ينتخب كل تنظيم في الاجتماع العام من بين أعضائه رئيساً وأميناً للمكتب التنفيذي كحد أدنى وأي أعضاء آخرين يحتاج إليهم ليشغلوا أي مناصب أخرى. يتكون المكتب التنفيذي من الأعضاء الذين تم انتخابهم في الاجتماع العام. وقد يضاف إليه أي أعضاء بحكم مناصبهم في التنظيم مثل رؤساء اللجان المستديمة أو مديري الإدارات أو بحكم مناصب عامة يشغلونها مثل حاكم المدينة (أنظر العضو بحكم منصبهإذا سمح التنظيم بإشراكهم في المكتب. يعرف جميع هؤلاء بأعضاء المكتب التنفيذي.
يختار التنظيم في أغلب الأحوال أعضاء مكتبه التنفيذي من بين عضويته، لكن لا غضاضة في أن يختارهم من غيرها، فقد جرى العرف مثلاً على أن يكون رئيس الهيئة التشريعية من غير الأعضاء المنتخبين. أيضاً قد ترى إحدى المؤسسات المالية الكبيرة أنه من الأنفع لها أن يكون أمين مالها مهنياً مؤهلاً من خارج عضويتها.
في يد أعضاء المكتب التنفيذي سلطة إدارة التنظيم وتسيير أموره في الفترة ما بين انعقاد دورات الاجتماع العام، وذلك إما بنشاطهم كأفراد كل واحد يقوم بتنفيذ مهام منصبه أو كمجموعة في المكتب التنفيذي. يترأس كل عضو من أعضاء المكتب التنفيذي المكتب المنوط به إدارته ويتخذ القرارات اليومية التي يسير بها شئونه، ويعطي الأوامر والتوجيهات المناسبة لكل من يعمل تحت إمرته. أما المسائل الهامة التي تتعلق بأهداف التنظيم الرئيسية أو بكيفية تحقيق أهداف خطته، فتخضع للتداول على مستوى المكتب التنفيذي أو الاجتماع العام. وكل عضو من أعضاء المكتب التنفيذي مسئول مسئولية كاملة عن أي قصور في ما أوكل إليه.
زيادة على وظائف أعضاء المكتب التنفيذي، تحتاج بعض التنظيمات لخدمات مساعدة من موظفين آخرين مثل الكاتب، والمحاسب، وأمين المكتبة، والمستشار القانوني والمراجع القانوني.
يسمي كل تنظيم في نظامه الأساسي المناصب التي يحتاج إليها في مكتبه التنفيذي ويحدد عدد أعضائه، وينص على كيفية انتخابهم أو طريقة تعيينهم ومدة شغلهم لمناصبهم وعلى سلطاتهم ومسئولياتهم ومهامهم (أو أي مهام تختلف عن أو تزيد على ما ورد بشأنهم في المرجع العام الذي تبناه). كما يحتاط لاحتمالات عدم تمكن أي واحد من شاغلي هذه المناصب من القيام بأعباء منصبه لفترة قد تطول أو تقصر، فينص بالتالي بوضوح على كيفية ملء المناصب التي تخلو لسبب أو لآخر.
ينص التنظيم في نظامه الأساسي على طريقة انتخاب أعضاء مكتبه التنفيذي ويصف إجراءاتها في اللائحة الداخلية. إذا لم يفعل ذلك، يمكنه أن يختار الطريقة التي تناسبه أثناء الاجتماع العام. فقد يتم انتخاب كل عضو من أعضاء المكتب التنفيذي على حدة، وقد يتم انتخابهم جميعاً مرة واحدة وتترك لهم مهمة توزيع المناصب المنصوص عنها فيما بينهم. وبالتالي، يتم الاقتراع لانتخابهم بواحدة من طريقتين: إما أن يقترع الأعضاء على كل منصب لوحده أو على كل المرشحين في بطاقة واحدة. إذا تم التصويت على المرشحين واحداً بعد الآخر يتم الاقتراع عليهم حسب أسبقيةورود أسمائهم في قائمة المرشحينو حسب ترتيب أسمائهم هجائياً. إذا تم التصويت على كل المناصب في بطاقة واحدة، لا يجد الذي يسقط في المنصب الذي رشح له فرصة أخرى لأن يرشح نفسه لمنصب آخر أقل درجة.
