ضمانات سلامة المعاملات المالية

على أي تنظيم مهما كان حجمه أن يلتزم بنظام مالي سليم يحفظ ويصرف به أمواله ويمسك به سجلاته وحساباته ويعد بطريقة مهنية متخصصة بياناً بحساباته السنوية ويخضعها للمراجعة القانونية. ينتخب التنظيم من بين أعضائه أميناً للمال ليتولى هذه المسئوليات المالية وقد تعين المؤسسات المالية الكبيرة مهنياً متخصصاً ليكون أميناً لماليتها. وقد يكون من الأفضل أن يوزع التنظيم العمل داخل الإدارة المالية فيخصص محاسباً أو صرافاً ليكون مسئولاً عن أعمال الخزينة فقط، ويفصل عمله عن عمل باقي موظفي المراجعة وغيرهم.

على الاجتماع العام أو المكتب التنفيذي أن ينتخب مراجعاً قانونياً مرخصاً له بمزاولة مهنة المراجعة المالية ليراجع حسابات التنظيم ويستوثق من صحتها. لا يتدخل أمين المال في اختيار المراجع القانوني ولا في نشاطه لاحقاً. وقد يختار الاجتماع العام لتنظيم من التنظيمات لجنة لتراجع حساباته الختامية وترفع تقاريرها إليه.

يودع التنظيم أمواله في أحد البنوك المعتمدة أو في بنك توفير أو في مكتب بريد تحت اسمه وليس تحت اسم أي فرد من أعضائه أو غير أعضائه. لا يجوز الصرف من أموال التنظيم إلا لتأدية مهامه وبالكيفية المقررة في اللائحة المالية للتنظيم. وعلى التنظيم أن يحصر التعامل المالي على أجهزته المالية وعلى لجانه المأذونة بالتصرف فيه بالجمع أو الحيازة أو الصرف، ويراقب الأداء المالي لهذه الجهات وأي جهة أخرى تجمع المال أو تصرفه أو لها أي علاقة أخرى به.

على التنظيم أن يفي بكل التزاماته المالية وبالتزامات أي نشاط رسمي قام به أحد أعضائه التنفيذيين المأذونين. وعلى أمين المال أن يتابع هذه المعاملات ويغطي هذه الالتزامات مع أي جهة كانت، حكومية أو غير حكومية.

على التنظيم أن يحدد طرق صرف المبالغ المالية الكبيرة. فقد اعتادت بعض التنظيمات على أن يعتمد العضو الذي استلم شيئاً أو أمر بعمل معين الفواتير التي تغطي قيمة ذلك الشيء أو العمل قبل أن تسدد. وقد يقوم العضو بذلك بالاشتراك مع الرئيس أو أمين المكتب التنفيذي أو مع أي شخص آخر حدده النظام الأساسي. أما المبالغ الكبيرة فتدفع بموافقة المكتب التنفيذي أو الاجتماع العام أو وفق ما حدده النظام الأساسي أو اللائحة المالية إن كان للتنظيم مثل هذه اللائحة.

يجب أن تبرر الموازنة المالية ودائع التنظيم في البنوك والمبالغ التي وردت مع ما حرر وصرف من شيكات. كما يجب أن تغطي كل صرفية بتصديق تثبته محاضر اجتماعات التنظيم. إذا لم يتوافر التصديق اللازم لأي صرفية من الصرفيات، على أمين المال تقع مسئولية تبرير تلك العملية. زيادة على أهمية مراعاة التنظيم للنظم المهنية المتخصصة التي أوجزناها أعلاه، عليه على وجه التحديد، مراعاة واتباع الأسس المحاسبية التالية:

ميزانية التنظيم

يحتاج كل تنظيم لمال يجهز به مقاره ويحقق به أهدافه. يضع التنظيم ميزانيته السنوية بحيث تراعي دخله المتوقع وأوجه صرفه المحتملة ولا تتعداها. بالنظر في ميزانية السنة السابقة، يعد رئيس التنظيم أو أمين المال أو تعد اللجنة المالية التقديرات السنوية للإيرادات والمنصرفات التي يقرها الاجتماع العام. والميزانية هي الدخل بأنواعه وأبواب الصرف والمبالغ المخصصة من الدخل المحتمل لكل باب. يتبنى الاجتماع العام ميزانية التنظيم بالأغلبية.

إجازة الميزانية لا تخول أمين المال حق الصرف دون تفويض من المكتب التنفيذي أو الاجتماع العام. يجب أن يكون كل تفويض بالصرف وفق ما نص عليه النظام الأساسي، وأن يثبت كل تفويض في محضر الاجتماع الذي تم فيه.

