أمين المال
أسفل | أعلى

 

[الصفحة الأولى]
[أعلى]

من هو أمين المال؟

أمين المال هو الضابط المسئول عن مالية التنظيم وتتحدد سلطاته في عقد التأسيس أو النظام الأساسي أو تصدر بقرار. تختلف سلطات أمين المال باختلاف نوع التنظيم وحجمه وحجم ماليته.

لا يملك أمين المال أي سلطات إدارية أو تنفيذية ملازمة لمنصبه. فلا يستطيع التصرف في أموال التنظيم إلا وفق توجيهات المكتب التنفيذي، ولا يملك أي سلطات تخوله الاقتراض أو سحب أموال أو صرف شيكات مالية أو التصرف فيها دون تفويض، كما لا يملك أي سلطة على ممتلكات التنظيم أكثر من غيره من أعضاء المكتب التنفيذي أو باقي أعضاء التنظيم.

يتم اختيار أمين المال عادة من بين الأشخاص الذين يعتمد عليهم والخبيرين بالأمور المالية. يترأس أمين المال اللجنة المالية أو يكون عضواً فيها، إن كان للتنظيم مثل هذه اللجنة. يحدد النظام الأساسي أو يختار المكتب التنفيذي من ينوب عن أمين المال في حالة غيابه.

مهام أمين المال

يعد أمين المال وحده أو بمساعدة اللجنة المالية، إن كانت للتنظيم مثل هذه اللجنة، أو بمساعدة أعضاء المكتب التنفيذي الآخرين مشروع ميزانية التنظيم السنوية في بداية السنة أو الدورة على ضوء ميزانية السنة المالية السابقة. ويعد الموازنات المالية والتقرير المالي السنوي للتنظيم في نهاية كل سنة مالية ويخضعها للمراجعة (السنة المالية هي 12 شهراً ميلادياً متتالياً يحدد النظام الأساسي بدايتها). يوزع أمين المال هذه الوثائق على الأعضاء مصحوبة بتوصياته ومشفوعة بشهادة المراجعة التي تثبت صحة الموازنة أو عدم صحتها. يقوم أمين المال على وجه التحديد بالمهام التالية:

bullet

يرفع تقريراً مالياً لكل اجتماع دوري من اجتماعات المكتب التنفيذي للعلم. يشمل التقرير الموازنة المالية في بداية الفترة التي يغطيها التقرير، الدخل (المال المستلم) ومصادره، النفقات ومصارفها، والموازنة المالية في نهاية الفترة التي يغطيها التقرير. لا يستحب أن يحوي مثل هذا التقرير أي تفاصيل أكثر إذ أن التقرير المالي الكامل سيعرض على المراجع القانوني لاحقاً مدعماً بكل المستندات اللازمة (أنظر أدناه). بالطبع، تختلف صيغة تقرير أمين المال من تنظيم لآخر حسب نوعه وحجم ماليته.

bullet

يستلم المال الذي يرد للتنظيم من مختلف المصادر ويحفظه بالطرق المحاسبية الصحيحة، ويعطي إيصالات بالاستلام أو القبض ويحتفظ بصورة عن كل إيصال. ويتحصل على توقيع كل شخص استلم مالاً، ويورد كل الأموال التي استلمها في حساب التنظيم في البنك المعتمد أو لدى أي جهة اعتمدها التنظيم في نفس اليوم أو في اليوم التالي أو في الميعاد الذي حدده النظام الأساسي أو حددته اللائحة الداخلية أو اللائحة المالية أو الذي أقره المكتب التنفيذي، ويحفظ في خزينة التنظيم أي نثريات متبقية أو أموال لم تورد بعد لسبب أو لآخر.

bullet

 يبلغ المكتب التنفيذي قبل أن يسدد أي فواتير تتجاوز قيمتها الحد الذي صدقت به اللوائح المالية، وينبهه لاحتمالات تجاوز الصرف في أي بند من بنود الميزانية، ويسدد الفواتير المعتمدة في حدود المبالغ المعتمدة لكل بند في الميزانية المصدقة وفي حدود المبالغ المسموح بها بنص النظام الأساسي أو اللائحة الداخلية أو اللوائح المالية أو وفق قرارات الاجتماع العام.

bullet

ما عدا الصرفيات الصغيرة، تسدد كل صرفيات التنظيم عن طريق شيكات ما أمكن ذلك. يوقع أمين المال مع أمين المكتب التنفيذي أو الرئيس أو معهما معاً على الشيكات المالية حسبما يحدده النظام الأساسي، ويحتفظ بمبلغ مناسب من النثرية لمواجهة المنصرفات اليومية البسيطة. تسحب النثرية بشيك من حساب التنظيم ويحدد النظام الأساسي أو المكتب التنفيذي قيمتها. يستحسن أن يكون هناك نظام للسلفة المستديمة والمؤقتة لتغطية هذه النثريات وتسويتها بالمستندات اللازمة في نهاية كل سنة مالية.

bullet

في نهاية دورته أو في نهاية خدمته، يسلم أعباءه بتقرير يعطي نسخة منه لكل من الرئيس وأمين المكتب التنفيذي وأمين المال الجديد، ويحول أموال التنظيم وحساباته وكل المستندات المالية والدفاتر التي بحوزته لأمين المال الجديد بعد أن تتم مراجعتها وإجازتها. لا يستلم أمين المال الجديد من سلفه أي دفاتر غير مجازة. عندما يتبنى الاجتماع العام تقرير المراجع القانوني (أو تقرير لجنة المراجعة)، يشهد بذلك على خلو طرف أمين المال من أي تجاوزات مالية أثناء الدورة التي غطتها المراجعة. لكن لا تدفع هذه الشهادة عن أمين المال تهمة أي تزوير أو غش وقع أثناء توليه مهام منصبه إذا كشف عنها أي تحقيق في أي وقت لاحق.

   

 

Copyright 2001by Dr. Ahmad Al Safi: Practical Democracy (الديموقراطية العملية). All Rights Reserved
Last modified: April 30, 2003