قد يتم التصويت في الجمعيات صغيرة الحجم لانتخاب أعضاء مكتبها التنفيذي برفع اليد أو شفوياً (أو بأي طريقة أخرى تراها). وقد يكون التصويت عن طريق الاقتراع السري أفضل خصوصاً لملء منصب الرئيس. يبدأ الاجتماع بانتخاب الرئيس يليه أمين المكتب التنفيذي ثم أمين المال ثم باقي المناصب والأعضاء أو وفق التسلسل الذي حدده النظام الأساسي.
فإذا اختار الاجتماع العام طريقة التصويتبرفع اليد، يقول الرئيس (أو من يحل محله إذا كان الرئيس من ضمن المرشحين): “المرشحون لمنصب الرئاسة هم: الهادي علام ورشحته السيدة منى حسين، وسوسن فضل ورشحها دانيال لوال، وليلى أدروب ورشحها وليام شحاتة [ويناديهم حسب الأسبقية التي رشحوا بها أو حسب الترتيب الهجائي لأسمائهم]. الذين يصوتون لصالح الهادي علام يشيرون برفع اليد.” ويعد ضباط الاقتراع الأيدي ويسجلون عدد الأصوات. إذا نال أول مرشح الأغلبية أعلنه الرئيس فائزاً واكتفى بذلك. إذا لم ينل المرشح الأول الأغلبية، أعلن الرئيس أنه لم ينتخب، ويفتح باب التصويت بنفس الطريقة للمرشح الثاني حتى يحرز أحد المرشحين الأغلبية. ينتخب شاغلو باقي المناصب بنفس الطريقة.
أما إذا كان التصويت عن طريق الاقتراع السري، فيمكن أن يتم الاقتراع على كل المرشحين دفعة واحدة، ويفوز المرشح الذي نال الأغلبية. إذا لم يحرز أحد الأغلبية، يعاد التصويت بين اللذين حصلا على أكبر عدد من الأصوات.
إذا كان المرشحون لعضوية المكتب التنفيذي ثلاثة أعضاء مثلاً، ونال ثلاثة من قائمة المرشحينالأغلبية ينتهي التصويت ويعلن الرئيس الأسماء الثلاثة أعضاء في المكتب التنفيذي. وإذا كان المرشح لمنصب من المناصب واحداً، يخضعه الاجتماع للتصويت بنفس الطريقة ويكون قد فاز بالمنصب دون معارضة، أو يعلن الرئيس فوزه بموافقة الاجتماع. لكن من الأفضل أن يجري كل تنظيم مهما كان حجمه انتخاباته بالاقتراع السري حفاظاً على علاقات الأعضاء من أن تشوبها أي شائبة.
ينص النظام الأساسي على مدة شغل كل منصب من مناصب التنظيم. ويباشر العضو المنتخب مهام منصبه الجديد فور تأكيد انتخابه ولا يحتاج لأي مراسم معينة لتنصيبه ما لم تنص النظم المتبعة على طريقة معينة.
قد يرى تنظيم من التنظيمات أنه يحتاج لأن يبدل أعضاء مكتبه التنفيذي جزئياً في فترات محددة (ينتخب ثلث الأعضاء سنوياً لمدة ثلاث سنوات مثلاً)، وذلك حتى لا يتبدل كل الأعضاء بأعضاء جدد وتضيع بالتالي خبرة كان يمكن أن يتوارثها بعضهم عن بعض، أو قد يكون ذلك من أجل حماية التنظيم من أن تكتسحه أغلبية قليلة الخبرة. وفي هذه الحالة يخدم كل عضو من أعضاء المكتب التنفيذي الفترة المقررة له لشغل منصبه، لكن لا تتطابق فترات الأعضاء. إذا جرى العرف أو نص النظام الأساسي على ذلك وتغير جزء من أعضاء المكتب التنفيذي، يصبح المكتب الذي انضمت إليه مجموعة جديدة من الأعضاء مكتباً جديداً، وتسقط تلقائياً كل الأعمال المتبقية في جدول أعماله في الوقت الذي أخلى فيه الأعضاء الذين غادروا المكتب مقاعدهم.
إذا كانت سياسة التنظيم المتبعة هي أن يقوم المكتب التنفيذي بتوزيع الأعضاء المنتخبين على مناصبه وتكوين لجانه من بينهم، فعليه عند انضمام أي مجموعة جديدة له بالطريقة المذكورة أعلاه، أن يعيد توزيع المناصب مرة أخرى ويعيد تكوين كل لجانه من جديد. لكن لا يتبع المكتب التنفيذي هذه الطريقة إذا بدل المكتب التنفيذي - لسبب أو لآخر - بعض أعضائه فرادى في أوقات مختلفة.
استقالة عضو المكتب التنفيذي
لأي عضو من أعضاء المكتب التنفيذي الحق في أن يستقيل من منصبه في أي وقت شاء بواسطة كتاب موجه لأمانة التنظيم، ولا شيء يمنع هذه الاستقالة أو يوقفها. فليس هناك من سلطة تفرض على أي عضو أن يظل في أي منصب يشغله ضد رغبته. على كل تنظيم أن يحدد إجراءات مناقشة وإقرار استقالة أعضاء مكتبه التنفيذي وتاريخ سريانها. لكن في غياب هذه الإجراءات، تسري استقالة العضو فور طلبها أو في الميعاد الذي حدده، ولا يشترط لسريانها أن يوافق التنظيم أو عضويته عليها.
لكل تنظيم حق أصيل في أن يعزل أي عضو من أعضاء مكتبه التنفيذي لسبب معقول أو يعلق منصبه بعض الوقت، على أن ينص النظام الأساسي على طريقة العزل والتعليق، وهي عادة نفس الطريقة التي جاءت به لمنصبه في المرة الأولى. فقد يعزل التنظيم أي عضو من أعضاء المكتب التنفيذي إذا دخل طرفاً في تعاقد تجاري بهدف تحقيق ربح لمصلحته وكان التنظيم طرفاً في ذلك العقد، ما لم يفض للتنظيم بمصلحته ومداها وحصل على موافقته قبل أن يبدأ تنفيذ العقد. وقد يعزله إذا ارتكب خطأ أو جرماً حاكمه التنظيم بمقتضاها ووجده مذنباً، أو إذا أصيب بمرض أقعده عن ممارسة نشاطه، أو إذا صدر بحقه حكم بالسجن في جريمة مخلة بالشرف أو الأمانة.
أما إذا انتخب عضو لمنصب من المناصب بواسطة نوع معين من عضوية التنظيم، فلا يمكن فصل ذلك العضو ضد رغبة ذلك النوع من العضوية. وإذا فصل أي عضو تعسفياً أو بطريقة غير قانونية، تصبح أي انتخابات لملء خانته الشاغرة غير قانونية أيضاً.
قد يشغر منصب من مناصب المكتب التنفيذي أو في أي جهاز من أجهزة التنظيم بالوفاة أو الاستقالة أو الرحيل من المنطقة أو العزل من المنصب أو المرض المقعد، وهي حالات لا خلاف على خلو المقعد فيها. في جميع هذه الحالات تملأ المقعد نفس السلطة التي ملأته أول مرة وبنفس الطريقة التي ملأته بها ما لم ينص النظام الأساسي على طريقة أخرى، ويتم ذلك حال التأكد من خلوه.