بعد التصديق على الميزانية، على المكتب التنفيذي أو أمين المال ألا يتجاوز الاعتمادات أو يستخدم بعضها في غير المخصص له في الميزانية، وإذا اضطر لأن ينقل من بند لآخر عليه ألا يمس بأغراض الميزانية العامة.

الموارد المالية للتنظيم

تتكون الموارد المالية للتنظيم من اشتراكات أعضائه، ومن الهبات، والمنح، والتبرعات، والقروض ودخل الأسواق الخيرية والمؤتمرات، وفوائد الاستثمار، والرسوم التي يتحصل عليها مقابل خدماته التي يقرها النظام الأساسي، ومما خصصته له الدولة من اعتمادات إذا كان مدعوماً من الدولة أو كان جهازاً من أجهزتها.

اللجنة المالية

تحتاج أغلب التنظيمات التي تتعامل في مبالغ كبيرة من المال أو تحتاج لميزانية كبيرة للجنة للمالية لتساعدها في دراسة مصادر تمويل ودعم مشاريع التنظيم المختلفة. يحدد النظام الأساسي عدد أعضاء هذه اللجنة وطريقة انتخابهم، وقد ينص أيضاً على أن يكون رئيس التنظيم رئيساً لها وأن يشارك أمين المال عضواً فيها.

ليس لهذه اللجنة أي صلاحيات تنفيذية تمكنها من القيام بأي معاملات مالية أو عقد صفقات تجارية ما لم تفوض لذلك الغرض بنص في النظام الأساسي، لكن يمكنها أن ترفع أي توصيات بهذا الشأن للعضوية أو للمكتب التنفيذي. تقوم هذه اللجنة وأمين المال بإعداد ميزانية التنظيم التي يتبناها في اجتماعه العام بعد أن ينظر فيها ويعدلها إذا أراد.

مراجعة حسابات التنظيم

يجب أن تراجع حسابات كل تنظيم بطريقة صحيحة ومنتظمة لتحميه من احتمالات التزوير أو سوء استخدام أمواله. يقوم المراجع القانوني (أو لجنة محايدة) بمهمة مراجعة حسابات التنظيم ليؤكد صحة البيانات الواردة في تقرير أمين المال أو يكشف عن أي أخطاء وردت فيه. بالتالي، تعطي المراجعة خصوصاً إذا قام بها مراجع قانوني التنظيم تقييماً مهنياً لأدائه المالي، وتقدم له - بوصفها جهة مهنية ومستقلة ومحايدة - النصح لإجراء اللازم لتلافي نواحي القصور.

يجوز لأي مكتب تنفيذي في أي مستوى أعلى في التنظيم أن يرسل مفتشاً في الأوقات التي يراها مناسبة ودون إخطار مسبق للتحقق من صحة البيانات التي أرسلت إليه من المكتب التنفيذي في المستوى الأدنى، وللتأكد من سلامة الإجراءات المالية التي اتبعها. وقد يقوم أمين المال بالجرد الدوري وبطريقة مفاجئة لموظف الخزينة، ويقارن نتيجة الجرد بالرصيد الدفتري.

يحق للمكتب التنفيذي الأعلى متى ثبت لديه أن المكتب التنفيذي في أي مستوى أدنى انتهت دورته أو صدر قرار بحله أو وجدت بينة قوية تؤشر لاحتمال تلاعب في أمواله أو ممتلكاته، أن يصدر أي قرارات ويتخذ أي إجراءات ذات طبيعة تصحيحية أو تحوطية تحمي أموال التنظيم في ذلك المستوى.

المراجع القانوني

يراجع المراجع القانوني الحساب الختامي السنوي للتنظيم ويتأكد من مدى مطابقة الحسابات لحالة التنظيم المالية ومدى تغطيته لجميع العمليات التي قام بها، ويراجع صحة الحسابات وسلامة الصرفيات التي شملها. يرفع المراجع القانوني تقريره للاجتماع العام فقط، ويرفق مع هذا التقرير تقريراً آخر عن حالة مسك حسابات التنظيم وأي توصيات يراها لتلافي أوجه القصور التي لمسها. ليس من مهام المراجع القانوني أن يعلق أو ينتقد سياسات التنظيم المالية أو أوجه صرفه لأمواله إلا إذا تعلقت بسلامة المعاملات المالية.

احتياجات المراجعة

على أمين المال أن يوفر للمراجع القانوني أو للجنة المراجعة الآتي: