير من التقارير التي رفعت إليه، إذا اقترح عضو إثبات ذلك الملخص وأجاز الاجتماع الاقتراح.

bullet

أسماء ومهام اللجان المؤقتة التي كونت في الاجتماع وأسماء أعضائها.

bullet

كل الإعلانات الهامة.

bullet

التوصيات الواردة في تقارير اللجان التي تبناها الاجتماع مدعومة بحيثيات إذا دعا الحال.

bullet

كل نقاط النظام الهامة التي أثيرت وحكم الرئيس فيها.

bullet

الاستئنافات على أحكام الرئيس وما تم بشأنها.

bullet

متى رفع الاجتماع.

bullet

اسم وتوقيع الأمين على المحضر.

إعداد وحفظ المحضر

يسجل أمين المكتب التنفيذي المنتخب (في كل مستوى) وقائع كل الاجتماعات التي يحضرها، وعليه تقع مسئولية إعداد محضر كل اجتماع وحفظه في مكان أمين يبعده عن احتمال التلاعب فيه أو سرقته أو إتلافه بأي طريقة.

على أمين المكتب التنفيذي أن يسجل المحضر بطريقة واضحة مقروءة، وأن يتأكد من أنه غير قابل للتزوير وذلك بأن يكتبه بالحبر في دفتر كبير ذي غلاف من الورق المقوى ويرقم صفحات الدفتر والمحاضر نفسها بالتتابع ويوقع على كل صفحة. يستحسن أيضاً أن تشمل وثيقة المحضر هامشاً على الجانب الأيسر من جميع الصفحات يكتب أعلاه (الجهة المنفذة).

ويسجل أمين أو مقرر أي لجنة من اللجان محضر اجتماعاتها أو يدون وقائعها التي يعد منها تقرير اللجنة لاحقاً.

تستعمل كثير من التنظيمات أجهزة كومبيوتر وتستعمل فيها برامج “معالجة كلمات” تعد بواسطتها محاضر اجتماعاتها. تسهل هذه التقنية إرسال نسخ من المحضر عبر البريد (الإلكتروني) أو (الفاكس). محاضر الاجتماعات وغيرها من الوثائق التي تخزن في هذه الأجهزة تحتاج لاحتياطات تأمينية أكبر وذلك لسهولة ضياع أو تلف المادة المحفوظة فيها. يجب أن يستخرج الأمين نسخة مطبوعة من الوثائق المحفوظة في هذه الأجهزة بغرض التوقيع عليها والاحتفاظ بها في مكان أكثر أماناً.

خصائص المحضر الجيد

المحضر الجيد هو الذي يعطي القارئ صورة كاملة وصادقة للاجتماع دون أن يضطره للرجوع لوثائق أخرى، ويسجل أنشطة التنظيم وإنجازاته تسجيلاً أميناً. من خصائص المحضر الجيد أن تجيء صياغته في الفعل الماضي ومبنية للمجهول وأن يكون واضحاً في أسلوبه ودقيقاً في تسجيل ما عمل وما قرر في الاجتماع، فيثبت التواريخ والأرقام والكميات كما جاءت، ويصف بوضوح أي وثيقة وردت في الاجتماع ويحدد أسماء الأشخاص المعنيين بإصدار أو تنفيذ أي قرار أو مشروع. يبحث المراجعون القانونيون في محاضر الاجتماعات عن القرارات التي تدعم الصرفيات المالية الكبيرة، وقد يطلب القضاء محضراً من المحاضر كبينة.

على أمين المكتب التنفيذي ألا يضع في المحضر آراءه الخاصة وانطباعاته عن الاجتماع، فلا يصف النقاش مثلاً بأنه كان عاصفاً أو تقريراً من التقارير بأنه عظيم أو هزيل، أو يسجل أي انتقادات أو صوت تقدير أو شكر لأي عضو أو جهة إلا إذا أقرها الاجتماع.

متى يجاز المحضر؟

كل اجتماع من اجتماعات التنظيم مسئول عن إجازة محضره، بالطريقة التي يراها وفق الضوابط التالية:

bullet

ذا تأجل اجتماع من الاجتماعات لأي سبب، يجاز محضره في أول اجتماع مواصلة، أو لأول اجتماع دوري تال أيهما جاء أولاً.

bullet

·تقر التنظيمات التي تجتمع مرة في العام مثل الجمعية العمومية السنوية أو مرة كل عامين أو ثلاثة مثل المؤتمر العام، محضر كل اجتماع في نهاية كل يوم من أيام دورة انعقادها أو تطبعه وتوزعه على الأعضاء ريثما يناقش ويقر قبل انتهاء الدورة.

bullet

أما محضر الاجتماع المغلق فيتلى ويجاز في نهايته حتى لا يضطر أمين المكتب التنفيذي لتلاوته في جلسة علنية لاحقة.

bullet

لا يقر الاجتماع الطارئ محضر الاجتماع الدوري السابق له، أما محضره فيجاز في أول اجتماع دوري تال.

bullet

·يدون ويتلى ويجاز المحضر النهائي لاجتماعات أي لجنة أو مكتب تنفيذي انتهى أجلهما في نهاية آخر اجتماعاتهما.

طريقة إجازة محضر الاجتماع السابق

أول عمل يقوم به الرئيس بعد أن ينتظم الاجتماع وتكتمل مراسم الافتتاح المعتادة، هو إعلان اكتمال النصاب ثم يطلب من أمين المكتب التنفيذي تلاوة محضر الاجتماع السابق. إذا اعتاد التنظيم على طباعة محاضر جلساته وإرسال مسوداتها للأعضاء بعد كل اجتماع، يمكن للرئيس أن يتغاضى عن تلاوتها. لكن في كل الأحوال يفتح الرئيس الباب للأعضاء ليراجعوا المحضر ويصححوا أي أخطاء وردت فيه ويصادقوا عليه بالطريقة التالية:

·         الرئيس: “يتلو أمين المكتب التنفيذي محضر .” يقف الأمين ويتلو المحضر. وبعد أن ينتهي من تلاوته، يواصل الرئيس قائلاً: “هل هناك أي تصحيح في المحضر؟” إذا تقدم عضو بأي تصحيح لم يوافق عليه باقي الأعضاء، يصوت عليه لاتخاذ قرار فيه.

·         بعد أن يصحح الأعضاء محضر الاجتماع السابق، يمكن لأي عضو أن يتقدم باقتراح لتبني المحضر، أو يواصل الرئيس قائلاً: “إذا لم يكن هناك اعتراض، يقر الاجتماع المحضر كما صحح،” وبهذا السؤال يقر الاجتماع المحضر بالموافقة العامة وهي الطريقة المعتادة. أما إذا اعترض أي عضو على ذلك، فيطرح الرئيس المحضر للتصويت ويحتاج للأغلبية لإجازته.

·         إذا لم يتقدم الأعضاء بأي تصحيح، يقول الرئيس: “بما أنه لا يوجد تصحيح آخر، يقر الاجتماع المحضر كما تلي.”

يستحسن أن تكتب على كل نسخ المحاضر التي ترسل للأعضاء عبارة (مسودة محضر) حتى لا يعاملها العضو الذي تظل بيده دون تصحيح، إن صححت لاحقاً، على أنها المحضر الذي أقره الاجتماع. تفضل بعض التنظيمات، توفيراً للوقت، أن تعهد بمهمة تصحيح المحاضر للجنة مستديمة أو للمكتب التنفيذي أو للجنة التنفيذية أو للجنة مؤقتة. على أي لجنة من هذه اللجان كلفت بتصحيح المحضر أن ترفع تقريرها للجهة التي كونتها وعلى هذه الجهة تقع مسئولية إجازة المحضر.

يمكن تصحيح أي خطأ ورد في أي محضر من محاضر الاجتماعات السابقة باقتراح بالتعديل في أي وقت مهما تقادم عليه العهد ما دام قد لاحظه أحد الأعضاء. يمكن للاجتماع أن يطلب بأغلبية الأصوات أو بالموافقة العامة تأجيل النظر في المحضر لوقت أو لاجتماع آخر، ويمكنه بأغلبية الأصوات أو بالموافقة العامة أيضاً أن يطلبه مرة أخرى ليتبناه. إذا كان هناك أكثر من محضر سابق لم يقره التنظيم بعد، يتلى ويجاز أقدمها أولاً ثم الذي يليه، وهكذا.

يوقع الرئيس على آخر صفحة من المحضر المجاز إذا دون بخط اليد، وعلى كل صفحة من صفحاته إذا جاء مطبوعاً أو مصوراً، ثم يوقع عليه أمين المكتب التنفيذي بنفس الطريقة إذا جرى العرف بذلك. بعد أن يجيز الاجتماع أي محضر من محاضر الاجتماعات السابقة ويتم التوقيع عليه، لا يحق بعد ذلك لأي جهة غير الاجتماع نفسه أن تعدل فيه بأي طريقة.

إذا أراد أي اجتماع من الاجتماعات أن يجري أي تعديل في محضر من محاضره السابقة، يمكنه ذلك عن طريق إعادة النظر في قرار. على أمين المكتب التنفيذي أن يرسم دائرة حول الجزء المعدل أو يشطبه بجرة قلم واحدة ويعلق عليه بما هو مناسب في الهامش، ثم يوقع الرئيس وأمين المكتب التنفيذي على هذا التعديل ليثبتا صحة ذلك ومتى تم. لا يرجع الاجتماع لهذا الجزء مستقبلاً ولا يقرؤه مرة أخرى.

 

Copyright © 2001by Dr. Ahmad Al Safi: Practical Democracy (الديموقراطية العملية). All Rights Reserved
Last modified: April 30, 2003