لكن قد لا يكون خلو المقعد مؤكداً في كل الحالات، فقد يكتشف المكتب التنفيذي أن شاغل منصب من المناصب غير مؤهل لملئه، أو أنه متغيب عن مباشرة مهامه منذ فترة طويلة (وقد يكون سبب ذلك استقالة غير معلنة)، أو أنه عاجز عن أداء تلك المهام، وقد يكون السبب هو الإهمال المتعمد. في أي حالة يشغر فيها مقعد من المقاعد المنتخبة لسبب من هذه الأسباب، على المكتب التنفيذي ألا يتجاهلها أو يخفيها خصوصاً إذا تأكد من ذلك قبل اجتماع كان من الممكن إجراء انتخابات تكميليةفيه. على المكتب أن يتصل بالشخص المعني شخصياً أو كتابياً ويطلب منه تحديد موقفه خلال فترة زمنية معقولة (أسبوعين مثلاً) قبل أن يشرع في إجراءات ملء المنصب. بالتالي، يجب ألا تستعمل هذه الطريقة لإزاحة أي عضو من منصبه، فلا يمكن أن يعتبر أي مقعد شاغراً إذا كان شاغله كفؤاً وراغباً في القيام بمهامه. مهما يكن من أمر، يجب ألا يملأ أي مقعد شاغر بالتعيين إذا نص النظام الأساسي على ملئه بالانتخاب.
إذا لم ينص التنظيم في نظامه الأساسي (من باب الاحتياط) على كيفية إجراء الانتخابات التكميلية لملء أي منصب يشغر، يمكن للمكتب التنفيذي أن يملأه بالانتخاب في أي اجتماع من اجتماعاته العادية على أن يعلن عن ذلك بطريقة صحيحة. إذا ملأ المكتب التنفيذي مقعداً من المقاعد، يباشر العضو المنتخب مهامه فور انتخابه ويستمر في شغله حتى أول اجتماع عامتال. وفي ذلك الاجتماع العام يثبت أعضاء التنظيم ذلك العضو بالتصويت أو ينتخبوا من يرون غيره لذلك المقعد.
المتوقع والمطلوب من كل عضو من أعضاء المكتب التنفيذي أن يعمل لصالح تنظيمه وأن يتصرف بتعقل وحرص وأن يسخر كل مهاراته من أجله، وأن يلتزم بحدود اختصاصاته، وأن ينفذ الأوامر التي تصدر إليه، وأن يحترم كل واحد منهم الآخر ويتقبله على علاته ويتعاون معه بروح متسامحة وأن يستمع إليه ليفهم منه ما يود التعبير عنه.
على أعضاء المكتب التنفيذي أن يحافظوا على أسرار التنظيم ولا يذيعوا مداولات اجتماعاته أو يعلنوا عن أي اختلافات في الآراء جاءت فيها مهما كانت الظروف. وإذا اضطر التنظيم في ظروف استثنائية أن يستمع لمثل هذه الآراء أو يتيحها لأي جهة، يجب أن يتم ذلك عبر قنواته المأذونة ووفق اللوائح.
وفي حدود هذه الالتزامات فإن عضو المكتب التنفيذي مسئول عن أي خطأ يقع منه شخصياً أثناء أدائه لمهامه أو بسببها. أيضاً على كل عضو أن يضع في اعتباره أن تصرفاته خارج نطاق منصبه تؤثر بطريقة أو بأخرى على هيبة المنصب وعلى سمعة التنظيم. بالتالي، عليه أن يكون دائماً مثالاً وقدوة للآخرين في حياته العامة والخاصة.
