من هو أمين المكتب التنفيذي؟

أمين المكتب التنفيذي (أمين سر أو سكرتير المكتب التنفيذي) هو الضابط الإداري المسئول عن حفظ وثائق التنظيم ومحاضره وخاتمه، وليس له أي سلطات لصيقة بمنصبه إلا تلك التي أعطاه إياها القانون أو عقد التأسيس أو النظام الأساسي أو التي أعطيت له بقرار من الاجتماع العام أو رئيس التنظيم أو مكتبه التنفيذي. يكون لكل تنظيم، مهما كان صغيراً، أميناً لمكتبه التنفيذي منتخباً من بين أعضائه.

يحدد النظام الأساسي مهام أمين المكتب التنفيذي ومسئولياته وكيف ينتخب ومدة شغله لمنصبه. إذا تغيب أمين المكتب التنفيذي لسبب أو لآخر عن أداء مهامه، يعين التنظيم أميناً مؤقتاً ليحل محله. ينسق أمين المكتب التنفيذي نشاط أمانات المكتب الأخرى، دون أن تكون له أي سلطة عليهم. وقد يستعين الأمين بموظفين آخرين لتأدية بعض مهام مكتبه يكونون مسئولين لديه مثل أمين المخزن والكاتب وأمين المكتبة وغيرهم.

تسمي بعض الأحزاب السياسية أو المنظمات الدولية الضابط التنفيذي الأول فيها بالأمين العام، ويكون عادة شخصاً متفرغاً لأداء مهامه. وقد تكتفي بعض هذه التنظيمات بهذا المنصب، فلا يمارس رئيسها، حين يكون لها رئيس، إلا مهام تشريفية.

مهام أمين المكتب التنفيذي

يتولى أمين المكتب التنفيذي المهام التالية:

متابعة تنفيذ القرارات

إن الغرض من قيام أي تنظيم هو تحقيق الأهداف التي أنشئ من أجلها، ولا يستطيع التنظيم أن يحقق تلك الأهداف إلا بتنفيذ ما اتخذه من قرارات، وبتبني ما رفعته إليه لجانه من توصيات. فإذا ناقشت لجنة مؤقتة اقتراحاً واتخذت بشأنه قراراً رفعته بتوصية للمكتب التنفيذي، لا توضع هذه التوصية موضع التنفيذ إلا إذا قبلها المكتب. ولا يبدأ تنفيذ العديد من القرارات إلا إذا أصدرت الجهات المسئولة التوجيهات اللازمة بذلك وأحيط كل من تهمه تلك القرارات علماً بها.

على أمين المكتب التنفيذي بالتالي أن يخطر شفوياً أو كتابة أي فرد أو جهة أوكل إليها الاجتماع العام أو المكتب التنفيذي مهمة ما لتقوم بها ويتابع سير تنفيذ تلك المهمة. قد يكتفي أمين المكتب التنفيذي بإرسال محاضر الجلسات للأشخاص المعنيين بعد أن يضع أمام كل قرار اسم الشخص المسئول عن تنفيذه والذي عليه أن يوقع عليه بعد الإطلاع عليه، أو يرسل نسخة من المحضر للشخص المعني ويؤشر على الجزء الذي يهمه بلون ملفت للنظر أو يضع خطوطاً تحت السطور التي تعنيه.

على أمين المكتب التنفيذي أن يتابع نشاط كل لجنة أوكل لها أو عضو طلب منه القيام بمهمة من المهام ويطلب منهم رفع تقارير عن سير تنفيذها، وأن يتابع أداء أعضاء التنظيم المنتدبين للعمل مع جهات أخرى ويطالبهم برفع تقارير منتظمة عن أدائهم حتى يتمكن من أن يرفع خلاصة هذه التقارير للمكتب التنفيذي.

يحتفظ أمين المكتب التنفيذي بكشف الأعمال والقرارات المراد تنفيذها ويضعها في جدول زمني يوضح مواعيد تنبيه الأعضاء المسئولين عن تنفيذها ويرصد ما أنجز منها، ويحيط الأعضاء علماً بمدى تنفيذ القرارات بالطرق المناسبة. فقد يعد مذكرة يتلوها على الاجتماع بعد أن يفرغ من تلاوة المحضر وبعد أن يجاز، أو يجيب على أسئلة الأعضاء واستفساراتهم بخصوص ما تمت إجازته من قرارات في الاجتماعات السابقة، أو يعلن في لوحة الإعلانات عن القرارات التي نفذت أو يقوم بذلك بأي طريقة أخرى متبعة في التنظيم.

تصنيف الوثائق

زيادة على المكاتبات العادية التي تمثل الجزء الأكبر من أعمال كل تنظيم، على أمين المكتب التنفيذي أن يصنف بعض المكاتبات بدرجات مختلفة وذلك لطبيعة المعلومات التي تحتويها. فقد يصنف بعض الوثائق بأنها (سرية للغاية) وهي الوثائق التي تحوي معلومات يسبب إفشاؤها ضرراً بالغ الخطورة بالتنظيم، و(سرية) وهي التي يسبب إفشاء المعلومات الواردة فيها خسارة شديدة لمصالح التنظيم، و(خاصة) وهي التي يؤذي إفشاء المعلومات الواردة فيها مصالح التنظيم، و(محظورة) وهي غير مرغوب إفشاء المعلومات الواردة فيها لمصلحة التنظيم.

حماية نظم المعلومات

تجمع البيانات والمعلومات وتحفظ ويتم تداولها في عدة أشكال منها ما هو معروف مثل الوثائق المكتوبة والصور والشرائط السينمائية والسمعية وأشرطة الفيديو، أو ما هو حديث مثل أجهزة الكومبيوتر ووسائطها، وملحقاتها وما تبثه من رسائل عبر البريد الإلكتروني وما ترسله من ملفات مباشرة من جهاز لآخر، وأجهزة الفاكس العادية أو الملحقة بالكومبيوتر.

ولكل جهاز من الأجهزة المكتبية خصائصه ومشاكله التي يجب أن تراعى. وقد تتعرض نظم المعلومات المتصلة بها لعدة مخاطر تتفاوت في حجمها وطبيعتها من فقدان جزئي للمعلومات أو لانهيار النظام كله في حالة الكومبيوتر مثلاً. يجب أن يولي كل أعضاء التنظيم، خصوصاً المسئولين منهم، أهمية قصوى لتأمين هذه الأجهزة وتأمين البيانات والمعلومات المخزونة فيها. وعلى كل عامل في هذه الأجهزة أن يخطر أمين المكتب التنفيذي بأي خلل لاحظه لمحاولة تلافيه قبل أن يستفحل.

نصف أدناه طرق حماية وضبط التعامل مع وتأمين استعمال نظم المعلومات المختلفة. فكفاءة تشغيل التنظيم وفاعلية مؤسساته لوازم أساسية لا يمكن تحقيقها دون مراعاة سلامة التعامل مع البيانات والمعلومات.

الدخول لنظم المعلومات

أمين المكتب التنفيذي مسئول مسئولية كاملة عن تأمين سلامة كل أجهزة إدارة المعلومات وترشيد استعمالها بتنفيذ الضوابط الواردة في هذا الفصل. وأهم هذه الضوابط هي أنه ليس مسموحاً لأي شخص غير مأذون من الاقتراب من أجهزة ومعدات التنظيم المكتبية. أما العمل في هذه الأجهزة وتشغيلها والدخول لنظم المعلومات فمقصور على المدربين عليها والمخول لهم استعمالها.

يجب أن يستعمل كل عامل في الكومبيوتر ويحفظ عن ظهر قلب كلمة سر خاصة للدخول للنظام وأن يخزن كل ملف خاص به مستعملاً تلك الكلمة. يجب ألا يتداول العاملون هذه الكلمات شفوياً ولا يكتبوها بحيث تصلها الأعين. يحفظ أمين المكتب التنفيذي سجلاً بجميع كلمات السر في مكان أمين.

تشغيل وصيانة المعدات والأجهزة

على أمين المكتب التنفيذي أن يقوم بالإجراءات التالية لضمان تشغيل المعدات والأجهزة المكتبية بكفاءة عالية:

إجراءات حماية نظم المعلومات

على أمين المكتب التنفيذي أو من يقوم مقامه في أي مستوى من مستويات التنظيم أن يراعي الإجراءات التالية في حماية نظم المعلومات:

الأمين العام والمدير العام

تستخدم بعض التنظيمات الكبيرة بالتعاقد موظفاً تسميه المدير العام أو المدير التنفيذي، وقد تسميه المؤسسات الدولية الكبيرة الأمين العام: الأمين العام لجامعة الدول العربية أو الأمين العام لهيئة الأمم المتحدة. وقد يكون المدير العام هو صاحب شركة أو مؤسسة أو صاحب أكبر حصة من أسهمها. يقوم المدير العام في كثير من التنظيمات بكل الأعباء الإدارية والتنفيذية في التنظيم، ويكتفي الرئيس برئاسة اجتماعات التنظيم والتحدث باسمه.

يجب أن يحدد التنظيم بوضوح في نظامه الأساسي المؤهلات اللازم توافرها في المدير العام، شروط خدمته وسلطاته ومهامه وعلاقة هذه السلطات والمهام بسلطات ومهام الرئيس وأمين المكتب التنفيذي المنتخب.

يقوم المكتب التنفيذي في الغالب بتعيين المدير العام أو المدير التنفيذي وفق ما نص عليه النظام الأساسي. وقد ينتخبه الاجتماع العام ليكون مديراً عاماً للتنظيم، ويكون مسئولاً مباشرة لديه يأتمر بأوامره وأوامر رئيسه، ويحضر اجتماعاته لكن لا يكون له الحق في التصويت إلا إذا جاء منتخباً لعضوية المكتب التنفيذي.

يكون المدير العام متفرغاً تماماً لأعمال التنظيم وله سلطات إدارية وتنفيذية واسعة تمكنه من إدارة مكتب التنظيم الرئيسي ومن تخديم وتسريح العمال والموظفين وتحديد رواتبهم بعد موافقة المكتب التنفيذي أو وفق سياسات التخديم التي يضعها هذا المكتب.

على المدير العام أن يكون مستعداً دائماً لأن يساعد أمين المكتب التنفيذي المنتخب، بل وأن يعمل في صمت ويترك كل الأضواء له. يكون المدير العام أكثر نجاحاً عندما يبعد نفسه عن الصراعات والخصومات التي قد تدور بين الأعضاء مركزاً كل اهتمامه على مصلحة التنظيم. المدير العام الناجح كسب كبير للتنظيم الذي يعمل فيه لأنه يعطي خبرة متواصلة وولاء لتنظيم يتغير أعضاء مكتبه التنفيذي المنتخبون باستمرار زيادة على أنهم غير متفرغين له في أغلب الأحوال.