يتوقع أن يعلن أعضاء المكتب التنفيذي (والموظفين العموميين) للمكتب التنفيذي في اجتماع قانوني عن أي مصالح مالية تخصهم، مباشرة أو غير مباشرة، في أي معاملة تحت إشرافهم أو إدارتهم مع جهة معينة أو أشخاص معينين، وذلك حتى يستطيع التنظيم اتخاذ الإجراءات اللازمة لضمان حيدة واستقلال أي قرار يتخذه أي عضو من أعضاء مكتبه التنفيذي له علاقة بتلك المسألة. ويبعد الأعضاء أنفسهم بذلك عن أي معاملة أو عمل أو نشاط يعرضهم لشبهة استغلال نفوذهم.
فعلى أي عضو من أعضاء المكتب التنفيذي أن لا يدخل شريكاً أو يتعاقد مع أي جهة تجلب له مصلحة أو ربحاً خصوصاً إذا كان ذلك في غير مصلحة التنظيم الذي ينتمي إليه. إذا حصل ذلك، قد يعتبر التنظيم تلك الشراكة أو التعاقدات باطلة أو يضع صاحبها موضع شبهة ومساءلة مشروعة إن لم تكن بعلم التنظيم وإذنه.
أيضاً، يجب على كل عضو من أعضاء المكتب التنفيذي ألا يقبض أي عمولات من أي جهة عن أي صفقة تخص التنظيم، كما لا يحق للتنظيم أن يعطي قرضاً أو ضماناً مالياً من أي نوع لأي عضو من أعضاء مكتبه التنفيذي إلا في الحالات التي يستثنيها ويوافق عليها الأعضاء. يتحمل أعضاء المكتب التنفيذي الذين اشتركوا في الاجتماع الذي منح أحدهم قرضاً أو ضماناً مالياً أو أبرمت فيه صفقة مالية غير مشروعة ولم يسجلوا اعتراضهم عليها بوضوح، أي خسائر مالية نتيجة ذلك الفعل. وبهذه الطريقة يحمي التنظيم نفسه من أي ضرر يمكن أن يطاله نتيجة غض طرف بعض أعضائه عن أخطاء البعض الآخر. في محاولة لإثبات هذه الممارسات، تعد محاضر ووثائق التنظيم بينات مبدئية كافية.
إذا كان لأي عضو من أعضاء المكتب التنفيذي مصلحة خاصة في أي مشروع طرح على أي اجتماع من اجتماعاته، لا يعد اسمه في حساب النصاب اللازم للاجتماع الذي يناقش فيه ذلك المشروع ولا يشارك في التصويت عليه.
لأي تنظيم الحق في أن يلغي أي منصب من مناصبه التنفيذية أو يعدل في سلطاته ومهامه بما يرى ما لم يكن هناك قانون أعلى يمنع ذلك. وعندما يحتل عضو من الأعضاء منصباً من مناصب التنظيم، يفهم العضو حين يفعل ذلك أن مهامه قد تزيد أو تنقص، وأن مدة شغله لمنصبه قد تقصر، أو قد يلغى المنصب نفسه وتنتهي بذلك خدماته تلقائياً.
قد يرى تنظيم من التنظيمات أن عضواً من أعضاء مكتبه التنفيذي يستحق أن تغطى أتعابه التي تكفل بها نتيجة دفاعه عن إجراء قضائي كان طرفاً فيه بحكم منصبه في التنظيم. يجب أن يحظى مثل هذا التعويض بموافقة أغلبية الأعضاء الذين ليسوا طرفاً وليست لهم مصلحة في المسألة المعنية. غني عن القول أنه ليس من حق أي تنظيم أن يقدم أي مقابل مالي أو مادي من أي نوع لأي عضو من أعضائه التنفيذيين تشجيعاً له لاقتراف جريمة فيها مكسب للتنظيم. ولا يحق لأي تنظيم أن يغطي تكاليف التقاضي نيابة عن أي عضو من أعضائه ارتكب جرماً ثابتاً ما لم يكن هناك قانون يستثني ذلك.
